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Édition des T4A (onglet Paie)

On se sert de cet écran pour afficher et modifier les formulaires T4A de chaque employé, si nécessaire. Beaucoup de cellules seront déjà remplies de l’information automatiquement suite aux calculs effectués par le programme, cependant, il existe de circonstances dans lesquelles vous devrez peut-être ajuster manuellement un montant à la fin de l'année. En plus, vous aurez besoin de compléter certaines options du formulaire manuellement.

Voir le tutoriel étape par étape (Anglais)

Il est possible de générer les T4A pour une année spécifique (pour tous les employés applicables) ou on peut créer une T4A manuellement au besoin. Par exemple, si un employé a arrêté de travailler et on ne voulait pas se servir du bouton Générer T4A pour en créer une pour tous les autres employés, on se servira du bouton Nouveau pour ajouter un seul dossier.

Boutons communs (sur tous les écrans)

Les boutons de commande suivants apparaissent sur tous les écrans. Choisissez un bouton pour afficher une description détaillée de chaque commande. Remarque : Si un bouton n’est pas disponible (son texte apparaît en gris), cela signifie soit que la commande n’est pas applicable à l’écran actuel, soit que sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu’une seule fois). Vous pouvez également consulter la page d’aide « Descriptions des boutons » pour afficher les descriptions détaillées de tous les boutons du programme sur une seule page.

Boutons Spécifiques à la Contexte (Unique à cet Écran)

Générer les T4A - Ce bouton créera les T4A pour tous les employés de la paie courante, en se servant des données de l’année choisie de la liste déroulante qui se trouve à la droite de ce bouton. Une fois le processus terminé, un message s’affichera ( dans la barre de confirmation au-dessus du tableau) pour indiquer combien de T4A ont été créés. Si l’opération n’a pas réussi, d’autres messages s’afficheront pour indiquer les étapes à suivre pour créer les T4A.

À noter: La sélection de ce bouton écrasera tous les T4 qui ont été créés précédemment à l'aide du bouton Générer des T4A. Si vous devez générer des T4A pour tous les employés, mais que vous avez apporté des modifications à un ou plusieurs T4A, ces modifications seront écrasées. Les T4A créés manuellement à l'aide du bouton Nouveau ne sont pas affectés par l'utilisation de ce bouton.

Colonnes du tableau

La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction.

Adresse Address

Utiliser cette cellule pour entrer l’adresse physique (le cas échéant) de la résidence de l’employé. Il faut entrer l’adresse en tant qu’entité unique (i.e. 698 South Street ou Suite 3 - 600 South Street).

Adresse Supplémentaire Additional Address Info

Utiliser cette cellule pour noter des renseignements supplémentaires d’adresse qui ne sont pas dans la cellule Adresse qui pourraient s’avérer utiles. Ceci pourrait comprendre les désignations de livraison complètes ou les immeubles à unités multiples tels que STE 208 (Suite 208), APPT 33 (Appartement 33), etc. le cas échéant.

Afficher View

Afficher - Ce bouton vous permet d'afficher les informations T4A dans une fenêtre contextuelle sans avoir à produire un PDF à l'avance. La fenêtre offre un certain nombre d’options de visualisation utiles, telles que la recherche de texte, le zoom, l’impression, etc.

Ajouté Manuellement Manually Added

Cocher cette boîte si la T4A de l’employé a été ajoutée à la main. Cette option sert à des fins administratives et peut être utile si on veut distinguer des T4A générés par le programme contre ceux qui ont été créés manuellement.

Année Year

Cette cellule affiche l’année de la création du T4A. Il est impossible de changer cette année qui est déterminée quand le T4A est créé (via la liste déroulante et avec les boutons Nouveau ou Générer.

Approuvé Approved

Cochez cette case si le T4A de cet employé est approuvé et prêt à être consulté par l'employé. Si le T4A est marqué comme approuvé, il deviendra visible dans le Compte d'utilisateur libre-service de l'employé la prochaine fois qu'il se connectera. À noter : Cette cellule se met automatiquement à jour pour indiquer « Oui » lorsque vous choisissez le bouton Approuver tout dans la Barre de boutons.

Autres Informations (1-12) Other Information (1-12)

On peut utiliser les champs dans cette section pour entrer les montants en dollars qui se rapportent à d’autres revenus. Il faut que chaque code choisi comprenne un montant en dollars dans sa colonne correspondante Autre Montant. Par exemple, si on spécifie l’option 106 - Prestation de Décès dans la cellule Autre Information 2, il faudra définir un montant en dollars correspondant à la cellule Autre Montant 2.

Autre Montant (1-12) Other Amount (1-12)

On peut utiliser ces cellules pour entrer les montants en dollars qui se rapportent à d’autres revenus. Chaque entrée dans cette section doit comprendre une entrée correspondante à la colonne Autres Informations. Par exemple, si on entre 2500$ à la cellule Autre Montant 2 pour les montants Prestation de Décès que l’employé a reçus, il faut choisir l’option 106 - Prestation de Décès dans la cellule correspondante Autre Information 2.

Case 13 jusqu’à 48 Box 13 through 48

Utiliser les champs dans cette section pour entrer les montants appropriés pour chaque élément relié à la T4A. Ces cases correspondent à celles qui se trouvent au formulaire imprimé de l’employé. Veuillez consulter la site web ARC pour de plus amples renseignements à propos de ces cases. ( les descriptions générales ci-dessous sont fournies à titre de référence seulement.

• Boîte 13 - Numéro de Compte du Bénéficiaire - Il s’agit du numéro de compte du bénéficiaire’s si le bénéficiaire du montant déclaré est une entreprise (propriétaire unique, partenariat ou corporation).
• Box 16 - Prestations de retraite ou autre pension - Cette boîte contient la partie imposable de la rente que vous avez payée pour un employé actif ou à la retraite, le survivant ou la conjointe d’un employé versé d’une pension de retraite ou fonds enregistré de pension, y compris les prestations d’invalidité versées comme une rente viagère.
• Box 18 – Paiements Forfaitaires - Cette boîte contient la partie imposable d’un paiement unique par suite du régime de pension ou caisse de retraite y compris un paiement unique par suite:
  • du retrait du régime, de la retraite ou du décès d’un employé ou d’un ancien employé;
  • de la cessation, à l’amendement ou de la modification du régime; ou
  • du remboursement des cotisations excédentaires du régime.
    Aussi, inscrire la partie imposable de tout paiement unique provenant d'un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) y compris un paiement unique par suite du retrait du régime, de la retraite ou du décès d'un employé ou d'un ancien employé, ou le remboursement des cotisations excédentaires du régime.
• Box 20 – Commissions d’un Travail Indépendant - Cette boîte contient le montant de commission verse à un agent indépendant. Il ne faut pas inclure la TPS/TVH versée au bénéficiaire pour ses services.
• Box 22 – Impôt sur le Revenu Retenu - Cette boîte contient l’impôt sur le revenu fédérale, provinciale (sauf le Québec), et territoriale retenue pour l’année. Elle devrait être vide si aucun impôt n’a été retenu. Il ne faut pas inclure les montants retenus en ordonnance de saisie ou une ordonnance à payer des arriérés d’impôts évalués auparavant.
• Box 24 - Rentes - Cette boîte contient les paiements d’une rente achetée par un individu avec un remboursement de primes du REER d’un rentier décédé.
• Box 48 – Frais pour Services Rendus - Entrer des frais ou d’autre montants payés pour les services rendus. Ne pas inclure la TPS/TVH versée au bénéficiaire pour ses services.

Code Postale Postal Code

Cette cellule sert à spécifier le code postal de l’entreprise, selon leur adresse postale. Le format exigé consiste de deux groupes de trois caractères, le premier commence avec une lettre et le deuxième commence avec un chiffre. (p. ex. R2R 2R2).

Courriel Email

Utilisez cette cellule pour saisir l'adresse courriel de l'employé qui sera utilisée pour envoyer le document de fin d'année par courriel via la fonction Courriel de l'écran Imprimer les formulaires de fin d'année. Lors de la génération des documents de fin d'année, l'adresse courriel sera initialement renseignée avec l'adresse courriel de l'employé telle que saisie dans l'écran Employé - Configurer Employé (mais uniquement si le statut de l'employé est autre que « Terminé »). Consultez la note Courriel - Statut terminé de l'écran Imprimer les formulaires de fin d'année pour plus d'informations.

Les adresses courriel valides, telles que john.smith@example.com, sont composées du nom, suivi du symbole @, puis d'un domaine. La partie « domaine » n'est pas sensible à la casse, mais la partie « nom » peut l'être, selon les paramètres du serveur de messagerie du destinataire. Les traits de soulignement et les tirets sont autorisés, mais les autres caractères spéciaux ne le sont pas (par exemple, #, $, !, guillemets et espaces).

Dernier Nom Last Name

Utiliser cette cellule pour entrer le nom de famille de l’employé. (aussi connu comme "nom patronymique"). Par exemple, le nom de famille de Jean Lenoir serait Lenoir. On peut aussi entrer les préfixes/nom composés pour les noms des employés. Par exemple, le nom de famille de Jean Van Damne serait Van Damne. La cellule acceptera les caractères spéciaux aussi c.-à-d. O'Leary ou Elkjærd.

L’Année Dernièr Last Year

Cette cellule dont l’édition est impossible indique si le T4A a été généré pour l’année précédente. Les deux possibilités sont Oui (le T4A a été généré l’année passée) ou Non (le T4A a été généré pour une année qui précèdait l’année passée). On fournit cette option à des fins de tri pour qu’on puisse regarder beaucoup de T4A par leur année, au lieu de défiler toutes les rangées de vieux T4A. Par exemple, si on a commencé l’année 2016 et vous avez terminé la fin de l’année financière pour votre entreprise de 100 employés québécois, vous verrez 100 T4A affichés au tableau. Un an plus tard, le processus se répétera et 100 autres T4A seront générés et la grandeur de la liste augmentera par conséquent. À ce moment, vous pourriez utiliser la fonction Trier pour arranger votre affichage des T4A en se servant de la colonne l’Année Passée pour mettre les T4A de l’année passée en haut de la liste.

Numéro d’Assurance Sociale Social Insurance Number

Utilisez cette cellule pour entrer le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé. Ce numéro est validé et doit respecter le format à 9 chiffres requis. À Noter : Si vous entrez un NAS qui est déjà utilisé par un autre employé, un message d’avertissement s’affichera, indiquant que le numéro est déjà utilisé et que le nouveau NAS ne sera pas accepté.

Notes complémentaires: Si cette cellule est laissée vide (par exemple, l'employé n'a pas encore reçu de NAS ou l'employé ne vous a pas encore fourni son numéro), le programme n'émettra pas de message d'avertissement. Cependant, l'omission sera notée si vous exécutez le Rapport d'examen des calculs. De plus, vous pouvez calculer la masse salariale et travailler avec le programme, mais n'oubliez pas que le NAS est requis pour les RE et les T4. Si un employé ne fournit pas de NAS, l'employeur doit prouver qu'il a fait un effort raisonnable pour le recueillir, par exemple en faisant une demande écrite pour obtenir le NAS. En attendant de recevoir le NAS de votre employé, vous devez continuer à déduire les versements et à déclarer les retenues pour l'employé. Les numéros d'assurance sociale qui commencent par un 9 sont des numéros temporaires. Si vous avez attribué un NAS temporaire lors de la création de l'employé, vous devriez vérifier auprès de l'employé pour voir s'il a depuis reçu un numéro permanent (puis entrez le numéro permanent ici).

Numéro de Compte de Feuille de Paie Payer's Account Number

Utiliser cette cellule pour entrer les 15 caractères du numéro de compte du programme de feuille de paie.

Numéro d’Employé Employee Number

Cette cellule affiche le numéro unique qui identifie l'employé dans cette paie. Des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) peuvent être utilisés. par exemple. 001 ou MGM001.

Prestations dentaires (case 45) Dental Benefits (Box 45)

Cette cellule indique le niveau de couverture dentaire offerte par l'employeur à laquelle l'employé est admissible (que l'employé choisisse ou non la couverture). La valeur affichée ici est issue du paramètre par défaut pour les employés de votre entreprise, tel que défini dans l'écran Paie actuelle - Comptes d'Affaires. Si un employé donné ne correspond pas à la valeur affichée (par exemple, vous avez attribué le niveau 3 à la plupart de vos employés, mais l'employé actuel n'est pas encore éligible aux avantages sociaux), vous pouvez l'ajuster ici si nécessaire.

Les options incluent:

1. Aucune assurance dentaire ni couverture d’aucune sorte.
2. Bénéficiaire (couverture unique/membre).
3. Bénéficiaire, conjoint et enfants à charge (couverture familiale).
4. Bénéficiaire et son conjoint (couverture couple seulement).
5. Bénéficiaire et ses enfants à charge (couverture familiale)

À Noter: Les employés licenciés voient cette valeur définie automatiquement sur « 1 » lors du licenciement.

Province d’Employé Employee Province

Utiliser cette cellule pour spécifier la province (ou état) de résidence de l'employé.

Premier Nom First Name

Utiliser cette cellule pour entrer le prénom de l’employé (Le prénom de Jean Marchand est "Jean"). La cellule acceptera les caractères spéciaux -c.-à-d. Maríe-Josée ou Günther.

Télécharger Download

Télécharger - Ce bouton vous permet de produire le T4A au format PDF afin que vous puissiez en vérifier l'exactitude. Lorsque vous sélectionnez le bouton, le programme calcule les données et les résultats sont ensuite présentés dans un fichier PDF. Selon les paramètres de votre navigateur, l’un des trois problèmes suivants peut se produire; 1) le fichier PDF peut s'ouvrir dans une fenêtre à visualiser, 2) le fichier peut être envoyé dans votre dossier Téléchargements où vous pouvez y accéder, 3) une fenêtre vous invitant à choisir l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier.

Ville City

Utiliser cette cellule pour entrer la ville de résidence de l'employé. Normalement, il s'agit de la ville qui se trouve dans leur adresse postale, pour formules T4/T4A et à des fins documentaires.