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Paramètres de statut (onglet Paie)
Cet écran sert à définir les paramètres de statut pour chaque employé de la feuille de paie. On peut se servir des fonctions diverses pour ajouter et définir des paramètres pour les nouveaux employés ou pour réviser et modifier les paramètres des employés actuels. Chaque rangée représente un employé distinct et on peut l’accéder individuellement ou on peut choisir des groupes d'employés pour effectuer des fonctions de traitement par lots.
Cet écran présente la particularité d'afficher tous les employés, quel que soit leur statut (par défaut, seuls les employés ayant le statut Actif sont affichés dans les écrans du programme afin d'offrir une vue claire).
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Voir le tutoriel étape par étape (Anglais) |
Boutons communs (sur tous les écrans)
Les boutons de commande suivants apparaissent sur tous les écrans. Choisissez un bouton pour afficher une description détaillée de chaque commande. Remarque : Si un bouton n’est pas disponible (son texte apparaît en gris), cela signifie soit que la commande n’est pas applicable à l’écran actuel, soit que sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu’une seule fois). Vous pouvez également consulter la page d’aide « Descriptions des boutons » pour afficher les descriptions détaillées de tous les boutons du programme sur une seule page.
Enregistrer - Cliquer sur ce bouton enregistre toutes les modifications en attente du tableau dans la base de données du programme. Si une ligne est en cours de modification, les modifications sont enregistrées et la coche (
) de la ligne reste visible pour vous permettre de poursuivre vos modifications.
Nouuveau - Ce bouton vous permet d'insérer une nouvelle ligne (élément) dans le tableau actuel. La sélection du bouton ajoute la nouvelle ligne en haut du tableau et active le mode Édition afin que vous puissiez saisir les données requises pour chaque cellule. À noter: Si ce bouton inclut une liste déroulante immédiatement à sa droite, vous devez d'abord sélectionner un élément de la liste afin que la nouvelle ligne soit basée sur l'élément de liste choisi.
Supprimer - Cliquez sur ce bouton pour supprimer la ligne actuelle du tableau. Si vous avez plusieurs lignes sélectionnées, toutes les lignes seront supprimées. Lorsque vous sélectionnez le bouton, vous êtes invité à vous assurer que vous souhaitez supprimer le ou les éléments, car l'action ne peut pas être annulée.
Considérations importantes: Bien que la plupart des écrans de programmes permettent de supprimer facilement une ligne, certains écrans contiennent des éléments qui nécessitent une attention particulière avant la suppression:
- Employés - Lorsque vous supprimez un employé depuis l'écran Employé - Configurer Employé de l'onglet Paie, il n'apparaît plus sur aucun écran de l'onglet Paie, à l'exception de l'écran Employé - Paramètres de statut (ce dernier étant indispensable pour pouvoir restaurer l'employé si nécessaire). La suppression d'un employé de la Base de données des employés est irrécupérable. Consultez le tutoriel Suppression d'employés pour plus d'informations.
- Éléments liés - Soyez prudent lors de la suppression d'un ou plusieurs éléments, car ils peuvent être associés à d'autres éléments de votre base de données. Si vous tentez de supprimer un élément et que le message suivant s'affiche: « Impossible de supprimer <élément> car il est lié à l'élément suivant: », cela signifie que l'élément est associé (lié) à un autre élément du programme. L'élément ne peut être supprimé tant que vous n'avez pas supprimé le lien/l'association entre les deux éléments. Consultez la page d'aide Suppression d'éléments liés pour plus d'informations.
- Sous-lignes - Certains écrans contiennent des sous-lignes qui apparaissent sous la ligne principale à supprimer. Si vous voyez une icône Développer (
) à l'extrême gauche de la ligne, vous pouvez développer la ligne principale pour vous assurer que vous supprimez les éléments appropriés. À noter: Si un message s'affiche indiquant que "le premier élément doit être supprimé en dernier", cela indique que vous devez d'abord supprimer toutes les sous-lignes avant de pouvoir supprimer la ligne principale. Pour les écrans qui proposent une icône Corbeille (
) à gauche de la ligne principale, vous pouvez choisir cette icône pour supprimer la ligne et toutes ses sous-lignes en une seule action.
Recharger - La sélection de ce bouton actualise la page du navigateur et remplace les données de l'écran actuel par la dernière copie enregistrée de la base de données. Ceci est utile si vous avez apporté un certain nombre de modifications à une ligne et souhaitez les supprimer en une seule opération. À noter: N'oubliez pas qu'eNETEmployer enregistre les modifications dans une ligne chaque fois qu'une nouvelle ligne est sélectionnée. Ainsi, si vous modifiez trois lignes successives, puis que vous sélectionnez le bouton Recharger, seule la troisième ligne sera restaurée.
Outils - Cliquer sur le bouton affiche un menu déroulant avec des fonctions de données spéciales disponibles pour l'écran actuel. Selon l'écran que vous visualisez, les options peuvent inclure l'un des éléments suivants:
- Audit - Cette option ouvre la fenêtre Historique qui affiche une liste des modifications apportées à la ligne actuelle. Les modifications sont affichées en texte coloré. À noter: L'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
- Sauvegarde - Cette option crée un fichier de sauvegarde contenant la base de données complète de votre entreprise (de tous les modules du programme, y compris Paie, RH, Recrutement, etc.) - y compris toutes les informations nécessaires pour restaurer vos données au dernier état du programme lors de la sauvegarde. a été créé. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier de sauvegarde sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Cliquez ici pour afficher une description détaillée de la commande Sauvegarde.
- Exporter - Cette option enregistre les données de la table actuelle dans un fichier séparé par des points-virgules qui peut être ouvert dans un tableur. La fonction d'export s'effectue dès le choix de la commande. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Reportez-vous à la note Exporter un fichier pour un formatage approprié sur cette page d'aide pour plus d'informations sur la fonction d'exportation.
- Import - Cette option vous permet d'importer des données à partir d'un fichier de feuille de calcul séparé par des caractères (virgule ou point-virgule). En choisissant l'option, ouvrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez spécifier le fichier à importer.
- Messages - Cette option affiche la fenêtre Journal des messages qui contient un journal en cours des messages du programme qui apparaissent au-dessus du tableau. Ce journal sera actif pour la session de connexion et sera effacé lorsque vous vous déconnecterez du programme, ou si le système expire. La fenêtre contextuelle contient trois boutons de commande :
- Imprimer - Ce bouton ouvre la fenêtre Imprimer afin que vous puissiez imprimer une copie du tableau actuel. Un aperçu du tableau apparaîtra dans une fenêtre d'aperçu avant l'impression afin que vous puissiez ajuster les paramètres d'impression selon vos besoins.
- Copier - Ce bouton copie le contenu complet de la fenêtre du Journal des messages dans le presse-papiers virtuel de votre ordinateur. Si vous souhaitez copier uniquement une partie du texte affiché, sélectionnez le texte souhaité, puis appuyez sur <Ctrl>+<C> sur votre clavier.
- Plus - Ce bouton fait défiler la fenêtre afin que vous puissiez afficher les messages qui apparaissent en dehors de la vue actuelle. Vous pouvez également utiliser les barres de défilement à gauche de la fenêtre pour faire défiler la fenêtre.
Aide - La sélection de ce bouton affiche une liste des divers tutoriels et outils d’aide en ligne fournis pour l’écran actuel. L'option Aide en ligne fournit une description détaillée de chaque colonne et élément de l'écran actuel. L'option Pas à pas fournit un didacticiel pour l'écran actuel où vous pouvez suivre la leçon étape par étape. À noter: ces didacticiels étape par étape ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.
Colonnes du tableau
La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction. |
Audit Audit
Ce bouton vous permet d'afficher une liste des modifications qui ont été apportées à l'élément actuel. Le fait de cliquer sur le bouton ouvre la fenêtre Historique de l'audit où les modifications des éléments sont affichées en texte coloré. À noter: l'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
Code de motif du RE ROE Reason Code
Utilisez cette cellule pour préciser la raison de l'arrêt de rémunération. À noter: Les options énumérées ici sont les codes de base pour chaque raison et peuvent être modifiées une fois que vous avez téléchargé le RE sur le site Web de Service Canada. Les éléments de la liste déroulante sont :
- A - Manque de travail (mise à pied)
- B - Grève ou lock-out
- C - Retour aux etudes
- D – Maladie ou blessure
- E – Départ volontaire
- F – Maternité
- G – Retraite
- H – Travail partagé
- J – Formation en apprentissage
- M – Congédiement
- N – Congé
- P – Congé Parental
- Z – Congé de compassion / Proches aidants
Division Division
Cette cellule affiche la division de l'entreprise à laquelle cet employé est affecté. Les éléments de la liste déroulante peuvent être consultés ou modifiés à partir de la page Entreprise - Divisions de l'onglet Employeur.
Consultez la page d'aide des divisions pour en savoir plus sur cette fonctionnalité
Consultez un didacticiel étape par étape sur cette fonctionnalité
#No. d'Employé Employee Number
Cette cellule affiche le numéro unique qui identifie l'employé dans cette paie. Des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) peuvent être utilisés. par exemple. 001 ou MGM001.
Prénom Given Name
Utiliser cette cellule pour entrer le prénom de l’employé (Le prénom de Jean Marchand est "Jean"). La cellule acceptera les caractères spéciaux -c.-à-d. Maríe-Josée ou Günther.
Langue Language
Cette cellule sert à spécifier la langue qui sera utilisée pour imprimer les rapports et le talon de paie que chaque employé recevra. Actueillement, le programme est disponible dans les deux langues officielles du Canada: anglais et français. L'édition de la cellule affichera une liste déroulante avec les trois options suivantes:
- Inconnu - Choisir cette option pour se servir de la langue du navigateur par défaut.
- Défaut - Choisir cette option pour la langue anglaisé.
- Altérnatif - Choisir cette option pour la langue française.
Consulter la page d'aide Options pour d'autres renseignments à propos de cette fonction.
Dernière Réembauche Last Rehire
Utiliser cette cellule pour spécifier la date la plus récente du retour au travail d’un employé, suite à une séparation de travail (c.-à-d. cessation d’emploi, abandon, mis à pied, etc.) Le transfert d’un département à un autre ne s’appliquera pas. On peut entrer la date dans le champ fourni avec le format jj/mmm/aaaa. On peut aussi entrer la date en cliquant sur l’icône Calendrier et en choisissant la date de la fenêtre affichée.
Position Position
Cette cellule sert à spécifier la désignation de poste de l’employé, tel que réceptionniste, expéditeur, mécanicien, etc. On peut se servir de cette désignation aux différents rapports.
Date du Début Start Date
Utiliser cette cellule pour spécifier la date à laquelle l’employé a commencé à travailler pour l’entreprise. On peut entrer la date en se servant du format : jj/mm/aaaa. Il est aussi possible de spécifier une date en choisissant l’icône Calendrier et en cliquant la date du calendrier.
Cette date est utilisée à des fins administratives et est importante pour la déclaration exacte du RE.
À noter : Cette date ne changera généralement pas, même dans le cas où un employé quitte puis retourne au travail. Dans un tel cas, vous saisiriez la date de réembauche de l'employé dans la cellule Dernière Réembauche.
Statut Status
Cette cellule sert à spécifier le statut de l'employé dans la feuille de paie. Les options sont les suivantes:
- Actif - Indique que l’employé est engagé à travailler activement avec l’entreprise. Il est actif dans la feuille de paie.
- En Congé - Indique que l’employé est absent du travail pour une période de temps indéfinie.
- Terminé - Indique que l'employé ne travaille plus dans l'entreprise et est maintenant exclu de la paie. À noter: Les employés sont automatiquement définis sur ce statut s'ils sont définis sur le statut de la Dernière paie et que la paie est alors fermée (voir la description de la Dernière paie ci-dessous). Notez que le mot « terminé » est utilisé de manière générique pour indiquer que l'employé n'est plus actif dans la liste de paie (par opposition à son licenciement). Ce statut est applicable dans de nombreux cas (retraite de l'entreprise, démission d'emploi, perte définitive d'emploi, etc.).
- Derniére Paie - Indique que le prochain passage de paie pour l’employé sera la dernière paie. À noter: Tel que susmentionné, si vous attribuez ce statut à un employé, et fermez la paie, le statut de l'employé sera Congédié et l'employé sera exclu des passages de paie ultérieurs. (voir ci-dessus).
- Spéciale - Indique qu’il faut inclure l’employé dans les passages de paie ultérieurs suivants : Supplementaire, additionnel, ou renversé (Spéciale). Cette option sert mieux aux cas où le passage de paie s’applique à un employé ou un nombre limité d’employés. Si une feuille de paie Renverser (Tous) est lancée, le programme ne tiendra pas compte de ce statut, car tous les employés seront payés automatiquement. À noter: Les employés marqués comme Spéciale seront automatiquement remis au statut Actif lorsque le cycle de paie est fermé.
- Supprimé - Indique qu’on a enlevé l’employé de la feuille de paie parce qu’il n’a jamais travaillé pour l’entreprise. Ce statut ne peut pas être choisi explicitement, mais est plutôt attribué lorsqu'un employé est supprimé de l'écran Employé - Configurer l'employé. Reportez-vous au didacticiel Suppression d'employés pour en savoir plus sur ce statut. À Noter: Si vous supprimez un employé qui possédait un compte utilisateur (soit à des fins de modification de la paie, soit pour consulter les fiches de paie personnelles), le compte de l'utilisateur sera désactivé. Si nécessaire, vous pouvez réactiver le compte dans l'écran Admin - Utilisateurs sous l'onglet Employeur.
Considérations relatives au statut - Les éléments suivants doivent être pris en compte si vous utilisez le module Paie en conjonction avec le module RH et/ou les modules Employeur :
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Consultez la page d'aide Paramètres d'état pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.
Voir un didacticiel étape par étape sur cette fonctionnalité
Nom de Famille Surname
Utiliser cette cellule pour entrer le nom de famille de l’employé. (aussi connu comme "nom patronymique"). Par exemple, le nom de famille de Jean Lenoir serait Lenoir. On peut aussi entrer les préfixes/nom composés pour les noms des employés. Par exemple, le nom de famille de Jean Van Damne serait Van Damne. La cellule acceptera les caractères spéciaux aussi c.-à-d. O'Leary ou Elkjærd.
Résiliation Termination
Utilisez cette cellule pour spécifier le dernier jour pour lequel l'employé a été payé jusqu'à. Il s'agit généralement du dernier jour où ils ont travaillé (en cas de licenciement, de départ en congé, etc.) On peut entrer la date en se servant du format: jj/mm/aaaa. Il est aussi possible de spécifier une date en choisissant l’icône Calendrier et en cliquant la date du calendrier.
Annuler Suppression Undelete
Utiliser ce bouton pour restaurer un employé qui a été supprimé de la feuille de paie active. Si le bouton est gris, ça veut dire que l’employé est actif en ce moment et il est impossible de le restaurer. À noter: Si vous supprimez un employé en se servant d’un écran de l’onglet Feuille de Paie, vous pourrez vous servir du bouton Restaurer pour restaurer l’employé si vous en avez besoin. Pourtant, si vous supprimez un employé en vous servant d’un écran de l’onglet Employeur, le bouton Annuler Suppression ne sera pas disponible.