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Imprimer les formulaires de fin d'année (onglet Paie)

Utiliser cet écran afin de définir les paramètres qui serviront pour imprimer les copies de vos feuillets T4, T4A et RL-1. Chaque ligne du tableau représente un groupe de paramètres pour créer un feuillet individuel. Vous pouvez vous servir d’une seule ligne et modifier les renseignements chaque fois que vous désirez créer un rapport ou vous pouvez ajouter des lignes multiples qui représentent chaque rapport individuel que vous souhaitez créer. (la deuxième méthode est plus efficace).

Voir le tutoriel étape par étape (Anglais)

Boutons communs

Consultez la page Descriptions des boutons pour afficher une description détaillée de chaque bouton affiché à l’écran (dans la barre de boutons en haut du tableau ou dans le tableau lui-même). À noter: Si un bouton est indisponible (c'est-à-dire que son texte apparaît en Gris), soit la commande n'est pas applicable à l'écran en cours, soit sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu'une seule fois).

La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction.

# Courriels envoyés Times Emailed

Disponible uniquement pour le type de sortie « Imprimer avec arrière-plan du formulaire », cette cellule affiche le nombre de fois que des e-mails ont été envoyés aux employés concernés (c'est-à-dire le nombre de fois où le bouton E-mail a été enfoncé). Cette cellule n'est pas modifiable.

Alignement Droit Right

Cette cellule sert à contrôler l’alignement droit des feuillets imprimés pour vos chèques imprimés et rapports. Si vous avez besoin d’aligner vos données imprimées du côté droit de la page, il faut entrer une valeur numérique à un chiffre et puis générer le rapport pour constater le résultat. Plus la valeur est élevée, plus l’impression sera contrebalancée vers le centre.

Année Year

Cette cellule sert à spécifier l’année sur laquelle le rapport doit reposer.

Boîte de réception Inbox

Disponible uniquement pour les rapports pouvant être envoyés par courrier électronique, cliquez sur ce bouton pour télécharger le rapport actuel dans la boîte de réception eNET de l'employé concerné. eNETInbox est un outil de stockage basé sur le cloud qui permet aux employés de consulter facilement leurs relevés de paie historiques, T4, T4A et RL-1. Discutez avec un représentant commercial CanPay pour plus de détails.

Commander par Order By

Utiliser cette cellule pour spécifier l’ordre primaire du tri des données du rapport. Les options de la liste reposent sur les paramètres au niveau des employés (tel que défini à l’écran Configurer Employé). En choisissant une option de la liste déroulante, on peut trier les données du rapport selon l’élément qu’on a choisi de la cellule. Par exemple, pour afficher un rapport où les données ont été triées selon la province de résidence de chaque employé, on choisirait l’option Province de la liste déroulante. Voici les options possibles: No.# d’Employé, Nom, Province, et NAS.

Copie ARC Government Copy

Utiliser cette cellule pour spécifier si on devrait créer une copie imprimée pour l’ARC. L’édition de la cellule affichera une case à cocher où on peut spécifier les deux options disponibles: Oui (on créera les feuillets imprimés pour l’employeur) ou Non (on ne créera pas les feuillets pour l’employeur).

Copie d'Employé Employee Copy

Utiliser cette cellule pour spécifier s’il faut créer une copie du feuillet imprimée pour chaque employé. L’édition de la cellule affichera une case à cocher où il est possible de spécifier les deux options disponibles: Oui (on créera les feuillets imprimés pour chaque employé) ou Non (on ne créera pas les feuillets imprimés pour chaque employé).

Si vous choisissez de créer les feuillets imprimés, chaque page contiendra l’information d’un seul employé. Par exemple, s’il agit des feuillets T4, les renseignements de chaque employé seront imprimés sur la partie supérieure et inférieure du formulaire T4. Ceci vous permettra de donner une seule fiche à votre employé. À noter: Il faudra imprimer et donner 2 copies du T4 à l’employé- une pour le dossier de l’employé et l’autre pour l’ARC.

Copie d'Employeur Employer Copy

Utiliser cette cellule pour spécifier si on devrait créer une copie imprimée pour l’employeur. L’édition de la cellule affichera une case à cocher où on peut spécifier les deux options: À noter: Il faudra imprimer et donner 2 copies de T4 à l’employé- une pour le dossier de l’employé et l’autre pour l’ARC.

Courriel Email

Courriel - Disponible pour le type de sortie « Imprimer avec arrière-plan du formulaire » uniquement, sélectionnez ce bouton pour envoyer des T4/T4A aux employés concernés (voir la remarque ci-dessous).

À noter: Les éléments suivants s'appliquent lors de l'utilisation du bouton Email:

Protection par mot de passe - Vous ne pouvez envoyer par courrier électronique des relevés de fin d'année que si vous avez activé l'option Protection par mot de passe (reportez-vous à la description de l'aide de Protection par mot de passe ci-dessous pour plus d'informations).
Adresses e-mail valides - Les relevés seront envoyés uniquement aux employés disposant d'une adresse e-mail valide définie pour eux dans l'écran Employé - Configurer l'employé. Si vous avez des employés sans adresse e-mail, vous pouvez utiliser le bouton Générer un rapport sur cette ligne pour envoyer leurs relevés à une imprimante. Lorsque le bouton Générer un rapport est sélectionné, seuls les employés sans adresse e-mail seront inclus dans le rapport.
Statut terminé - Le bouton Email envoie uniquement des T4 aux employés qui ont le paramètre de statut suivant: Actif, En congé, Dernière paie ou Spécial. Les employés licenciés ne sont pas inclus dans le processus de courrier électronique, car leur adresse électronique est exclue lorsque vous générez les T4 (c'est intentionnel). Cependant, si vous souhaitez utiliser le bouton Email pour envoyer des T4 aux employés licenciés, vous pouvez ouvrir l'écran Fin d'année - Editer T4 et ajouter manuellement les adresses électroniques au T4 de chaque employé - vous pourrez alors envoyer les T4 à l'aide du bouton Email.
Expéditeur du courrier électronique - Les relevés envoyés par courrier électronique seront adressés comme provenant de la personne désignée comme type de contact Administration tel que défini dans l'écran Paie actuelle - Contacts.

De From

Utiliser cette cellule pour définir la gamme des noms de famille d’employés sur laquelle on peut baser ce rapport. Par exemple, si on souhaite imprimer les données pour tous les employés dont le nom de famille commence avec les lettres A jusqu’à E, il faudrait inscrire "A" à cette cellule et "D" à la cellule Jusqu’à (voir ci-dessous).

Dernier courriel Last Emailed

Disponible uniquement pour le type de sortie « Imprimer avec arrière-plan du formulaire », cette cellule affiche la date à laquelle les relevés ont été envoyés pour la dernière fois aux employés concernés. Cette cellule n'est pas modifiable et affichera l'un des deux éléments suivants : 1) la date d'envoi la plus récente des relevés ou, 2) il affichera Jamais (indiquant que les relevés de paie n'ont jamais été envoyés par courriel).

Formulaires d'employé Employee Forms

Cette cellule affiche une liste des formulaires d'employé disponibles qui peuvent être imprimés ou exportés pour le type et l'année sélectionnés. Les formulaires de cette liste sont basés sur les différents relevés de fin d'année qui ont été générés pour chaque employé dans les écrans Editer T4, Editer T4A ou Editer Reléve -1.

Lorsque vous consultez la liste déroulante, le type de relevé (T4/RL1 ou T4A) apparaîtra, suivi du Nom, de la Province d'imposition et du Compte d'entreprise de l'employé. La liste déroulante comprend également un champ de recherche en haut dans lequel vous pouvez saisir un nom ou un élément (ou une partie de l'un ou l'autre) et afficher rapidement les employés correspondants dans la liste.

En Bas Bottom

Utiliser cette cellule pour contrôler l’alignement du bas de la page pour vos feuillets imprimés, si vous avez besoin de monter vos données imprimées afin de les imprimer. Pour ce faire, il faut entrer une valeur numérique à un chiffre et puis régénérer le rapport pour constater le changement. Plus la valeur est élevée, plus l’impression sera contrebalancée.

En Haut Top

Utiliser cette cellule pour contrôler l’alignement du haut de la page pour vos chèques imprimés et rapports. Si vous avez besoin de descendre vos données imprimées afin de les imprimer, il faut entrer une valeur numérique à un chiffre et puis régénérer le rapport pour constater le changement. Plus la valeur est élevée, plus l’impression sera contrebalancée.

Gauche Left

Cette cellule sert à contrôler l’alignement gauche des feuillets imprimés. Si vous avez besoin d’aligner vos données imprimées du côté gauche de la page, il faut entrer une valeur numérique à un chiffre et puis générer le rapport pour constater le résultat. Plus la valeur est élevée, plus l’impression sera contrebalancée vers le centre.

Générer Rapport Generate Report

Générer Rapport - Utiliser le bouton dans cette cellule pour créer le rapport correspondant qui est défini à la cellule Type pour la ligne. Le choix du bouton génère le rapport et les résultats sont sauvegardés dans un fichier PDF. Le fichier sera sauvegardé selon vos paramètres de navigateur dans votre dossier Téléchargements où vous verrez une fenêtre éclaire qui vous dira où vous pourrez enregistrer le fichier.

Jusqu'à Range To

Utiliser cette cellule pour définir la gamme des noms de famille d’employés sur laquelle on peut baser ce rapport. Par exemple, si on souhaite imprimer les données pour tous les employés dont le nom de famille commence avec les lettres A jusqu’à E, il faudrait inscrire "D" à cette cellule et "A" à la cellule À Partir de (voir ci-dessus).

Les dernier courriels envoyés à Last Emailed To

Dernier e-mail à Disponible uniquement pour le type de sortie « Imprimer avec arrière-plan du formulaire », cette cellule vous permet d'afficher un journal des employés à qui un relevé a été envoyé par courrier électronique la dernière fois que le processus de courrier électronique a été effectué. Lorsque vous choisissez le lien Afficher, une fenêtre apparaît affichant le numéro, le nom et l'adresse e-mail de chaque employé. Vous pouvez copier ce texte dans un autre programme ou imprimer le contenu de la fenêtre à l'aide de l'icône Imprimer dans la barre d'outils de la fenêtre.

Nom Name

Utiliser cette cellule pour spécifier un nom pour le rapport à des fins administratifs. Par exemple, si vous avez choisi le feuillet T4 et défini ses paramètres sans image d’arrière-plan, vous pourriez nommer le rapport T4 – Sans Arrière-Plan. On peut aussi se servir de la cellule Nom pour distinguer entre deux rapports semblables. Par exemple, si on a deux rapports séparés basés sur le même rapport T4A, et chacun se rapporte à deux feuillets T4A- Original et Modifications, on pourrait les nommer T4A - Original and T4A - Modifications respectivement.

Nombre de derniers e-mails Last Emailed Count

Disponible uniquement pour le type de sortie « Imprimer avec arrière-plan du formulaire », cette cellule affiche le nombre d'e-mails qui ont été envoyés avec succès aux employés concernés. Cette cellule n'est pas modifiable.

Protéger par mot de passe Password Protect

Applicable aux rapports/relevés PDF uniquement, utilisez cette cellule pour spécifier si le PDF nécessitera un mot de passe pour être ouvert. Il existe deux types de mots de passe de rapport :

Défini par l'utilisateur - Pour les rapports/relevés imprimés, le programme utilisera un mot de passe défini par l'utilisateur qui peut être saisi dans l'écran Utilisateur - Options. Cliquez ici pour plus de détails.
Généré par le système - For reports/statements that are emailed from within the program (par exemple, Relevés de paie, T4, T4a, Rl1), le programme utilisera un mot de passe généré par le système composé des 3 derniers chiffres du NAS de l'employé suivis de son 4- chiffre de l'année de naissance. À noter: Si le NAS et/ou la date de naissance d'un employé sont manquants dans l'écran Employé - Configurer l'employé, le relevé PDF résultant ne sera pas protégé par mot de passe.

T4 manuels - Si vous créez un T4 manuellement et souhaitez l'envoyer par courrier électronique, le numéro d'assurance sociale de l'employé sera utilisé comme mot de passe (puisque le programme ne connaît pas la date de naissance de l'employé).

Relevés des Courriel Email Statements

Disponible uniquement pour les rapports de fin d'année pour lesquels l'option « Imprimer avec l'arrière-plan du formulaire » est sélectionnée dans la colonne Sortie. Utilisez cette cellule pour spécifier si les relevés de fin d'année doivent être mis à disposition pour être envoyés par courrier électronique aux employés concernés. Cocher la case activera le bouton E-mail dans la cellule E-mail (reportez-vous à la description de l'aide par Courriel ci-dessus pour plus d'informations).

Sortie Output

Disponible seulement pour les feuillets T4 et T4A, utiliser cette cellule pour spécifier le type de sortie pour ce rapport. Les options sont les suivantes:

Transmission par Internet (XML) - Exporter les données comme fichier XML qu’on peut télécharger à une transmission électronique T4 en ligne (CRA).
Imprimer avec Arrière-Plan du formulaire - Générer un PDF des renseignements avec l’image du formulaire à l’arrière-plan. L’ARC accepte ces deux types de feuillets électroniques aux fins de déclaration de l’impôt.
Imprimer aux Feuilles de Format à Pression (2011) - Génère un PDF qui est formaté pour l’impression à un formulaire style Z (pour 2011) qu’on utilise pour les plieuses à pression.
Imprimer feuillets 2010-2011 - Génère un PDF à partir des renseignements format à imprimer aux feuillets préimprimés (2010 à 2011) qui ont été distribués par l’ARC. Il n’y a aucun arrière-plan au fichier PDF.
Imprimer 2012-2013 Feuillets - Génère un PDF des renseignements formatés à imprimer sur des feuillets préimprimés (2012 à 2013) qui ont été distribués par l’ARC. Le fichier PDF ne contient aucun arrière-plan.
Imprimer aux Feuilles de Format à Pression (2012-2013) - Génère un PDF qui est formaté pour l’impression à un formulaire style Z (pour 2012 à 2013) qu’on utilise pour les plieuses à pression.

Test Test

En cliquant sur ce bouton, vous exécutez un test du rapport actuel pour voir si vos données satisfont aux exigences d'un rapport valide. Cela peut être utile si vous disposez d'une paie détaillée et souhaitez éviter de générer un PDF volumineux pouvant contenir des éléments de saisie de données qui doivent encore être revus/corrigés.

Type Type

Utiliser cette cellule pour spécifier le type de rapport que vous voulez générer. Consulter les descriptions ci-dessous pour en connaître davantage l’information qui se trouve dans chaque rapport.

T4 - Ce rapport génère les feuillets T4 pour vos employés. Les feuillets T4 déclarent le total de la rémunération payée et l’impôt retenu de chaque employé pour l’année civile . La sortie du rapport dépendra de l’option choisie par vous.(c.-à-d. Afficher le rapport comme fichier PDF ou le faire sortir comme fichier XML pour la transmission par Internet, etc.).
T4A - Ce rapport génère les feuillets T4A pour vos employés. Les feuillets T4A déclarent les revenus de l’employé qui proviennent de l’état du revenu de pension, de retraite, de rentes ou d'autres sources qui n’ont pas été déclarées au feuillet T4. D’autres exemples de revenus seront les avantages pour primes de soins médicaux, un régime enregistré d'épargne-invalidité (REEI), les prestations consécutives au décès, les paiements de revenu accumulé d'un REEE, ou un compte d'épargne libre d'impôt (CELI). Il peut aussi y avoir du revenu gagné en faisant les petits boulots, à titre de pigiste ou travailleur autonome.
Révision T4 - Ce rapport résume tous les sommaires T4 qui ont été générés pour l’année spécifiée. Il énuméra chaque employé et leurs montants correspondants pour chaque case du T4. S’il y a un problème avec un ou plusieurs sommaire(s) T4 pendant le traitement, vous verrez un avertissement en rouge au-dessus du tableau. Ce rapport comprend aussi les montants finals et les numéros de cases T4 utilisés pour remplir une Sommaire T4. Le rapport est très utile pour concilier les totaux annuels avec les paiements de retenues à la source qui ont été versés à l’ARC pendant l’année.
Révision T4A - Ce rapport résume tous les sommaires T4A qui ont été générés pour l’année spécifiée. Il énuméra chaque employé et leurs montants correspondants pour chaque case du T4A. S’il y a un problème avec un ou plusieurs sommaire(s) T4A pendant le traitement, vous verrez un avertissement en rouge au-dessus du tableau. Ce rapport comprend aussi les montants finals et les numéros de cases T4A utilisés pour remplir une Sommaire T4A. Le rapport est très utile pour concilier les totaux annuels avec les paiements de retenues à la source qui ont été versés à l’ARC pendant l’année.
RL-1 - Ce rapport génère le RL-1 (RL-1) final pour vos employés. On se sert essentiellement du feuillet RL-1 pour déclarer la salaire ou autre rémunération versée à un employé ainsi que les commissions, honoraires ou d’autres montants versés à un travailleur autonome. On se sert aussi du feuillet pour déclarer les retenues et les cotisations déduites à la source par l’employeur de la rémunération susmentionnée.

Type de rapport Report Type

Utiliser cette cellule pour spécifier s'il s'agit d'un nouveau rapport ou une modification d’un ancien rapport. Voici les options possibles:

Originaux - Choisir cette option si on vient de créer le formulaire. C’est la première fois que la forme a été déposée avec l’ARC.
Amendements - Choisir cette option pour un formulaire déjà créé et déposé avec l’ARC. Le nouveau formulaire sera identifié comme Modifié et comprendra tous les modifications qu’on a faites aux données.

Vue rapide Quick View

Cliquer sur ce bouton affiche le contenu du rapport actuel dans une fenêtre contextuelle sans avoir à produire un PDF au préalable. La fenêtre offre un certain nombre d'options d'affichage utiles telles qu'une recherche de texte, un zoom, une impression et bien plus encore.