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Configurer Employé (onglet Paie)

Cet écran sert à ajouter un nouvel employé et à définir de manière détaillée, tous les paramètres de la feuille de paie , d’impôt, et de la paie en général qui sont nécessaires afin de payer chaque employé de votre feuille de paie. On peut se servir des fonctions diverses pour ajouter et définir des paramètres pour les nouveaux employés ou réviser et modifier les paramètres des employés actuels. Chaque rangée représente un employé distinct et on peut l’accéder individuellement ou par traitments de lots.

Voir le tutoriel étape par étape (Anglais)

Voir le didacticiel vidéo (Anglais)

Boutons communs

Consultez la page Descriptions des boutons pour afficher une description détaillée de chaque bouton affiché à l’écran (dans la barre de boutons en haut du tableau ou dans le tableau lui-même). À noter: Si un bouton est indisponible (c'est-à-dire que son texte apparaît en Gris), soit la commande n'est pas applicable à l'écran en cours, soit sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu'une seule fois).

Boutons spécifiques au contexte (qui sont uniques à cet écran ou qui nécessitent des instructions supplémentaires)

Nouveau - Ce bouton vous permet d'ajouter un nouvel employé à la paie actuelle. En cliquant sur ce bouton, vous ajoutez une nouvelle ligne d'employé en haut du tableau avec le Mode Édition activé afin que vous puissiez définir les données requises pour chaque cellule. Avant de sélectionner ce bouton, vous devez d'abord choisir un Modèle d’Employé dans la liste déroulante immédiatement à droite afin que le nouvel employé soit ajouté avec les paramètres prédéfinis tels que définis dans le modèle choisi.

À noter: Si vous avez ajouté un employé sans avoir préalablement appliqué un modèle, vous pouvez en choisir un dans la colonne Modèle, puis enregistrer la ligne. Cette action appliquera également les différents paramètres contenus dans le modèle. Reportez-vous à la page d'aide Paie courant - Modèles pour plus d'informations.

Delete - Ce bouton supprime le ou les employés sélectionnés de la paie. Ils résideront toujours dans la Base de données des employés et pourront être restaurés si nécessaire.

Avant de supprimer des employés: Veuillez tenir compte des points suivants avant de supprimer des employés:

Valeurs cumulées depuis le début de l'année: les employés ne peuvent pas être supprimés s'ils ont des valeurs cumulatives (cumul annuel) dans l'année de paie en cours. Bien que le moment optimal pour supprimer un employé soit après le début d'une nouvelle année (une fois que les valeurs cumulées de l'employé ont été effacées), vous pouvez le supprimer à tout moment tant qu'il n'a pas de cumul cumulatif.
Rapports - Après la suppression d'un employé, vous pouvez toujours créer des RE, des T4 et d'autres rapports pour lui.
Suppression d'un emplacement - Vous pouvez uniquement supprimer un employé à partir des écrans Employé - Configurer l'employé dans les onglets Paie, RH ou Employé.
Masqué des écrans - Lorsque vous supprimez un employé de l'écran Employé - Configurer l'employé de l'onglet Paie, l'employé n'est plus visible sur aucun écran de l'onglet Paie autre que l'écran Employé - Paramètres de statut. Ce dernier écran est obligatoire pour que l'employé puisse restaurer la suppression si nécessaire.
Licencié avec un RE traité - Avant de supprimer un employé, vous devez vous assurer que l'employé est déjà licencié dans toutes les listes de paie associées et que vous avez créé un relevé d'emploi (RE) pour lui. Une fois que vous supprimez un employé, vous ne pouvez plus créer son RE. Si vous n'avez pas encore créé de RE pour l'employé, veuillez vous référer au didacticiel Rapports - Création d'un RE avant de continuer.

Consultez le didacticiel Suppression d'employés pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.

Créer Comptes d'Utilisateur Employés - Disponible uniquement pour les Administrateurs, ce bouton crée un compte d'utilisateur en Libre-service pour tous les employés qui sont visibles dans ce tableau et auxquels une adresse e-mail valide a été attribuée dans l'écran Employé - Configurer employé. Lorsque le bouton est sélectionné, les employés concernés recevront un e-mail contenant leurs identifiants de connexion uniques (c'est-à-dire leur Nom d'utilisateur et leur Mot de passe). Si un employé n'a pas d'adresse e-mail attribuée, aucun compte utilisateur ne sera créé pour lui.

Le choix de ce bouton ne crée des comptes que pour les employés qui n'ont pas encore de compte libre-service. Les comptes d'employés existants ne sont pas affectés.

Consultez la page Présentation des comptes d'utilisateurs libre-service des employés pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.

Pouvoirs de connexion mal placés: si un employé perd ses informations de connexion, l'administrateur de la paie peut réinitialiser le mot de passe afin que l'employé puisse accéder à nouveau au compte utilisateur. Pour plus de sécurité, l'administrateur peut également spécifier que l'utilisateur doit changer le mot de passe immédiatement après la prochaine connexion.

Voir un tutoriel étape par étape sur cette fonctionnalité

MISE EN GARDE concernant les employés licenciés - N'oubliez pas que si l'option Montre tous les employés est activée dans l'écran Options du menu Utilisateur, sélectionner le bouton Créer comptes d'utilisateurs pour les employés créera un compte d'utilisateur pour tous les employés licenciés (car ils sont visibles dans cet écran). Si vous devez créer des comptes d'utilisateurs pour plusieurs nouvelles embauches (tout en affichant les employés licenciés), vous pouvez utiliser le bouton Créer un compte d'utilisateur sur la ligne individuelle de chaque employé (vous devrez peut-être ajouter ce bouton à votre écran à l'aide de la fonction Affichage personnalisé).

À noter: eNETEmployer ne désactive pas le compte libre-service d'un employé lorsqu'il est licencié. Votre entreprise doit déterminer pendant combien de temps ces comptes doivent rester activés (une fois désactivés, l'employé ne pourra plus récupérer les talons de paie et les T4). Si vous souhaitez désactiver un compte, vous pouvez le faire via l'écran Admin - Utilisateurs de l'onglet Employeur.

La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction.

# Numero d'Employé Employee Number

Cette cellule affiche le numéro unique qui identifie l'employé dans cette paie. Des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) peuvent être utilisés. par exemple. 001 ou MGM001.

Adresse Address

Utiliser cette cellule pour entrer l’adresse physique (le cas échéant) de la résidence de l’employé. Il faut entrer l’adresse en tant qu’entité unique (i.e. 698 South Street ou Suite 3 - 600 South Street).

Address 2 Address2

Utilisez cette cellule pour entrer (le cas échéant), le numéro d'appartement, le numéro de la suite ou un autre identifiant associé à l'adresse. Par exemple, 4ème étage ou Suite 1B.

Allocation Endroit Éloigné Remote Allowance

Utiliser cette cellule pour entrer le montant de l’allocation d’emploi en endroit éloigné (AEE) qui est disponible pour les employés qui doivent se rendre au travail en endroit éloigné régulièrement. Les employeurs sont autorisés par Agence du Revenu du Canada de verser une allocation à cette fin et ils ne sont pas tenus de déduire les cotisations au RPC, à l'AE ou l'impôt sur le revenu.

Arriérés Arrears

Utiliser cette cellule pour entrer tout montant impayé qu’il faut reporter au prochain cycle de paie pour l’employé. Cette situation peut arriver si les gains de l’employé étaient inférieurs à ses déductions pour la période de paie précédente. Dans cette situation, ces montants seront automatiquement reportés jusqu’à ce que les gains dépassent les déductions ou on enléve le montant des arriérés. Par exemple, il se peut que les prestations de votre régime d’assurance collective soient déduit de la premiére paie du mois, mais un employé n’a pas assez de gains pour payer la déduction. L’enterprise paiera la prestation au nom de l’employé et le programme déduira le montant en souffrance automatiquement. (ce qui éliminera les arriérés).

Quoique les arriérés soient administrés automatiquement par eNETEmployer, la fonction arriérés existe si vous voulez effectuer la procédure manuellement.

Audit Audit

Ce bouton vous permet d'afficher une liste des modifications qui ont été apportées à l'élément actuel. Le fait de cliquer sur le bouton ouvre la fenêtre Historique de l'audit où les modifications des éléments sont affichées en texte coloré. À noter: l'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.

Autre Allocation (F1) Other Allowance

Utiliser cette cellule pour spécifier d’autres allocations pour l’employé, telles que les montants d’allocation spéciale approuvés par ARC, les remboursements médicaux, l’allocation pour habitants de régions éloignées, etc.

Autre Allocation Provinciale Prov. Other Allowance

Cette cellule permet de spécifier d’autres indemnités provinciales pour l’employé qui sont soumises aux retenues du Régime de Pension du Canada (RPC) et l’Assurance - Emploi (A.E.).

Autoriser Autre Compte Bancaire Other Bank Account Enable

Utiliser cette cellule pour spécifier si un troisième compte de banque sera utilisé dans le calcul de la paie pour l’employé (en supposant que les comptes primaires et secondaires sont ouverts et actives). L’édition de la cellule affichera une case à cocher pour choisir l’option désirée Oui (la troisiéme compte de banque est active dans la feuille de paie) ou Non (la troisiéme compte de banque n'est pas active dans la feuille de paie).

Autre Crédit d'Impôt Provincial Prov. Other Tax Credit

Utiliser cette cellule pour entrer des déductions supplémentaires québécoises qui sont réclamées à la formulaire Exemptions et Réductions ou d’autres déductions autorisées par le Ministère du Revenu du Québec.

Autre Compte Bancaire Montant Maximum Other Bank Max Amount

Cette cellule sert à définir le montant maximum des fonds qu’on peut déposer dans le troisième compte de banque de l’employé par télévirement (TEF). Ceci peut être utile si l’employé veut qu’un montant spécifique de fonds soit déposé automatiquement chaque mois et le montant restant sera payé par chèque. Consulter la description d’aide Montants Maximums l'écran Employé - Comptes Bancaires pour en savoir plus à propos de cette fonction.

Autoriser Compte Bancaire Primaire Primary Bank Account Enable

Utiliser cette cellule pour spécifier si le compte de banque principal de l'employé sera utilisé dans le calcul de la paie. L’édition de la cellule affichera une case à cocher pour choisir l’option désirée : Oui (le compte de banque est actif dans la feuille de paie) ou Non (le compte de banque n'est pas actif dans la feuille de paie).

Autre Compte Bancaire Transit - ID Banque- Compte Other Bank Account Transit - Bank ID - Account

Utiliser cette cellule pour entrer les numéros de Transit, ID et compte de la troisième banque de l’employé en supposant que les comptes Primaires et Secondaires sont également utilisés. On trouve ces numéros sur les chèques personnels des employés. Il faut suivre un format spécifique comme indiqué ci-dessous:

Transit - Le numéro de succursale. Il s'agit typiquement de 5 chiffres, e.g. 12345.
Banque ID -Le numéro d'Identification de la banque-- 3 chiffres, Le numéro d'identité de la Banque Royale est 003.
Compte - Le numéro de compte. Cela peut monter jusqu'à 12 chiffres, e.g. 123456789012.

Autre Montant Fédéral (K3) Other Federal Amt - K3

Utiliser cette cellule pour spécifier d’autres crédits d’impôt fédéraux (tels que les dépenses médicales et les dons de bienfaisance) qui auront un impacte sur les calculs d’impôt.

Calcul d'Impôt Tax Calculation

Utilisez cette cellule pour spécifier la méthode qui sera utilisée pour calculer L'impôt sur le revenu de l'employé (fédéral et provincial, à l'exception du Québec qui a des paramètres fiscaux différents). L’édition de la cellule affichera un menu déroulant avec les options suivantes:

Montant fixe - L'impôt sur le revenu est un montant fixe qui sera défini dans la cellule Montant Fixe Impôt Fédéral.
Normal - L'impôt sur le revenu sera basé sur la méthode normale (par défaut) qui calculera l’impôt en se servant du montant total des gains imposables de l’employé.
Paie Nette - L'impôt sur le revenu sera calculé en se servant du montant de la paie nette de l’employé. Si on choisit cette option, il faut aussi entrer le montant de la paie nette de l’employé dans la cellule Montant Calcul Impôt. Dans ce cas, l’employé est payé ce montant et il n’y a pas de calcul de l’impôt fédéral.
Pas d’impôt - Aucun impôt revenue sera déduit du salaire de l’employé.
Pourcentage - L'impôt sur le revenu sera calculé basé sur un pourcentage de la paie nette de l’employé (qui sera défini dans la cellule Calculer Pourcentage Impôt). Cette option est très utile pour les employés à commission qui ont rempli le formulaire TD1X.

Calcul d'Impôt Provincial Prov. Tax Calculation

Cette cellule permet de spécifier la méthode qui sera utilisée pour calculer l’Impôt provincial de l’employé. L’édition de la cellule affichera un menu déroulant avec les options suivantes:

Montant fixe - L’impôt provincial est un montant fixe qui sera défini dans la cellule Montant Fixe Impôt Provincial.
Paie Nette - L’impôt provincial sera calculé en se servant du montant de la paie nette de l’employé.
Pas d’impôt - La paie de l’employé sera exempte de l’impôt provincial.
Normal - L’impôt provincial sera basé sur la méthode normale (par défaut) qui calculera l’impôt en se servant du montant total des gains imposables de l’employé.
Pourcentage - L’impôt provincial sera calculé basé sur un pourcentage de la paie nette de l’employé (qui sera défini dans la cellule Calculer Pourcentage Impôt Provincial).

À noter: Bien que eNETEmployer affiche à la fois les taxes provinciales et fédérales, l'option Calcul de la taxe provinciale n'affectera que la partie provinciale des taxes de l'employé.

CAT (WCB) WCB

Cette cellule permet de spécifier le taux qui sera en vigueur lors du calcul du montant payable à la Commission des accidents du travail (CAT) par l’employé. Voici les options possibles:

Aucun - Choisir cette option si l’employé n’est pas assujetti à la CAT (WCB).
Province - Choisir l’option appropriée en se basant sur la province de l’employé et le taux assigné. Les taux par province apparaîtront dans la liste déroulante une fois qu’on a créé un dossier CAT (WCB) pour la feuille de paie (via l’écran Paie courant - CAT (WCB) qui est accessible en cliquant sur l’onglet Feuille de Paie, ensuite Paie courant - CAT (WCB).

Les options du taux provincial se composent comme suit:

le préfixe (la première portion) de cette option est basé sur la province définie dans le dossier CAT (WCB) de la feuille de paie.
le suffixe (la dernière portion) de cette option est basé sur la valeur qui est définie dans la cellule Déscription pour le même dossier CAT (WCB).

Veuillez visiter la page d’aide CAT (WCB) pour en apprendre plus à propos de cette fonction.

Code Postal Postal Code

Cette cellule sert à spécifier le code postal de l’employé d’après son adresse postale. Le format exigé se compose de 2 groupes de 3 caractères, commençant avec une lettre et en alternant avec un chiffre (i.e R2R 2R2). À noter: Il faut configurer le réglage Pays de l’entreprise au Canada afin de se servir de ce paramètre.

Code Statistique Statistic Code

Utiliser cette cellule pour spécifier une code qui désigne la méthode de salaire de l’employé pour les rapports de Statistique Canada. On peut entrer à l’Heure, Salaire ou Autre.

Code zip Zip Code

Cette cellule sert à spécifier le code zip de l’employé en se servant de son adresse postale aux États-Unis. Le format exigé se compose de 5 chiffres (c.-à-d. 90219). À noter: Il faut configurer le réglage Pays de l’employé aux États-Unis afin de se servir de ce paramètre.

Compte Bancaire Primaire Montant Max Primary Bank Max Amount

Compte Bancaire Secondaire Transit - ID Banque- Compte Secondary Bank Account Transit - Bank ID - Account

Utiliser cette cellule pour entrer les numéros de Transit, ID et compte de la deuxième institution financière de l’employé en supposant que le compte Principal est également utilisé. On trouve ces numéros sur les chèques personnels des employés. Pour entrer ces numéros, il faut suivre un format spécifique comme indiqué ci-dessous:

Transit - Le numéro de succursale. Il s'agit typiquement de 5 chiffres, e.g. 12345.
Banque ID- Le numéro d'Identification de la banque - 3 chiffres, Le numéro d'identité de la Banque Royale est 003.
Compte- Le numéro de compte. Cela peut monter jusqu'à 12 chiffres, e.g. 123456789012.

Compte Bancaire Primaire Transit - ID Banque - Compte Primary Bank Account Transit - Bank ID - Account

Utiliser cette cellule pour entrer les numéros de Transit, ID et compte du principal institution financière de l’employé. On trouve ces numéros sur les chèques personnels des employés. Pour entrer des données, il faut suivre un format spécifique comme indiqué ci-dessous:

Transit - Le numéro de succursale. Il s'agit typiquement de 5 chiffres, e.g. 12345.
Banque ID - Le numéro d'Identification de la banque - 3 chiffres, Le numéro d'identité de la Banque Royale est.003
Compte - Le numéro de compte. Cela peut monter jusqu'à 12 chiffres, e.g. 123456789012.

Compte d'Affaires Business Account

Utiliser cette cellule pour spécifier le genre de compte d’affaires qui sera utilisé pour calculer la feuille de paie pour chaque employé. Il faut se servir des paramétres compte d’affaires pour créer des rapports et générer les formules T4. Référez-vous à la page d’aide, Comptes d'Affaires pour vous renseigner davantage à propos des genres de comptes d’affaires.

Courriel Email

Utilisez cette cellule pour saisir l'adresse e-mail de l'employé. Cette adresse e-mail est utilisée si vous envoyez des Relevés de paie par e-mail via l'écran Traitement de Paie - Rapports. À noter: Si vous avez créé un compte d'utilisateur en libre-service pour un employé, cette adresse e-mail sera automatiquement attribuée à son compte d'utilisateur (bien qu'il soit autorisé à la modifier s'il le souhaite).

Les adresses e-mail valides, telles que john.smith@example.com sont composées du nom, suivi du symbole @, suivi d'un domaine. La partie domaine n’est pas sensible à la casse , mais la portion du nom pourrait l’être, selon les paramètres du serveur de messagerie. Les traits de soulignement et les traits d'union sont autorisés, mais les autres caractères spéciaux ne le sont pas (par exemple, #, $, !, guillemets et espaces).

À noter: eNETEmployer vous permet de saisir une adresse e-mail lorsqu'elle est déjà attribuée à un autre employé de votre entreprise, mais un message d'avertissement vous sera présenté concernant l'adresse e-mail dupliquée.

Crédit d'Impôt Fédéral Federal Claim Amount

Utiliser cette cellule pour entrer le montant d’exemption de base TD1 pour l’employé. C’est le montant que chaque contribuable peut gagner sans payer de l’impôt fédéral. Visiter le site web CanPay pour connaître le montant actif fédéral TD1.

Indexation automatique - Chaque fois que vous calculez votre premier salaire de la nouvelle année, la valeur de la cellule est indexée pour correspondre aux tables d'imposition de la nouvelle année.

Valeurs personnalisées - Si vous avez entré une valeur personnalisée dans cette cellule, la valeur personnalisée sera également indexée en fonction du taux d'indexation de la province associée (afin de garantir que votre taux personnalisé augmentera d'un pourcentage similaire au taux TD1 par défaut révisé).

Créer un compte utilisateur Create User Account

Utilisez ce bouton pour créer un compte utilisateur en libre-service d'employé pour chaque employé auquel une adresse e-mail valide est attribuée dans l'écran Employé - Configurer employé. Ce type de compte d'utilisateur permet aux employés de consulter leur relevé de paie et l'historique T4, et de modifier leur adresse et d'autres renseignements personnels. Lorsque le bouton est sélectionné, l'employé recevra un e-mail contenant son nom d'utilisateur et son mot de passe uniques. Si une adresse e-mail n'est pas attribuée à un employé, aucun compte utilisateur ne sera créé pour lui.

Si ce bouton est grisé, cela signifie que le compte utilisateur a déjà été créé. Si vous devez réinitialiser le mot de passe d'un employé ou afficher d'autres détails sur le compte, vous pouvez le faire dans l'écran Admin - Utilisateurs de l'onglet Employeur.

Date de Naissance Birth Date

Utiliser cette cellule pour entrer la date de naissance de l’employé. Vous pouvez soit entrer la date en se servant du format jj/mmm/yyyy (i.e.. si la date est le 26 août, 2019, on pourrait entrer 26/08/2019). L’autre option serait de choisir l’icône Calendar et choisir la date du menu de la fenêtre déroulante.

Date Début Travail Start Date

Utiliser cette cellule pour spécifier la date à laquelle l’employé a commencé à travailler pour l’entreprise. On peut entrer la date en se servant du format : jj/mm/aaaa. Il est aussi possible de spécifier une date en choisissant l’icône Calendrier et en cliquant la date du calendrier.

Cette date est utilisée à des fins administratives et est importante pour la déclaration exacte du RE.

À noter : Cette date ne changera généralement pas, même dans le cas où un employé quitte puis retourne au travail. Dans un tel cas, vous saisiriez la date de réembauche de l'employé dans la cellule Dernière Réembauche.

Dernière Réembauche Last Rehire

Utiliser cette cellule pour spécifier la date la plus récente du retour au travail d’un employé, suite à une séparation de travail (c.-à-d. cessation d’emploi, abandon, mis à pied, etc.) Le transfert d’un département à un autre ne s’appliquera pas. On peut entrer la date dans le champ fourni avec le format jj/mmm/aaaa. On peut aussi entrer la date en cliquant sur l’icône Calendrier et en choisissant la date de la fenêtre affichée.

Distribution Distribution

Utilisez cette cellule pour spécifier le code de distribution par défaut (parfois appelé « département d'attache ») auquel le temps de travail de cet employé sera facturé/dépense. Les éléments de la liste déroulante peuvent être affichés ou modifiés à partir de la page Distributions.

Consultez la page d'aide sur les distributions pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.
Consultez un didacticiel étape par étape sur cette fonctionnalité (Anglais).

Fractionnement des gains entre les distributions - Si vous souhaitez répartir les gains d'un employé entre plusieurs distributions, vous le ferez en ajoutant un gain temporaire du même type, en supprimant le chèque de sa colonne Permanent (si vous souhaitez conserver le nouveau gain pour toutes les ultérieures cycles de paie), puis utilisez la colonne Répartition pour attribuer les différente répartition.

Division Division

Cette cellule affiche la division de l'entreprise à laquelle cet employé est affecté. Les éléments de la liste déroulante peuvent être consultés ou modifiés à partir de la page Entreprise - Divisions de l'onglet Employeur.

Consultez la page d'aide des divisions pour en savoir plus sur cette fonctionnalité
Consultez un didacticiel étape par étape sur cette fonctionnalité

Emplacement Location

Utilisez cette cellule pour attribuer des enregistrements d'emplacement à vos employés. Les emplacements sont utilisés pour spécifier l'emplacement physique où travaille l'employé. Reportez-vous à la page d'aide Entreprise - Emplacements de l'onglet Employeur pour en savoir plus sur les paramètres de localisation.

Consultez la page d'aide Emplacements pour en savoir plus sur cette fonctionnalité
Consultez un didacticiel étape par étape sur cette fonctionnalité

Exempte AE Exempt EI

Cocher cette case pour un employé qui serait exonéré du paiement des cotisations d’Assurance Emploi. Par exemple, un actionnaire qui détient 45% des actions d’une entreprise serait exonéré du paiement des cotisations A.E . Un autre exemple serait des membres de familles ou employés qui détiennent un statut spécial. (ce qui exigera une décision de l’ARC).

Exempte RPAP Exempt PPIP

Cocher cette case pour un employé qui est exonéré du Régime provincial d’Assurance Parentale (RPAP) ou du Régime Québécois d’Assurance Parentale (RQAP). Actuellement, le Québec est la seule province qui utilise cette cotisation donc, cette case s’appliquera seulement aux employés qui habitent au Québec.

Exempte RPC/RRQ Exempt CPP/QPP

Cochez cette case si cet employé est exonéré du paiement des cotisations RPC/RPQ. ENETEmployer exemptera automatiquement des employés qui ont moins de 18 ans et plus que 70 ans. Si un employé reçoit des prestations RPC/RPQ, ils doivent être exempts d’autres retenues RPC/RPQ peu importe leur âge.

Impôt Supplémentaire Additional Tax

Utiliser cette cellule pour entrer le montant d’impôt supplémentaire qui sera déduit de la paie quand un employé demande d’en payer plus.. Les employés à temps partiel pourraient en bénéficier puisqu'ils peuvent éviter de payer un montant assez important d’impôt quand ils font leurs déclaration de revenus et de prestations, surtout s’ils ont travaillé à temps partiel pour plusieurs employeurs pendant l’année.

Impôt Supplémentaire Provincial Prov. Additional Tax

Utiliser cette cellule pour entrer le montant de toute taxe provinciale supplémentaire (aux fins de l’impôt minimum) en sus du montant TD1 de base que l’employé aura déduit de leur paie.

Initiale Initial

Cette cellule sert à entrer la première lettre du deuxième nom de l’employé (autrement, l’initiale du second prénom). Par exemple, l’initiale du second prénom pour John Michael Scott serait "M". Cette fonctionst utile pour les employés qui préfèrent utiliser leurs deux noms et aussi quand 2 employés ont le même nom.

Langue Language

Cette cellule sert à spécifier la langue qui sera utilisée pour imprimer les rapports et le talon de paie que chaque employé recevra. Actueillement, le programme est disponible dans les deux langues officielles du Canada: anglais et français. L'édition de la cellule affichera une liste déroulante avec les trois options suivantes:

Inconnu - Choisir cette option pour se servir de la langue du navigateur par défaut.
Défaut - Choisir cette option pour la langue anglaisé.
Altérnatif - Choisir cette option pour la langue française.

Consulter la page d'aide Options pour d'autres renseignments à propos de cette fonction.

LCP LCP

Utiliser cette cellule pour spécifier le montant de crédits d’impôt des Fonds d'investissement des travailleurs que l’employé a achetés pendant l’année. (i.e.Grow Bonds). Les employés pourraient réclamer un crédit aux fins de l’impôt s’ils ont acheté une action approuvée du capital-actions d’une société agréée à capital de risque de travailleurs (SCRT). Consulter la site Web ARC pour de plus amples renseignements à ce sujet.

Message Message

Utiliser cette cellule pour laisser un message qui serait imprimé sur le talon de paie de l’employé. Par exemple, on pourrait écrire "N’oubliez pas de remettre les reçus de votre récent voyage d’affaires s.v.p.".

Si vous entrez une URL correctement formée dans cette cellule, le rapport PDF résultant créera un lien hypertexte cliquable qui peut diriger l'employé vers une page de site Web, une image, une vidéo ou tout élément Web de votre choix. Par exemple, si vous saisissez « https://www.canpay.com » dans cette cellule, l'employé peut cliquer sur le lien pour être dirigé vers le site Web de CanPay.
Ce message est réinitialisé (effacé) après la clôture du paiement.

À noter: La colonne Message de cet écran n'est transmise qu'à un seul employé. Si vous souhaitez transmettre un message groupé à tous les employés de la paie, vous devez utiliser l'option Message de l'écran Calculs.

Modèle Template

Cette cellule affiche le nom du modèle associé à l'employé actuel. Les modèles permettent de simplifier le processus de configuration du nouveau personnel en attribuant plusieurs caractéristiques et paramètres d’emploi à l’employé en une seule étape. Reportez-vous à la page d'aide sur les Modèles pour plus d'informations sur cette fonctionnalité.

Montant Calcul d'Impôt Tax Calculation Amount

Cette cellule sert à spécifier un montant fixe qui sera utilisé pour calculer l’impôt fédéral de l’employé. Ce champ est nécessaire si l’option Montant Fixe (de la cellule Calculer Impôt) a été choisie pour l’employé.

Montant Calcul d'Impôt Provincial Prov. Tax Calculation Amount

Cette cellule sert à spécifier le montant fixe qui sera utilisé pour calculer l'impôt provincial de l'employé. Ce champs est actif seulement si l'option Montant Fixe a été choisi dans la cellule Calculer Impôt Provincial pour l'employé.

Montant Max Compte Bancaire Secondaire Secondary Bank Max Amount

Cette cellule sert à définir le montant maximum des fonds qu’on peut déposer dans le deuxième compte de banque de l’employé par télévirement (TEF). Ceci peut être utile si l’employé veut qu’un montant spécifique de fonds soit déposé automatiquement chaque mois et le montant restant sera payé par chèque. Consulter la description d’aide Montants Maximums l'écran Employé - Comptes Bancaires pour en savoir plus à propos de cette fonction.

Montant TD1 Provincial Prov. TD1 Amount

Cette cellule sert à entrer le montant d’exemption personnelle que l’employé peut réclamer selon leur province d’emploi. Consulter la site web CanPay pour constater les montants provinciaux TD1 par province.

NAS SIN

Utilisez cette cellule pour entrer le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé. Ce numéro est validé et doit respecter le format à 9 chiffres requis. À Noter : Si vous entrez un NAS qui est déjà utilisé par un autre employé, un message d'avertissement s'affichera indiquant que le numéro est déjà utilisé et le nouveau NAS ne sera pas accepté.

Notes complémentaires:

Si cette cellule est laissée vide (par exemple, l'employé n'a pas encore reçu de NAS ou l'employé ne vous a pas encore fourni son numéro), le programme n'émettra pas de message d'avertissement. Cependant, l'omission sera notée si vous exécutez le Rapport d'examen des calculs. De plus, vous pouvez calculer la masse salariale et travailler avec le programme, mais n'oubliez pas que le NAS est requis pour les RE et les T4.
Si un employé ne fournit pas de NAS, l'employeur doit prouver qu'il a fait un effort raisonnable pour le recueillir, par exemple en faisant une demande écrite pour obtenir le NAS. En attendant de recevoir le NAS de votre employé, vous devez continuer à déduire les versements et à déclarer les retenues pour l'employé.
Les numéros d'assurance sociale qui commencent par un 9 sont des numéros temporaires. Si vous avez attribué un NAS temporaire lors de la création de l'employé, vous devriez vérifier auprès de l'employé pour voir s'il a depuis reçu un numéro permanent (puis entrez le numéro permanent ici).

Nom Autre Compte Bancaire Other Bank Account Name

Entrer le nom de la troisième institution financière de l'employé. (i.e. Banque Royale) en supposant que les comptes Primaire et Secondaire sont ouvertes et actives. On se sert de ce nom uniquement à eNETEmployeur et il n'apparaîtra pas à l'extérieur du programme. À noter: L'édition de cette cellule est possible seulement si la cellule Autoriser Autre Compte Bancaire est activée. Il faut que l'employé ait activé au moins une compte bancaire afin de se servir de l’option télévirement (TEF).

Nom Compte Bancaire Primaire Primary Bank Account Name

Utiliser cette cellule pour entrer le nom de la principale institution financière de l'employé. (c.a.d. Banque Royale) On se sert de ce nom uniquement à eNETEmployer et il n’apparaîtra pas en dehors du programme. À noter: L'édition de cette cellule est possible seulement si la cellule Autoriser Compte Bancaire Primaire est activée en cochant la case. Il faut que l'employé ait activé au moins un compte bancaire afin de se servir de l’option télévirement (TEF).

Nom Compte Bancaire Secondaire Secondary Bank Account Name

Entrer le nom de la deuxième institution financière de l'employé. (i.e. Banque Royale) en supposant que le compte Primaire est ouvert et actif. On se sert de ce nom uniquement à eNETEmployeur et il n'apparaîtra pas à l'extérieur du programme. À noter: L'édition de cette cellule est possible seulement si la cellule Autoriser Compte Bancaire Secondaire est activée en cochant la case. Il faut que l'employé ait activé au moins un compte bancaire afin de se servir de l’option télévirement (TEF).

Nom de Famille Surname

Utiliser cette cellule pour entrer le nom de famille de l’employé. (aussi connu comme "nom patronymique"). Par exemple, le nom de famille de Jean Lenoir serait Lenoir. On peut aussi entrer les préfixes/nom composés pour les noms des employés. Par exemple, le nom de famille de Jean Van Damne serait Van Damne. La cellule acceptera les caractères spéciaux aussi c.-à-d. O'Leary ou Elkjærd.

Nom d'Utilisateur User Name

Cette cellule affiche le nom de connexion unique de l'utilisateur qui lui permet d'accéder à eNETEmployer. Le nom doit être différent de tous les autres utilisateurs et peut contenir des lettres, des chiffres, des espaces ou des caractères spéciaux. Si le nom d'utilisateur a été généré par eNETEmployer, le nom sera basé sur le nom et le numéro de l'employé et inclura un suffixe généré par le système basé sur le nom de l'entreprise. Par exemple, si Marie LeBlanc travaille à l’entreprise XYZ, le nom d'utilisateur par défaut pourrait être : mleblanc@enterprisexyz. À noter: Vous pouvez modifier le nom de chaque utilisateur (même s'il a été généré par le système), mais le suffixe ne peut pas être modifié.

Les noms d'utilisateur sont créés de deux manières:

Automatiquement lorsque vous créez un compte d'utilisateur en libre-service pour les employés. Consultez la Présentation des comptes d'utilisateurs en libre-service pour plus de détails.
Lorsque vous ajoutez un utilisateur manuellement dans l'écran Admin - Utilisateurs de l'onglet Employeur.

Pays Country

Cette cellule sert à spécifier le pays de résidence de l’employé. En ce moment, le programme acceptera le Canada ou les États-Unis.

Personnes à charge Dependents

Cette cellule sert à entrer la nombre de personnes à charge que l'employé reclamera pour fins d'exemption et crédits d'impôt à la formulaire TD1. Personnes à charge veut dire de la parenté ou famille éligible. La plupart des réclamations exige que la personne à charge réside avec l'employé.

Position Position

Cette cellule sert à spécifier la désignation de poste de l’employé, tel que réceptionniste, expéditeur, mécanicien, etc. On peut se servir de cette désignation aux différents rapports.

Pourcentage Calcul d'Impôt Tax Calculation Percent

Cette cellule sert à spécifier le pourcentage de la paie nette de l’employé qui sera utilisé pour calculer l’impôt fédéral. Ce champ est nécessaire si l’option Pourcentage (de la cellule Calculer Impôt) a été choisie pour l’employé.

Pourcentage Calcul d'Impôt Provincial Prov. Tax Calculation Percent

Cette cellule sert à spécifier le pourcentage de la paie nette de l’employé qui sera utilisé pour calculer l’impôt provincial. On a besoin de ce champ seulement si l’option Pourcentage a été activée (dans la cellule Calculer Taxe Provinciale pour l’employé).

Prénom Given Name

Utiliser cette cellule pour entrer le prénom de l’employé (Le prénom de Jean Marchand est "Jean"). La cellule acceptera les caractères spéciaux -c.-à-d. Maríe-Josée ou Günther.

Province / État Province / State

Utiliser cette cellule pour spécifier la province (ou état) de résidence de l'employé.

Province Imposable Tax Province

Cette cellule permet de spécifier la province imposable de l’employé. La plupart du temps, Province d’Adresse et Province d’Impôt sont les mêmes. La seule exception serait le cas où un employé travaille dans une province et habite une autre.

À noter: Si vous choisissez l'option « À l'extérieur du Canada », le rapport T4, T4A et T4 Révision affichera « ZZ » comme province de l'employé.

Remarques Notes

Utilisez cette cellule pour entrer des notes relatives à l'employé individuel. Ces notes ne sont utilisées qu'à titre indicatif et ne figureront sur aucun rapport ou dans aucun autre emplacement du programme.

Vous pouvez entrer un maximum de 255 caractères, y compris des espaces.

Résiliation Termination

Utilisez cette cellule pour spécifier le dernier jour pour lequel l'employé a été payé jusqu'à. Il s'agit généralement du dernier jour où ils ont travaillé (en cas de licenciement, de départ en congé, etc.) On peut entrer la date en se servant du format: jj/mm/aaaa. Il est aussi possible de spécifier une date en choisissant l’icône Calendrier et en cliquant la date du calendrier.

Sexe Gender

Utiliser cette cellule pour spécifier l’association préférée de l’employé. L’édition de la cellule affichera une liste déroulante avec les options disponibles.

Statut Status

Cette cellule sert à spécifier le statut de l'employé dans la feuille de paie. Les options sont les suivantes:

Actif - Indique que l’employé est engagé à travailler activement avec l’entreprise. Il est actif dans la feuille de paie.
En Congé - Indique que l’employé est absent du travail pour une période de temps indéfinie.
Terminé - Indique que l'employé ne travaille plus dans l'entreprise et est maintenant exclu de la paie. À noter: Les employés sont automatiquement définis sur ce statut s'ils sont définis sur le statut de la Dernière paie et que la paie est alors fermée (voir la description de la Dernière paie ci-dessous). Notez que le mot « terminé » est utilisé de manière générique pour indiquer que l'employé n'est plus actif dans la liste de paie (par opposition à son licenciement). Ce statut est applicable dans de nombreux cas (retraite de l'entreprise, démission d'emploi, perte définitive d'emploi, etc.).
Derniére Paie - Indique que le prochain passage de paie pour l’employé sera la dernière paie. À noter: Tel que susmentionné, si vous attribuez ce statut à un employé, et fermez la paie, le statut de l'employé sera Congédié et l'employé sera exclu des passages de paie ultérieurs. (voir ci-dessus).
Spéciale - Indique qu’il faut inclure l’employé dans les passages de paie ultérieurs suivants : Supplementaire, additionnel, ou renversé (Spéciale). Cette option sert mieux aux cas où le passage de paie s’applique à un employé ou un nombre limité d’employés. Si une feuille de paie Renverser (Tous) est lancée, le programme ne tiendra pas compte de ce statut, car tous les employés seront payés automatiquement. À noter: Les employés marqués comme Spéciale seront automatiquement remis au statut Actif lorsque le cycle de paie est fermé.
Supprimé - Indique qu’on a enlevé l’employé de la feuille de paie parce qu’il n’a jamais travaillé pour l’entreprise. Ce statut ne peut pas être choisi explicitement, mais est plutôt attribué lorsqu'un employé est supprimé de l'écran Employé - Configurer l'employé. Reportez-vous au didacticiel Suppression d'employés pour en savoir plus sur ce statut. À Noter: Si vous supprimez un employé qui possédait un compte utilisateur (soit à des fins de modification de la paie, soit pour consulter les fiches de paie personnelles), le compte de l'utilisateur sera désactivé. Si nécessaire, vous pouvez réactiver le compte dans l'écran Admin - Utilisateurs sous l'onglet Employeur.

Considérations relatives au statut - Les éléments suivants doivent être pris en compte si vous utilisez le module Paie en conjonction avec le module RH et/ou les modules Employeur :

Employés masqués - Si le statut d'un employé est défini sur Terminé, En congé ou Supprimé, il ne sera visible que dans l'écran Employé - Paramètres de statut du module Paie (car vous avez besoin d'un moyen de « réactiver » un employé s'il revient au travail). Le fait de masquer les employés inactifs de la paie offre une vue épurée où vous ne voyez que les employés qui sont activement gérés. Cependant, les employés de tous les statuts seront toujours visibles dans les modules RH et Employeur, car ces deux modules affichent tous les employés qui résident dans votre Base de données des employés.À noter: si vous souhaitez afficher tous les employés dans le module Paie, quel que soit leur statut, vous pouvez ouvrir l'écran Utilisateur - Options et cocher la case Afficher tous les employés.
Employés inactifs dans le module Paie - Si le statut d'un employé est défini sur Terminé, En congé ou Supprimé dans le module Paie, son statut dans les modules RH ou Employeur restera inchangé. Cela est dû au fait qu'un employé peut être « inactif » dans une paie donnée, mais faire toujours partie de l'entreprise du point de vue des RH. La définition de son statut dans le module RH ou Employeur n'a aucun effet sur son statut dans le module Paie.

Consultez la page d'aide Paramètres d'état pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.
Voir un didacticiel étape par étape sur cette fonctionnalité

Téléphone Telephone

Utiliser cette cellule pour enregistrer le numéro de téléphone de l’employé. Le format est le suivant "+ (Code Régionale) Numéro de téléphone +Extension" Par exemple, si Jean Gingras habite Montréal, QC et son numéro au travail comprend une extension de 200, il faudrait composer: 1 514 555-5555 +200.

Valider Compte Bancaire Secondaire Secondary Bank Account Enable

Utiliser cette cellule pour spécifier si un deuxième compte de banque sera utilisé dans le calcul de la paie pour l’employé (en supposant que le compte primaire est ouvert et actif). L’édition de la cellule affichera une case à cocher pour choisir l’option désirée : Oui ou (le deuxième compte de banque est actif dans la feuille de paie) ou Non (le deuxième compte de banque n'est pas actif dans la feuille de paie).

Ville City

Utiliser cette cellule pour entrer la ville de résidence de l'employé. Normalement, il s'agit de la ville qui se trouve dans leur adresse postale, pour formules T4/T4A et à des fins documentaires.