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Édition des T4 (onglet Paie)

Cet écran est utilisé pour visualiser et modifier les informations T4 de chaque employé. Les informations de chaque cellule sont remplies automatiquement, en fonction des informations de paie de chaque employé. Vous pouvez également modifier certaines cellules si vous devez ajuster un montant à la fin de l'année.

Voir le tutoriel étape par étape (Anglais)

Les T4 peuvent être générés pour une année de paie spécifique pour chaque employé qui a gagné un revenu cette année-là. Vous pouvez également créer un T4 manuellement si nécessaire (par exemple, un employé a besoin de son T4 avant la fin de l'année, ou si un employé n'a pas été inclus dans votre création initiale de T4 et que vous ne voulez pas perdre vos modifications T4 en générant à nouveau le lot entier ).

Ajustements Manuels - Vous pouvez utiliser cet écran pour ajuster manuellement les montants des boîtes à la fin de l'année. Voici quelques raisons courantes :

Changement d’Adresse d’Employé - Si l’employé change d’adresse pendant l’année, on se servira de cette écran pour modifier les cases correspondantes pour que la documentation de l’employé lui parvienne à sa nouvelle résidence.
Employé atteint 18 ou 70 ans au cours de l’année - Si un employé atteint 18 ou 70 ans au cours de l’année, le programme débutera ou cessera les retenues RPC en conséquent au cycle de paie approprié. Pourtant, on a besoin de réduire de façon manuelle le montant affiché dans la case 26 afin de représenter le montant exacte (puisque le programme signale tous les gains ouvrant droit à une pension pour l’année bien que la situation puisse changer pendant l’année).
Avantage Imposable Manqué - Si un employé a reçu un avantage imposable au cours de l'année mais que le montant n'a pas été reflété dans la paie, vous pouvez ajouter manuellement le montant à la case 40.

Boutons communs

Consultez la page Descriptions des boutons pour afficher une description détaillée de chaque bouton affiché à l’écran (dans la barre de boutons en haut du tableau ou dans le tableau lui-même). À noter: Si un bouton est indisponible (c'est-à-dire que son texte apparaît en Gris), soit la commande n'est pas applicable à l'écran en cours, soit sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu'une seule fois).

Boutons Spécifiques à la Contexte (Unique à cet Écran)

Générer les T4 - Ce bouton crée des feuillets T4 (et des Relevés 1, le cas échéant) pour tous les employés applicables dans la liste de paie actuelle, pour l'année sélectionnée dans la liste déroulante à droite de ce bouton. Une fois le processus terminé, un message apparaîtra indiquant le nombre de T4 qui ont été créés. D'autres messages peuvent également apparaître indiquant les étapes à suivre si la procédure n'a pas abouti.

Générer les Relevés 1 pour Employés du Québec - Chaque fois que vous créez des feuillets T4 à l'aide de ce bouton, tout employé dont la province d'imposition est définie sur Québec (dans l'écran Configurer Employé) verra un relevé 1 correspondant créé et ajouté sous l'écran Edition Relevé 1s.

À noter: L’édition d’un T4 créé manuellement pour un employé québécois déclenchera une mise à jour automatique pour le RL-1 correspondant. également, si on supprime un T4 créé manuellement pour un employé québécois, son RL-1 correspondant sera supprimé aussi.

À noter: La sélection de ce bouton créera de nouveaux T4 et écrasera toutes les modifications que vous avez apportées à tous les T4 créés à l'aide du bouton Générer des T4. Les T4 qui ont été créés manuellement à l'aide du bouton Nouveau ne sont pas affectés par l'utilisation de ce bouton.

La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction.

Adresse Address

Utiliser cette cellule pour entrer l’adresse physique (le cas échéant) de la résidence de l’employé. Il faut entrer l’adresse en tant qu’entité unique (i.e. 698 South Street ou Suite 3 - 600 South Street).

Adresse Supplémentaire Additional Address Info

Utiliser cette cellule pour noter des renseignements supplémentaires d’adresse qui ne sont pas dans la cellule Adresse qui pourraient s’avérer utiles. Ceci pourrait comprendre les désignations de livraison complètes ou les immeubles à unités multiples tels que STE 208 (Suite 208), APPT 33 (Appartement 33), etc. le cas échéant.

Afficher View

Afficher - Ce bouton vous permet d'afficher les informations T4 dans une fenêtre contextuelle sans avoir à produire un PDF à l'avance. La fenêtre offre un certain nombre d’options de visualisation utiles, telles que la recherche de texte, le zoom, l’impression, etc.

Ajouté Manuellement Manually Added

Cocher cette boîte si le T4 de l’employé a été ajouté à la main. Cette option sert à des fins administratives et peut être utile si on veut distinguer des T4 générés par le programme contre ceux qui ont été créés manuellement.

Année Year

Cette cellule affiche l’année de la création du T4. Il est impossible de changer cette année qui est déterminée quand le T4 est créé, (en se servant de la liste déroulante à côté du bouton Nouveau ou Générer).

Approuvé Approved

Cochez cette case si le T4 de cet employé est approuvé et prêt à être consulté par l'employé. Si le T4 est marqué comme approuvé, il deviendra visible dans le Compte d'utilisateur libre-service de l'employé la prochaine fois qu'il se connectera. À noter : Cette cellule se met automatiquement à jour pour indiquer « Oui » lorsque vous choisissez le bouton Approuver tout dans la Barre de boutons.

Approbation des relevés 1 pour les employés du Québec - Chaque fois que vous approuvez un T4 pour un employé du Québec, son Relevé 1 correspondant sera également approuvé et disponible pour consultation dans son Compte d'utilisateur libre-service.

Case 14 jusqu’à 56 Box 14 through 56

Utiliser les champs dans cette section pour entrer les montants appropriés pour chaque élément relié au T4. Ces cases correspondent à celles qui se trouvent au formulaire imprimé de l’employé. Veuillez consulter le site web ARC pour de plus amples renseignements à propos de ces cases. (les descriptions générales ci-dessous sont fournies à titre de référence seulement).

Case 14 – Revenus d’Emploi - La case 14 comprend les salaires et traitements, les primes, les honoraires d’exécuteur ou d'administrateur, l’indemnité de vacances, les pourboires, la valeur des avantages imposables (y compris la TPS/TVH), les allocations imposables et d’autres paiements versés directement à l’employé pendant l’année.
Case 16 – Cotisations de l’Employé au RPC - Cette case contient les cotisations totales pour RPC versées par l’employé pour l’année complète. Laissez en blanc si l’employé n’a pas contribué au régime. Le total ne doit pas excéder la contribution maximale pour l’année. Si l’employé a versé des cotisations au RPC et RRQ la même année, il faut remplir deux T4- le premier pour le revenu gagné et le RRQ retenu au Québec et le deuxième pour le revenu gagné et le RPC retenu dans l’autre province.
Case 17 – Cotisations de l’Employé au RRQ - Cette case contient le montant des cotisations de l’employé au RRQ et elle ne doit pas excéder la contribution maximale pour l’année. Laissez en blanc si l’employé n’a pas contribué au RRQ.
Case 18 – Les Cotisations de l’Employé à AE - Cette case contient le montant des cotisations versées par l’employé pour l’assurance-emploi. Laissez en blanc si l’employé n’a pas versé de cotisation. Il ne faut pas déclarer les cotisations versées par l’employeur au T4.
Case 20 – Cotisations à un RPA - Cette case contient le montant total des cotisations versées au régime de retraite agréé de la compagnie, jusqu’au maximum de l’échelle salariale applicable. Laissez en blanc si l’employé n’a pas contribué au régime. Le régime de retraite agréé de la compagnie doit être enregistré auprès de l’ARC ou Revenu Québec et posséder un numéro d’enregistrement ( qui devrait se trouver dans la case (50) du T4.
Case 22 - Impôt sur le Revenu Retenu - Cette case contient l’impôt sur le revenu fédérale, provinciale (sauf Québec) et territoriale retenu à la source pour l’année. Laissez en blanc si aucun impôt retenu. Il ne faut pas inclure les montants retenus en ordonnance de saisie ou une ordonnance à payer des arriérés d’impôts évalués auparavant.
Case 24 - Gains Assurables d’AE - Cette case contient le montant total de revenu qui a été utilisé au calcul du montant des cotisations de l’AE. Cette case devrait rester en blanc si a) il n’y a pas de gains assurables b) si le montant est identique au montant déclaré à la case (14) ou, c) si les gains assurables dépassent le maximum admissible pour l’année. Ce total multiplié par la taux AE pour l’année fiscale devrait être égal au montant des cotisations totales déclaré à la case (18).
Case 26 - Gains ouvrant droit à pension - RPC/RRQ - Dans la majorité des cas, cette case devrait rester en blanc. Si les gains ouvrant droit à pension sont supérieurs au revenu de l’employé déclaré à la case (14), il faut mettre ce montant dans la case (26).
Case 44 - Cotisations Syndicales - Cette case contient des montants retenus de l’employé pour les cotisations syndicales. Ceci pourrait comprendre les cotisations annuelles de membre à un syndicat ou association de fonctionnaires ou à un comité paritaire ou consultatif (ou organisme similaire) tel que prévu par la loi provinciale .
Case 46 - Dons de bienfaisance Cette case contient les montants versés par l’employé aux organismes de bienfaisance enregistrés au Canada.
Case 50 - N° d'agrément d'un RPA ou d'un RPD # - Cette case contient le numéro d’enregistrement de l’employé pour le régime de pension enregistré de l’employé ou régime de participation différée aux bénéfices.
Case 52- Facteur d'équivalence - Cette case contient le montant en dollars accumulés dans une année par un régime de retraite agréé ou un régime de participation différée aux bénéfices.
Case 55 - Cotisations de l'employé au RPAP - Cette case contient le montant total des cotisations RPAP retenu à la source pour un employé qui travaille au Québec.
Case 56 - Gains assurables du RPAP - Cette case contient le montant total de revenu qui a été utilisé au calcul du montant des cotisations de RPAP.

Code d’Emploi Employment Code

Utiliser cette cellule pour entrer le code d’emploi (T4 Case 29) si l’employé tombe dans l’une des catégories spéciales suivantes; autrement on peut la laisser vide. La Case 29 s’applique seulement à quelques emplois spécifiques, c.-à-d. Travailleurs d’agences ou de bureaux de placement, chauffeurs de taxi ou d’un autre véhicule de transport de passagers, les barbiers ou coiffeurs ou pêcheurs qui travaillent à leur compte. Consulter le site web ARC pour en apprendre plus à propos des codes d’emploi en vigueur.

Code Postale Postal Code

Cette cellule sert à spécifier le code postal de l’entreprise, selon leur adresse postale. Le format exigé consiste de deux groupes de trois caractères, le premier commence avec une lettre et le deuxième commence avec un chiffre. (e.g. R2R 2R2).

Dernier Nom Last Name

Utiliser cette cellule pour entrer le nom de famille de l’employé. (aussi connu comme "nom patronymique"). Par exemple, le nom de famille de Jean Lenoir serait Lenoir. On peut aussi entrer les préfixes/nom composés pour les noms des employés. Par exemple, le nom de famille de Jean Van Damne serait Van Damne. La cellule acceptera les caractères spéciaux aussi c.-à-d. O'Leary ou Elkjærd.

Exempte AE Exempt EI

Cocher cette case pour un employé qui serait exonéré du paiement des cotisations d’Assurance Emploi. Par exemple, un actionnaire qui détient 45% des actions d’une entreprise serait exonéré du paiement des cotisations A.E . Un autre exemple serait des membres de familles ou employés qui détiennent un statut spécial. (ce qui exigera une décision de l’ARC).

Exempte RPAP Exempt PPIP

Cocher cette case pour un employé qui est exonéré du Régime provincial d’Assurance Parentale (RPAP) ou du Régime Québécois d’Assurance Parentale (RQAP). Actuellement, le Québec est la seule province qui utilise cette cotisation donc, cette case s’appliquera seulement aux employés qui habitent au Québec.

Exempte RPC/RRQ Exempt CPP/QPP

Cochez cette case si cet employé est exonéré du paiement des cotisations RPC/RPQ. ENETEmployer exemptera automatiquement des employés qui ont moins de 18 ans et plus que 70 ans. Si un employé reçoit des prestations RPC/RPQ, ils doivent être exempts d’autres retenues RPC/RPQ peu importe leur âge.

L’Année Dernièr Last Year

Cette cellule dont l’édition est impossible indique si le T4 a été généré pour l’année précédente. Les deux possibilités sont Oui (le T4 a été généré l’année passée) ou Non (le T4 a été généré pour une année qui précède l’année passée). On fournit cette option à des fins de tri pour qu’on puisse regarder beaucoup de T4 par année, au lieu de défiler toutes les rangées des vieux T4.

Par exemple, si on a commencé l’année 2016 et vous avez terminé la fin de l’année financière pour votre entreprise de 100 employés québécois, vous verrez 100 T4 affichés au tableau. Un an plus tard, le processus se répétera et 100 autres T4 seront générés et la grandeur de la liste augmentera par conséquent. À ce moment, vous pourriez utiliser la fonction Trier pour arranger votre affichage des T4 en se servant de la colonne l’Année Passée pour mettre les T4 de l’année passée en haut de la liste.

Montants complémentaires 1-6 Other Amount (1-6)

On peut utiliser ces cellules pour entrer les montants en dollars qui proviennent du revenu d’emploi spécial, c.-à-d. les commissions d’emploi, les allocations et avantages imposables, les montants déductibles et d’autres montants. Chaque entrée dans cette section doit comprendre une entrée correspondante à la colonne Renseignements complémentaires. Par exemple, si on entre 500$ à la cellule Autres Montants 2 pour de l’aide accordée pour les voyages pour soins médicaux, il faut choisir l'option 33 - Voyage Médical qui se trouve à la cellule correspondante Renseignements complémentaires 2.

Numéro de Compte de Feuille de Paie Payer's Account Number

Utiliser cette cellule pour entrer les 15 caractères du numéro de compte du programme de feuille de paie.

Numéro d’Employé Employee Number

Cette cellule affiche le numéro unique qui identifie l'employé dans cette paie. Des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) peuvent être utilisés. par exemple. 001 ou MGM001.

Numéro d’Assurance Social Social Insurance Number

Utilisez cette cellule pour entrer le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé. Ce numéro est validé et doit respecter le format à 9 chiffres requis. À Noter : Si vous entrez un NAS qui est déjà utilisé par un autre employé, un message d'avertissement s'affichera indiquant que le numéro est déjà utilisé et le nouveau NAS ne sera pas accepté.

Notes complémentaires:

Si cette cellule est laissée vide (par exemple, l'employé n'a pas encore reçu de NAS ou l'employé ne vous a pas encore fourni son numéro), le programme n'émettra pas de message d'avertissement. Cependant, l'omission sera notée si vous exécutez le Rapport d'examen des calculs. De plus, vous pouvez calculer la masse salariale et travailler avec le programme, mais n'oubliez pas que le NAS est requis pour les RE et les T4.
Si un employé ne fournit pas de NAS, l'employeur doit prouver qu'il a fait un effort raisonnable pour le recueillir, par exemple en faisant une demande écrite pour obtenir le NAS. En attendant de recevoir le NAS de votre employé, vous devez continuer à déduire les versements et à déclarer les retenues pour l'employé.
Les numéros d'assurance sociale qui commencent par un 9 sont des numéros temporaires. Si vous avez attribué un NAS temporaire lors de la création de l'employé, vous devriez vérifier auprès de l'employé pour voir s'il a depuis reçu un numéro permanent (puis entrez le numéro permanent ici).

Premier Nom First Name

Utiliser cette cellule pour entrer le prénom de l’employé (Le prénom de Jean Marchand est "Jean"). La cellule acceptera les caractères spéciaux -c.-à-d. Maríe-Josée ou Günther.

Prestations dentaires (case 45) Dental Benefits (Box 45)

Cette cellule indique le niveau de couverture dentaire offerte par l'employeur à laquelle l'employé est admissible (que l'employé choisisse ou non la couverture). La valeur affichée ici est issue du paramètre par défaut pour les employés de votre entreprise, tel que défini dans l'écran Paie actuelle - Comptes d'Affaires. Si un employé donné ne correspond pas à la valeur affichée (par exemple, vous avez attribué le niveau 3 à la plupart de vos employés, mais l'employé actuel n'est pas encore éligible aux avantages sociaux), vous pouvez l'ajuster ici si nécessaire.

Les options incluent:

Aucune assurance dentaire ni couverture d’aucune sorte.
Bénéficiaire (couverture unique/membre).
Bénéficiaire, conjoint et enfants à charge (couverture familiale).
Bénéficiaire et son conjoint (couverture couple seulement).
Bénéficiaire et ses enfants à charge (couverture familiale)

À Noter: Les employés licenciés voient cette valeur définie automatiquement sur « 1 » lors du licenciement.

Province d’Employé Employee Province

Utiliser cette cellule pour spécifier la province (ou état) de résidence de l'employé.

Province d’Emploi Province of Employment

Utiliser cette cellule pour entrer la province d’emploi de l’employé. Selon la nature du travail de l’employé, ceci peut différer de la province de résidence de l’entreprise.

Renseignements complémentaires 1-6 Other Information (1-6)

Utiliser les champs dans cette section afin de spécifier les codes qui se rapportent au revenu d’emploi spécial. Il faut mettre un montant en dollars dans la colonne Montants complémentaires pour chaque code choisie. Par exemple, si on spécifie l’option Voyage Médical qui se trouve à la cellule Renseignements complémentaires 2, il faudra mettre le montant correspondant en dollars à la cellule Montants complémentaires 2.

Télécharger Download

Télécharger - Ce bouton vous permet de produire le T4 au format PDF afin que vous puissiez en vérifier l'exactitude. Lorsque vous sélectionnez le bouton, le programme calcule les données et les résultats sont ensuite présentés dans un fichier PDF. Selon les paramètres de votre navigateur, l’un des trois problèmes suivants peut se produire; 1) le fichier PDF peut s'ouvrir dans une fenêtre à visualiser, 2) le fichier peut être envoyé dans votre dossier Téléchargements où vous pouvez y accéder, 3) une fenêtre vous invitant à choisir l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier.

NUL Void

Cette cellule sert à spécifier si on doit annuler ou retenir le T4. L’édition de la cellule affichera une case à cocher où on pourra spécifier les deux options possibles : Oui (le T4 est valide et sera retenu) ou Non (le T4 n’est pas valide et sera annulé).

Ville City

Utiliser cette cellule pour entrer la ville de résidence de l'employé. Normalement, il s'agit de la ville qui se trouve dans leur adresse postale, pour formules T4/T4A et à des fins documentaires.