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Édition RL-1 (onglet Paie)
Cet écran sert à afficher, éditer ou générer les Relevès 1 pour les employés du Québec. La plupart des cellules contiendront de l’information générée automatiquement selon les calculs du programme. Il faudra compléter certaines options manuellement.
- Employés québécois - Les Relevés 1 des employés québécois s’afficheront automatiquement avec cet écran chaque fois qu’on choisit le bouton Générer T4 à l’écran Fin d'Année - Édition T4. À noter: Il faut que la Province Imposable soit réglée à Québec à l’écran Employé -Configurer Employé afin de pouvoir générer un RL-1.
- Relevé Manuel - Il est aussi possible de générer et modifier les Relevés 1 au besoin en choisissant le bouton Nouveau pour insérer une nouvelle rangée au tableau. Consulter la description d’aide pour le bouton Nouveau ci-dessous afin d’en savoir plus.
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Voir le tutoriel étape par étape (Anglais) |
Boutons communs (sur tous les écrans)
Les boutons de commande suivants apparaissent sur tous les écrans. Choisissez un bouton pour afficher une description détaillée de chaque commande. Remarque : Si un bouton n’est pas disponible (son texte apparaît en gris), cela signifie soit que la commande n’est pas applicable à l’écran actuel, soit que sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu’une seule fois). Vous pouvez également consulter la page d’aide « Descriptions des boutons » pour afficher les descriptions détaillées de tous les boutons du programme sur une seule page.
Enregistrer - Cliquer sur ce bouton enregistre toutes les modifications en attente du tableau dans la base de données du programme. Si une ligne est en cours de modification, les modifications sont enregistrées et la coche (
) de la ligne reste visible pour vous permettre de poursuivre vos modifications.
Nouuveau - Ce bouton vous permet d'insérer une nouvelle ligne (élément) dans le tableau actuel. La sélection du bouton ajoute la nouvelle ligne en haut du tableau et active le mode Édition afin que vous puissiez saisir les données requises pour chaque cellule. À noter: Si ce bouton inclut une liste déroulante immédiatement à sa droite, vous devez d'abord sélectionner un élément de la liste afin que la nouvelle ligne soit basée sur l'élément de liste choisi.
Supprimer - Cliquez sur ce bouton pour supprimer la ligne actuelle du tableau. Si vous avez plusieurs lignes sélectionnées, toutes les lignes seront supprimées. Lorsque vous sélectionnez le bouton, vous êtes invité à vous assurer que vous souhaitez supprimer le ou les éléments, car l'action ne peut pas être annulée.
Considérations importantes: Bien que la plupart des écrans de programmes permettent de supprimer facilement une ligne, certains écrans contiennent des éléments qui nécessitent une attention particulière avant la suppression:
- Employés - Lorsque vous supprimez un employé depuis l'écran Employé - Configurer Employé de l'onglet Paie, il n'apparaît plus sur aucun écran de l'onglet Paie, à l'exception de l'écran Employé - Paramètres de statut (ce dernier étant indispensable pour pouvoir restaurer l'employé si nécessaire). La suppression d'un employé de la Base de données des employés est irrécupérable. Consultez le tutoriel Suppression d'employés pour plus d'informations.
- Éléments liés - Soyez prudent lors de la suppression d'un ou plusieurs éléments, car ils peuvent être associés à d'autres éléments de votre base de données. Si vous tentez de supprimer un élément et que le message suivant s'affiche: « Impossible de supprimer <élément> car il est lié à l'élément suivant: », cela signifie que l'élément est associé (lié) à un autre élément du programme. L'élément ne peut être supprimé tant que vous n'avez pas supprimé le lien/l'association entre les deux éléments. Consultez la page d'aide Suppression d'éléments liés pour plus d'informations.
- Sous-lignes - Certains écrans contiennent des sous-lignes qui apparaissent sous la ligne principale à supprimer. Si vous voyez une icône Développer (
) à l'extrême gauche de la ligne, vous pouvez développer la ligne principale pour vous assurer que vous supprimez les éléments appropriés. À noter: Si un message s'affiche indiquant que "le premier élément doit être supprimé en dernier", cela indique que vous devez d'abord supprimer toutes les sous-lignes avant de pouvoir supprimer la ligne principale. Pour les écrans qui proposent une icône Corbeille (
) à gauche de la ligne principale, vous pouvez choisir cette icône pour supprimer la ligne et toutes ses sous-lignes en une seule action.
Recharger - La sélection de ce bouton actualise la page du navigateur et remplace les données de l'écran actuel par la dernière copie enregistrée de la base de données. Ceci est utile si vous avez apporté un certain nombre de modifications à une ligne et souhaitez les supprimer en une seule opération. À noter: N'oubliez pas qu'eNETEmployer enregistre les modifications dans une ligne chaque fois qu'une nouvelle ligne est sélectionnée. Ainsi, si vous modifiez trois lignes successives, puis que vous sélectionnez le bouton Recharger, seule la troisième ligne sera restaurée.
Outils - Cliquer sur le bouton affiche un menu déroulant avec des fonctions de données spéciales disponibles pour l'écran actuel. Selon l'écran que vous visualisez, les options peuvent inclure l'un des éléments suivants:
- Audit - Cette option ouvre la fenêtre Historique qui affiche une liste des modifications apportées à la ligne actuelle. Les modifications sont affichées en texte coloré. À noter: L'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
- Sauvegarde - Cette option crée un fichier de sauvegarde contenant la base de données complète de votre entreprise (de tous les modules du programme, y compris Paie, RH, Recrutement, etc.) - y compris toutes les informations nécessaires pour restaurer vos données au dernier état du programme lors de la sauvegarde. a été créé. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier de sauvegarde sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Cliquez ici pour afficher une description détaillée de la commande Sauvegarde.
- Exporter - Cette option enregistre les données de la table actuelle dans un fichier séparé par des points-virgules qui peut être ouvert dans un tableur. La fonction d'export s'effectue dès le choix de la commande. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Reportez-vous à la note Exporter un fichier pour un formatage approprié sur cette page d'aide pour plus d'informations sur la fonction d'exportation.
- Import - Cette option vous permet d'importer des données à partir d'un fichier de feuille de calcul séparé par des caractères (virgule ou point-virgule). En choisissant l'option, ouvrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez spécifier le fichier à importer.
- Messages - Cette option affiche la fenêtre Journal des messages qui contient un journal en cours des messages du programme qui apparaissent au-dessus du tableau. Ce journal sera actif pour la session de connexion et sera effacé lorsque vous vous déconnecterez du programme, ou si le système expire. La fenêtre contextuelle contient trois boutons de commande :
- Imprimer - Ce bouton ouvre la fenêtre Imprimer afin que vous puissiez imprimer une copie du tableau actuel. Un aperçu du tableau apparaîtra dans une fenêtre d'aperçu avant l'impression afin que vous puissiez ajuster les paramètres d'impression selon vos besoins.
- Copier - Ce bouton copie le contenu complet de la fenêtre du Journal des messages dans le presse-papiers virtuel de votre ordinateur. Si vous souhaitez copier uniquement une partie du texte affiché, sélectionnez le texte souhaité, puis appuyez sur <Ctrl>+<C> sur votre clavier.
- Plus - Ce bouton fait défiler la fenêtre afin que vous puissiez afficher les messages qui apparaissent en dehors de la vue actuelle. Vous pouvez également utiliser les barres de défilement à gauche de la fenêtre pour faire défiler la fenêtre.
Aide - La sélection de ce bouton affiche une liste des divers tutoriels et outils d’aide en ligne fournis pour l’écran actuel. L'option Aide en ligne fournit une description détaillée de chaque colonne et élément de l'écran actuel. L'option Pas à pas fournit un didacticiel pour l'écran actuel où vous pouvez suivre la leçon étape par étape. À noter: ces didacticiels étape par étape ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.
Boutons spécifiques au contexte (qui sont uniques à cet écran ou qui nécessitent des instructions supplémentaires)
Nouveau - Ce bouton sert à créer un RL-1 manuellement et la T4 correspondante pour l’année choisie dans la liste déroulante qui se trouve à la droite de ce bouton. Les formulaires RL-1 créés manuellement sont utiles pour les employés qui n’ont pas eu de RL-1 généré par le programme. (Les Relevés 1 sont générés automatiquement pour les employés québécois lorsqu’on utilise le bouton Générer T4 à l’écran Édition T4. Pour éviter la génération des T4 pour tous les employés dans la feuille de paie, on utiliserait simplement le bouton Nouveau qui se trouve à cet écran pour ajouter un RL-1 simple.
À noter: La suppression d’un dossier RL-1 créé manuellement supprimera aussi son dossier correspondant T4 (affiché à l’écran Édition T4).
Colonnes du tableau
La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction. |
Adresse Address
Utiliser cette cellule pour entrer l’adresse physique (le cas échéant) de la résidence de l’employé. Il faut entrer l’adresse en tant qu’entité unique (i.e. 698 South Street ou Suite 3 - 600 South Street).
Affichage View
Affichage - Ce bouton vous permet de visualiser le RL-1 afin de pouvoir revoir ses détails. Lorsque vous cliquez sur le bouton, le RL-1 apparaîtra dans une fenêtre contextuelle. La fenêtre contient diverses commandes qui vous permettent d'effectuer des tâches courantes telles que l'impression, le téléchargement et la recherche.
Année Year
Cette cellule affiche l’année de la création du RL-1. Il est impossible de changer cette année qui est déterminée quand le Releve 1 est créé.
Approuvé Approved
Cochez cette case si le RL-1 de cet employé est approuvé et prêt à être consulté par l'employé. Si le RL-1 est marqué comme approuvé, il deviendra visible dans le Compte utilisateur libre-service de l'employé lors de sa prochaine connexion.
Autre Info Adresse Additional Address Info
Utiliser cette cellule pour noter des renseignements supplémentaires d’adresse qui pourraient s’avérer utiles. Ceci pourrait comprendre les désignations de livraison complètes ou les immeubles à unités multiples tels que STE 208 (Suite 208), APPT 33 (Appartement 33), etc. le cas échéant.
Case A jusqu’à W Box A through W
Utiliser les champs dans cette section pour entrer les montants appropriés pour chaque élément relié au RL-1. Ces cases correspondent à celles qui se trouvent sur le formulaire imprimé de l’employé. Visitez le site Web de Revenu Québec pour connaître tous les détails sur chacune de ces cases.
Code (Case O) Code (Case O)
Utiliser cette cellule pour entrer le code pour les revenus qui ne se trouvent pas à la fiche RL-1. Entrer le code alphabétique appropriée dans la cellule pour indiquer la catégorie de gain, puis entrer le montant du revenu actuel à la cellule O-Autres revenus.
Code du Relevé Releve Code
Cette cellule sert à spécifier si le RL-1 est original, modifié ou annulé. Les 3 codes attribués sont : "R" (pour un relevé original ), "M" (pour un relevé Modifié) et "A" (pour un relevé annulé).
Code postale d'employé Employee Postal Code
Cette cellule sert à spécifier le code postal de l’employé d’après son adresse postale. Le format exigé se compose de 2 groupes de 3 caractères, commençant avec une lettre et en alternant avec un chiffre (i.e R2R 2R2). À noter: Il faut configurer le réglage Pays de l’entreprise au Canada afin de se servir de ce paramètre.
Code ZIP Zip Code
Cette cellule sert à spécifier le code zip de l’employé en se servant de son adresse postale aux États-Unis. Le format exigé se compose de 5 chiffres (c.-à-d. 90219). À noter: Il faut configurer le réglage Pays de l’employé aux États-Unis afin de se servir de ce paramètre.
Courriel Email
Utilisez cette cellule pour saisir l'adresse courriel de l'employé qui sera utilisée pour envoyer le document de fin d'année par courriel via la fonction Courriel de l'écran Imprimer les formulaires de fin d'année. Lors de la génération des documents de fin d'année, l'adresse courriel sera initialement renseignée avec l'adresse courriel de l'employé telle que saisie dans l'écran Employé - Configurer Employé (mais uniquement si le statut de l'employé est autre que « Terminé »). Consultez la note Courriel - Statut terminé de l'écran Imprimer les formulaires de fin d'année pour plus d'informations.
Les adresses courriel valides, telles que john.smith@example.com, sont composées du nom, suivi du symbole @, puis d'un domaine. La partie « domaine » n'est pas sensible à la casse, mais la partie « nom » peut l'être, selon les paramètres du serveur de messagerie du destinataire. Les traits de soulignement et les tirets sont autorisés, mais les autres caractères spéciaux ne le sont pas (par exemple, #, $, !, guillemets et espaces).
Dernier Nom Last Name
Utiliser cette cellule pour entrer le nom de famille de l’employé. (aussi connu comme "nom patronymique"). Par exemple, le nom de famille de Jean Lenoir serait Lenoir. On peut aussi entrer les préfixes/nom composés pour les noms des employés. Par exemple, le nom de famille de Jean Van Damne serait Van Damne. La cellule acceptera les caractères spéciaux aussi c.-à-d. O'Leary ou Elkjærd.
L'année Dernière Last Year
Cette cellule dont l’édition est impossible indique si le Relevé a été généré pour l’année précédente. Les deux possibilités sont Oui (le RL-1 a été généré l’année passée) ou Non (le RL-1 a été généré pour une année qui précède l’année passée). On fournit cette option à des fins de tri pour qu’on puisse regarder beaucoup de Relevés 1 par leur année, au lieu de défiler toutes les rangées de vieux Relevés 1.
Par exemple, si on a commencé l’année 2016 et vous avez terminé la fin de l’année financière pour votre entreprise de 100 employés québécois, vous verrez 100 Relevés 1 affichés au tableau. Un an plus tard, le processus se répétera et 100 autres Relevés 1 seront générés et la grandeur de la liste augmentera par conséquent. À ce moment, vous pourriez utiliser la fonction Trier pour arranger votre affichage des Relevés 1 en se servant de la colonne l’Année Passée pour mettre les Relevés 1 de l’année passée en haut de la liste.
Montants complémentaires 1-4 (Additional Amounts 1 - 4)
On peut utiliser ces cellules pour entrer les montants en dollars qui proviennent du revenu d’emploi spécial, c.-à-d. les commissions d’emploi, les allocations et avantages imposables, les montants déductibles et d’autres montants. Chaque entrée dans cette section doit comprendre une entrée correspondante à la colonne Renseignements complémentaires. Par exemple, si on entre 500$ à la cellule Montants complémentaires 2 pour un gain verse à l’employé pour un régime de participation des employés aux bénéfices, il faut choisir l’option D-2 qui se trouve à la cellule correspondante Renseignements complémentaires 2.
NAS Social insurance number
Utilisez cette cellule pour entrer le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé. Ce numéro est validé et doit respecter le format à 9 chiffres requis. À Noter : Si vous entrez un NAS qui est déjà utilisé par un autre employé, un message d’avertissement s’affichera, indiquant que le numéro est déjà utilisé et que le nouveau NAS ne sera pas accepté.
Notes complémentaires:
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No du dernier relevé transmis (Number of last filed RL-1)
Si on devait transmettre un relevé modifié, il faut entrer le numéro de la dernière relevé transmis auparavant.
Nombre séquentiel Sequential Number
* Cette fonctionnalité est en cours de développement. Ce Numéro séquentiel est associé à un relevé papier fourni par Revenu Québec ou via un relevé généré par ordinateur (série de numéros séquentiels fournis aux développeurs de logiciels seulement).
Numéro d’Employé Employee Number
Cette cellule affiche le numéro unique qui identifie l'employé dans cette paie. Des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) peuvent être utilisés. par exemple. 001 ou MGM001.
Numero de référence (facultatif) (Reference number - Optional)
On peut se servir de cette cellule pour entrer un numéro de référence qui pourrait servir comme moyen additionnel à identifier l’employé. Cette cellule est facultative.
Pays Country
Cette cellule sert à spécifier le pays de résidence de l’employé. En ce moment, le programme acceptera le Canada ou les États-Unis.
Premier Nom First Name
Utiliser cette cellule pour entrer le prénom de l’employé (Le prénom de Jean Marchand est "Jean"). La cellule acceptera les caractères spéciaux -c.-à-d. Maríe-Josée ou Günther.
Province d’ Employé Employee Province
Utiliser cette cellule pour spécifier la province (ou état) de résidence de l'employé.
Renseignements complémentaires 1-4 (Additional information 1-4)
Utiliser les champs dans cette section afin de spécifier les codes qui se rapportent au revenu d’emploi spécial. Il faut mettre un montant en dollars dans la colonne Montants complémentaires pour chaque code choisie. Par exemple, si on spécifie l’option D-2 qui se trouve à la cellule Renseignements complémentaires 2 (pour un gain verse à l’employé pour un régime de participation des employés aux bénéfices), il faudra mettre le montant correspondant en dollars à la cellule Montants complémentaires.
Télécharger Download
Télécharger - Ce bouton vous permet de créer le Relevé 1 en format PDF afin de pouvoir consulter ses détails. Lorsque vous cliquez sur le bouton, le programme calcule les données et les résultats sont ensuite présentés dans un fichier PDF. En fonction des paramètres de votre navigateur, l'un des trois événements suivants peut se produire : 1) le fichier PDF peut s'ouvrir dans une fenêtre que vous pouvez visualiser, 2) le fichier peut être envoyé dans votre dossier Téléchargements où vous pouvez y accéder pour le visualiser, 3) une fenêtre peut vous être présentée qui vous demandera où enregistrer le fichier.
Ville City
Utiliser cette cellule pour entrer la ville de résidence de l'employé. Normalement, il s'agit de la ville qui se trouve dans leur adresse postale, pour formules T4/T4A et à des fins documentaires.