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Utilisateurs (onglet Employeur)
Cet écran vous permet de gérer les utilisateurs du système de la feuille de paie en attribuant les droits et en imposant des restrictions à chaque employé. À noter: Pour des raisons de sécurité, aucune des cellules du tableau ne peut être modifiée pour l'utilisateur actuel (la personne qui est connectée). Si l’utilisateur actuellement connecté a besoin de changer une option, il faudra le faire en se servant de l’écran qui correspond à la cellule qu’ils souhaitent changer (par exemple, si Jean souhaite modifier son mot de passe, il doit le faire dans l'écran Mot de passe).
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Voir le tutoriel étape par étape (Anglais) |
On peut créer deux sortes d’utilisateurs:
- Administrateurs-- Ces utilisateurs sont responsables pour l’administration du système de la feuille de paie et typiquement on leur attribuera de multiples privilèges administratifs. Il s’agirait d’habitude des contrôleurs financiers, des gestionnaires de paie, des employés du département financier, etc.
- Employés - Ces types d'utilisateurs sont des employés qui ne travaillent pas directement avec le système de paie, mais qui ont reçu un compte d'utilisateur à privilèges limités qui leur permet de consulter leurs relevés de paie, T4, et de modifier leur adresse de base et leurs coordonnées. Les comptes des employés sont appelés "libre-service". Voir la description du bouton Créer Comptes d'Utilisateur Employés ci-dessous pour plus d'informations.
Boutons communs
Consultez la page Descriptions des boutons pour afficher une description détaillée de chaque bouton affiché à l’écran (dans la barre de boutons en haut du tableau ou dans le tableau lui-même). À noter: Si un bouton est indisponible (c'est-à-dire que son texte apparaît en Gris), soit la commande n'est pas applicable à l'écran en cours, soit sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu'une seule fois).
Boutons spécifiques au contexte (qui sont uniques à cet écran ou qui nécessitent des instructions supplémentaires)
Créer Comptes d'Utilisateur Employés - Disponible uniquement pour les administrateurs, ce bouton crée un compte d'utilisateur en libre-service pour les employés non licenciés qui ont un e-mail valide qui leur est attribué (et qui ne sont pas licenciés dans les onglets RH ou Employeur). Lorsque le bouton est sélectionné, les employés concernés recevront un e-mail contenant leurs identifiants de connexion uniques (c'est-à-dire leur Nom d'utilisateur et leur Mot de passe). Si un employé n'a pas d'adresse e-mail attribuée, aucun compte utilisateur ne sera créé pour lui.
À noter: La sélection de ce bouton crée des comptes pour les employés qui n'ont pas encore de compte en libre-service. Les comptes d'employés existants ne sont pas affectés.
Pouvoirs de connexion mal placés: si un employé perd ses informations de connexion, l'administrateur de la paie peut réinitialiser le mot de passe afin que l'employé puisse accéder à nouveau au compte utilisateur. Pour plus de sécurité, l'administrateur peut également spécifier que l'utilisateur doit changer le mot de passe immédiatement après la prochaine connexion.
Désactivation des comptes d'utilisateurs - eNETEmployer ne désactive pas le compte libre-service d'un employé lorsqu'il est licencié. Votre entreprise doit déterminer pendant combien de temps ces comptes doivent rester activés (une fois désactivés, l'employé ne pourra plus récupérer les talons de paie et les T4). Si vous souhaitez désactiver un compte, vous pouvez le faire en supprimant la coche de l'option Activer dans cet écran. |
Voir un tutoriel étape par étape sur cette fonctionnalité (Anglais)La section suivante affiche l'aide pour les différentes cellules et colonnes affichées dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de l'aide sur cette page pour une colonne qui n'apparaît pas sur votre écran, l'une des conditions suivantes s'applique:
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# No. d'Employé Employee #
Cette cellule affiche le numéro d'employé unique de chaque employé. Le numéro et le nom affichés ici sont générés par le programme lors de la création du compte utilisateur de l'employé (que ce soit manuellement par un administrateur de la paie ou par le système lors de la création d'un compte libre-service d'employé). Le nombre ne peut pas être modifié à partir de cet écran, mais peut être modifié via l'écran de Configurer Employés.
Si le mot <Aucun> est affiché dans cette cellule à un certain employé, ça veut dire que l’employé n’est pas affecté à la feuille de paie actuelle. Dans diverses circonstances, les utilisateurs peuvent exister à l’extérieur d’une feuille de paie:
- On les a ajoutés ici seulement à des fins d’administration de la feuille de paie (c.-à-d.., la saisie de données, le soutien technique, administratif, etc.).
- Ils ont été ajoutés ici ou dans le module RH, et n'ont pas encore été affectés à une paie. Si vous souhaitez ajouter un ou des utilisateurs non assignés à une paie, vous pouvez utiliser l'option de menu Employé - Importer un employé dans l'onglet Paie.
Activé Enabled
Cette cellule sert à spécifier l’autorisation d’un utilisateur pour connecter au programme. L’édition de la cellule affichera une case à cocher où on peut choisir parmi les deux options: Oui (utilisateur peut accéder au programme) ou Non (l’utilisateur ne peut pas accéder au programme).
Désactivation automatique - Les comptes d'utilisateurs sont automatiquement désactivés après 10 tentatives infructueuses. |
Audit Audit
Ce bouton vous permet d'afficher une liste des modifications qui ont été apportées à l'élément actuel. Le fait de cliquer sur le bouton ouvre la fenêtre Historique de l'audit où les modifications des éléments sont affichées en texte coloré. À noter: l'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
Confirmer Mot de Passe Confirm Password
Utiliser cette cellule pour confirmer le mot de passé qui sera utilisé par l’utilisateur actuel pour se connecter au programme. La deuxième confirmation est nécessaire pour confirmer l’exactitude du nouveau mot de passe (pour éviter un verrouillage de l’utilisateur). Par mesure de sécurité, cette cellule sera vide, même si on a défini le mot de passe auparavant.
À noter: Cette cellule fonctionne en conjonction avec la cellule Nouveau Mot de Passe, car il faut entrer le mot de passe identique aux deux cellules. Si le mot de passe n’est pas identique aux deux cellules, le mot de passe sera rejeté et une barre rouge s’affichera en haut de l’écran lorsque vous essayez d’enregistrer les modifications.
Courriel Email
Cette cellule affiche l'adresse e-mail associée au compte utilisateur de chaque personne. Cette adresse e-mail est également utilisée pour la fonction de Réinitialisation du mot de passe. Les adresses e-mail de compte utilisateur sont créées de deux manières :
- Automatiquement - Si un utilisateur est également un employé inclus dans une paie, cette adresse e-mail est copiée à partir de ses paramètres de paie lors de la création de son compte d'Utilisateur en libre-service. Cependant, les employés sont autorisés à utiliser une adresse e-mail différente pour leur compte utilisateur afin qu'elle soit différente de leur adresse e-mail dans la paie (cette dernière est utilisée uniquement pour l'envoi des Bulletins de paie).
- Manuellement - Si un compte d'utilisateur a été ajouté pour quelqu'un qui n'existe pas dans une paie, vous devez entrer manuellement son adresse e-mail dans cette cellule si vous voulez qu'il puisse utiliser la fonction de Réinitialisation du mot de passe.
Les adresses e-mail valides, telles que john.smith@example.com sont composées du nom, suivi du symbole @, suivi d'un domaine. La partie domaine n’est pas sensible à la casse , mais la portion du nom pourrait l’être, selon les paramètres du serveur de messagerie. Les traits de soulignement et les traits d'union sont autorisés, mais les autres caractères spéciaux ne le sont pas (par exemple, #, $, !, guillemets et espaces).
Dernière connexion Last Login
Disponible uniquement pour les comptes Administrateur, cette cellule affiche la date et l'heure auxquelles l'utilisateur correspondant s'est connecté au programme. Cela peut être utile dans les cas où vous souhaitez vérifier si un ou plusieurs utilisateurs ont accédé à la paie depuis votre dernière connexion.
Employés Autorisés Authorized Employees
Utiliser cette cellule pour spécifier un ou plusieurs employé(s) dont les données de chaque ligne sont visibles à un utilisateur correspondant qui a accès au module RH disponible. Par exemple, si on voulait modifier la ligne pour un utilisateur qui s’appelle Pat Testman, et on veut que celui-ci puisse voir toutes les données RH pour tous les autres employés, on cocherait la case qui se trouve en haut de cette liste déroulante (ce qui choisira tous les employés de la liste). L’édition de la cellule affiche une liste déroulante où on peut choisir divers employés qu’on pourrait attribuer en cochant leur case à cocher correspondant. Il existe aussi une boîte de recherche en haut où on peut taper une lettre (ou lettres) qui affichera rapidement les employés correspondants de la liste.
Exiger Changement de Mot de Passe Require Change Password
Utiliser cette cellule pour spécifier si les utilisateurs doivent changer leurs mots de passe la prochaine fois qu’ils/elles se connecteront au programme. Si cette option est modifiée pendant qu’un utilisateur est branché au programme, il faut qu’il/elle change son mot de passe aussitôt qu'il/elle se déplace vers un nouvel écran.
Mot de Passe Courant Current Password
Utiliser cette cellule pour entrer le mot de passé actuel de l’utilisateur. Cette procédure qui est nécessaire seulement pour changer le mot de passe d’un utilisateur, réserve cette cellule seulement aux utilisateurs non administratifs comme mesure de sécurité additionnelle (c.-à-d. les administrateurs peuvent changer le mot de passe d’un utilisateur au besoin sans savoir le mot de passe actuel de l’utilisateur). Cette étape est requise pour les non-administrateurs afin de s'assurer que la personne demandant le changement de mot de passe dispose de la validation nécessaire (c'est-à-dire que si quelqu'un ne connaît pas son mot de passe actuel, il n'est pas autorisé à en créer un nouveau). Cette mesure de sécurité empêche les utilisateurs non autorisés de modifier le mot de passe d'un autre utilisateur à leur insu (par exemple, si un utilisateur autorisé s'éloigne de son ordinateur alors qu'il est encore connecté à son compte, quelqu'un d'autre pourrait réinitialiser son mot de passe). Par mesure de sécurité supplémentaire, cette cellule sera vide, même si on a défini le mot de passe auparavant.
Nom au Complet Full Name
Utiliser cette cellule pour entrer le nom complet de l'utilisateur. (c.-à-d. Marie Leblanc) qui sera affiché à l'écran de Bienvenue. Ce nom diffère de la cellule Nom d'utilisateur en ce sens que vous pouvez avoir plusieurs utilisateurs qui partagent le même nom commun (c.-à-d., il y a deux employés nommés "Marie LeBlanc").
À noter: Si le compte d'utilisateur a été généré par eNETEmployer, la cellule affichera le numéro de l'employé suivi de son nom complet, de son nom et de son prénom. Vous pouvez modifier la cellule et supprimer le numéro d'employé si vous le souhaitez.
Nom d'Utilisateur User Name
Cette cellule affiche le nom de connexion unique de l'utilisateur qui lui permet d'accéder à eNETEmployer. Le nom doit être différent de tous les autres utilisateurs et peut contenir des lettres, des chiffres, des espaces ou des caractères spéciaux. Si le nom d'utilisateur a été généré par eNETEmployer, le nom sera basé sur le nom et le numéro de l'employé et inclura un suffixe généré par le système basé sur le nom de l'entreprise. Par exemple, si Marie LeBlanc travaille à l’entreprise XYZ, le nom d'utilisateur par défaut pourrait être : mleblanc@enterprisexyz. À noter: Vous pouvez modifier le nom de chaque utilisateur (même s'il a été généré par le système), mais le suffixe ne peut pas être modifié.
Les noms d'utilisateur sont créés de deux manières:
- Automatiquement lorsque vous créez un compte d'utilisateur en libre-service pour les employés. Consultez la Présentation des comptes d'utilisateurs en libre-service pour plus de détails.
- Lorsque vous ajoutez un utilisateur manuellement dans l'écran Admin - Utilisateurs de l'onglet Employeur.
Nouveau Mot de Passe New Password
Utiliser cette cellule pour entrer un nouveau mot de passe pour l’utilisateur qui a oublié ou perdu son mot de passe. Pour des motifs discrétionnaires, le mot de passe ne sera pas affiché dans la cellule pendant l’édition. Plutôt, un astérisque (*) sera affiché pour chaque caractère du nouveau mot de passe.
Un indicateur de solidité du mot de passé s’affichera pendant l’édition de ce champ, afin de fournir une rétroaction immédiate de la validité et de la force du mot de passe pendant son inscription. Si l’indicateur du mot de passe indique Faible, le mot de passe sera rejeté et une barre d’avis rouge s’affichera en haut de l’écran quand vous essaierez d’enregistrer votre travail. Si cela se passe, veuillez utiliser une combinaison de caractères alphanumériques jusqu’à ce que vous voyiez une désignation Bon ou Fort à l’indicateur. Les mots de passe doivent contenir au moins 6 caractères.
À noter: > Cette cellule fonctionne en conjonction avec la cellule Nouveau Mot de Passe, car il faut entrer le mot de passe identique aux deux cellules. Si le mot de passe n’est pas identique aux deux cellules, le mot de passe sera rejeté et une barre rouge s’affichera en haut de l’écran lorsque vous essayez d’enregistrer les modifications.
Privilèges Privileges
Cette cellule affiche les privilèges d’accès attribués à chaque utilisateur. Les privilèges vous permettent de contrôler les actions accessibles aux utilisateurs lorsqu’ils se servent du programme.
Employé - Il s’agit ici de l’option par défaut pour les employés à qui on n’a pas attribué de privilèges. Une désignation Employé veut dire que l’employé n’a aucun privilège attribué et qu’il peut seulement consulter ses renseignements personnels. À noter: L’option Employé ne s’affichera plus, dés qu’on a attribué le premier privilège.
<Privilèges Divers> - L’édition de la cellule affichera les divers privilèges qu’on pourrait attribuer à chaque utilisateur. Choisir la liste déroulante pour afficher les options disponibles qu’on peut autoriser en cochant sa case correspondante. Le menu comprend aussi une boîte de recherche en haut où on peut taper une lettre (ou lettres) qui affichera rapidement les employés correspondants de la liste!
Privilège Description Administrateur Cette sélection désignera l’utilisateur comme Administrateur. Cette désignation fournira un accès complet au programme et comprendra tous les éléments répertoriés dans la cellule de Privilèges . Confirmer Calcul Si confirmé, cette option permettra à l'utilisateur de finaliser et fermer les feuilles de paie. Saisie de Données S'il est choisi, l'utilisateur est autorisé à effectuer la saisie de données dans l'écran de Mise à jour rapide. Modifier RH Cette option permettra à l'utilisateur de modifier les renseignements qui se trouvent à travers les divers écrans du module HR. Afficher RH Cette option permettra à l'utilisateur de visionner les renseignements qui se trouvent dans le module RH. L'édition de ces renseignements est impossible ici. Modifier Renseignements d'Entreprise Cette option donnera accès à tous les onglets du programme à l'utilisateur et lui permettra de modifier tous les renseignements d'entreprise. Modifier Renseignements de Paie Employés Cette option permettra à l'utilisateur de modifier les renseignements de la paie pour tous les employés. Modifier Renseignements Personnels des Employés Cette option permettra à l'utilisateur de modifier les renseignements personnels pour tous les employés, tel que défini à l'écran Configurer employés et d'autres écrans semblables. Calculer la Feuille de Paie Cette option permettra à l'utilisateur de calculer les feuilles de paie. Imprimer Renseignements de la Rémuneration Cette option permettra à l'utilisateur d'imprimer les renseignements de la rémunération. Recrutement Si choisi, l'utilisateur est autorisé à travailler avec la fonction de Recrutement du programme. Fermer l'Horaire Cette option permettra à l'utilisateur de fermer n'importe quel horaire défini dans le module Horaire . Modifier l'Horaire Cette option permettra à l'utilisateur de modifier n'importe quel horaire défini dans le module Horaire . Afficher l'Horaire Cette option permettra à l'utilisateur d'afficher n'importe quelle horaire définie dans le module Horaire. Modifier l'Heure Cette option permettra à l'utilisateur de modifier l'information qui se trouve au module Heure. Feuille de Paie Heure Cette option permettra à l'utilisateur d'effectuer des changements à l'écran Feuille de Paie - Heure . Afficher Informations Heure Cette option permettra à l'utilisateur de visionner l'information qui se trouve au module Heure L'édition de ces renseignements est impossible ici.. Afficher Renseignements d'Entreprise Cette option donnera accès de lecture à tous les onglets du programme à l'utilisateur et lui permettra de visionner tous les renseignements d'entreprise. L'édition de ces renseignements est impossible ici.. Afficher Renseignements de la Rémuneration Cette option permettra à l'utilisateur d'afficher les renseignements de rémuneration pour tous les employés. Afficher Renseignements Personnels Employés Cette option permettra à l'utilisateur de visionner les renseignements personnels de tous les employés tels que définis à l'écran Configurer Employé (et d'autres écrans semblables). L'édition de ces renseignements est impossible ici. Processus de Fin d'Exercice Cette option permettra à l'utilisateur d'effectuer le processus de fin d'exercice pour les feuilles de paie.