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Paramètres de fin d'année (onglet Paie)

Cet écran vous permet de créer et de modifier les paramètres requis pour effectuer le processus de fin d'année. Ces paramètres doivent être en place avant que vous puissiez générer votre fichier XML (pour le téléchargement à l'ARC).

Avant de créer les paramètres de fin d'année : Bien que vous puissiez générer des T4 à tout moment après la clôture de la dernière paie de l'année, nous vous suggérons d'effacer d'abord les valeurs cumulatives de votre paie avant de créer votre année -paramètres de fin. Cela empêchera les T4 d'être incorrects si vous exécutez une paie supplémentaire avec une date de paie en dehors de l'année T4 (par exemple, une prime de fin d'année). N'oubliez pas que pour que les montants soient inclus dans les T4, la date de paie doit être dans la même année (les T4 dépendent de la date de paie et non de la date de fin de la période de paie).

Si vous êtes certain que votre paie finale de l’année précédente est complète, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous.

Voir le tutoriel étape par étape (Anglais)

Exigences en Matière de Production de Déclarations Électroniques

Pour se servir du service de déclaration par voie électronique (XML), il faut que votre entreprise réponde à plusieurs exigences:

Votre entreprise devrait posséder un Numéro d'Entreprise et une Code d'Accès Web valide. Vous pouvez trouver ces deux numéros en haut de votre sommaire personnalisé T4 que vous avez reçu de l'ARC. Si vous n’avez pas reçu ce document ou vous avez perdu votre code d’accès ou numéro d’entreprise, vous devrez appeler l’ARC afin d’obtenir ou remplacer ces numéros.
Votre entreprise doit disposer d’un Numéro de Préparateur. Si vous avez déjà transmis un fichier sur support magnétique, vous pouvez utiliser le numéro MM que vous avez reçu de l’ARC. S’il s’agit de votre première transmission, vous pourrez vous servir du numéro MM555555 (après quoi l’ARC vous enverra un nouveau numéro de préparateur que vous pourrez utiliser pour les transmissions ultérieures).

Boutons communs (sur tous les écrans)

Les boutons de commande suivants apparaissent sur tous les écrans. Choisissez un bouton pour afficher une description détaillée de chaque commande. Remarque : Si un bouton n’est pas disponible (son texte apparaît en gris), cela signifie soit que la commande n’est pas applicable à l’écran actuel, soit que sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu’une seule fois). Vous pouvez également consulter la page d’aide « Descriptions des boutons » pour afficher les descriptions détaillées de tous les boutons du programme sur une seule page.

Enregistrer Nouveau Supprimer Recharger Outils Aide

Enregistrer - Cliquer sur ce bouton enregistre toutes les modifications en attente du tableau dans la base de données du programme. Si une ligne est en cours de modification, les modifications sont enregistrées et la coche () de la ligne reste visible pour vous permettre de poursuivre vos modifications.

Nouuveau - Ce bouton vous permet d'insérer une nouvelle ligne (élément) dans le tableau actuel. La sélection du bouton ajoute la nouvelle ligne en haut du tableau et active le mode Édition afin que vous puissiez saisir les données requises pour chaque cellule. À noter: Si ce bouton inclut une liste déroulante immédiatement à sa droite, vous devez d'abord sélectionner un élément de la liste afin que la nouvelle ligne soit basée sur l'élément de liste choisi.

Supprimer - Cliquez sur ce bouton pour supprimer la ligne actuelle du tableau. Si vous avez plusieurs lignes sélectionnées, toutes les lignes seront supprimées. Lorsque vous sélectionnez le bouton, vous êtes invité à vous assurer que vous souhaitez supprimer le ou les éléments, car l'action ne peut pas être annulée.

Considérations importantes: Bien que la plupart des écrans de programmes permettent de supprimer facilement une ligne, certains écrans contiennent des éléments qui nécessitent une attention particulière avant la suppression:

Employés - Lorsque vous supprimez un employé depuis l'écran Employé - Configurer Employé de l'onglet Paie, il n'apparaît plus sur aucun écran de l'onglet Paie, à l'exception de l'écran Employé - Paramètres de statut (ce dernier étant indispensable pour pouvoir restaurer l'employé si nécessaire). La suppression d'un employé de la Base de données des employés est irrécupérable. Consultez le tutoriel Suppression d'employés pour plus d'informations.

Éléments liés - Soyez prudent lors de la suppression d'un ou plusieurs éléments, car ils peuvent être associés à d'autres éléments de votre base de données. Si vous tentez de supprimer un élément et que le message suivant s'affiche: « Impossible de supprimer <élément> car il est lié à l'élément suivant: », cela signifie que l'élément est associé (lié) à un autre élément du programme. L'élément ne peut être supprimé tant que vous n'avez pas supprimé le lien/l'association entre les deux éléments. Consultez la page d'aide Suppression d'éléments liés pour plus d'informations.

Sous-lignes - Certains écrans contiennent des sous-lignes qui apparaissent sous la ligne principale à supprimer. Si vous voyez une icône Développer () à l'extrême gauche de la ligne, vous pouvez développer la ligne principale pour vous assurer que vous supprimez les éléments appropriés. À noter: Si un message s'affiche indiquant que "le premier élément doit être supprimé en dernier", cela indique que vous devez d'abord supprimer toutes les sous-lignes avant de pouvoir supprimer la ligne principale. Pour les écrans qui proposent une icône Corbeille () à gauche de la ligne principale, vous pouvez choisir cette icône pour supprimer la ligne et toutes ses sous-lignes en une seule action.

Recharger - La sélection de ce bouton actualise la page du navigateur et remplace les données de l'écran actuel par la dernière copie enregistrée de la base de données. Ceci est utile si vous avez apporté un certain nombre de modifications à une ligne et souhaitez les supprimer en une seule opération. À noter: N'oubliez pas qu'eNETEmployer enregistre les modifications dans une ligne chaque fois qu'une nouvelle ligne est sélectionnée. Ainsi, si vous modifiez trois lignes successives, puis que vous sélectionnez le bouton Recharger, seule la troisième ligne sera restaurée.

Outils - Cliquer sur le bouton affiche un menu déroulant avec des fonctions de données spéciales disponibles pour l'écran actuel. Selon l'écran que vous visualisez, les options peuvent inclure l'un des éléments suivants:

Audit - Cette option ouvre la fenêtre Historique qui affiche une liste des modifications apportées à la ligne actuelle. Les modifications sont affichées en texte coloré. À noter: L'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.

Sauvegarde - Cette option crée un fichier de sauvegarde contenant la base de données complète de votre entreprise (de tous les modules du programme, y compris Paie, RH, Recrutement, etc.) - y compris toutes les informations nécessaires pour restaurer vos données au dernier état du programme lors de la sauvegarde. a été créé. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier de sauvegarde sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Cliquez ici pour afficher une description détaillée de la commande Sauvegarde.

Exporter - Cette option enregistre les données de la table actuelle dans un fichier séparé par des points-virgules qui peut être ouvert dans un tableur. La fonction d'export s'effectue dès le choix de la commande. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Reportez-vous à la note Exporter un fichier pour un formatage approprié sur cette page d'aide pour plus d'informations sur la fonction d'exportation.

Import - Cette option vous permet d'importer des données à partir d'un fichier de feuille de calcul séparé par des caractères (virgule ou point-virgule). En choisissant l'option, ouvrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez spécifier le fichier à importer.

Messages - Cette option affiche la fenêtre Journal des messages qui contient un journal en cours des messages du programme qui apparaissent au-dessus du tableau. Ce journal sera actif pour la session de connexion et sera effacé lorsque vous vous déconnecterez du programme, ou si le système expire. La fenêtre contextuelle contient trois boutons de commande :

Imprimer - Ce bouton ouvre la fenêtre Imprimer afin que vous puissiez imprimer une copie du tableau actuel. Un aperçu du tableau apparaîtra dans une fenêtre d'aperçu avant l'impression afin que vous puissiez ajuster les paramètres d'impression selon vos besoins.

Copier - Ce bouton copie le contenu complet de la fenêtre du Journal des messages dans le presse-papiers virtuel de votre ordinateur. Si vous souhaitez copier uniquement une partie du texte affiché, sélectionnez le texte souhaité, puis appuyez sur <Ctrl>+<C> sur votre clavier.

Plus - Ce bouton fait défiler la fenêtre afin que vous puissiez afficher les messages qui apparaissent en dehors de la vue actuelle. Vous pouvez également utiliser les barres de défilement à gauche de la fenêtre pour faire défiler la fenêtre.

Aide - La sélection de ce bouton affiche une liste des divers tutoriels et outils d’aide en ligne fournis pour l’écran actuel. L'option Aide en ligne fournit une description détaillée de chaque colonne et élément de l'écran actuel. L'option Pas à pas fournit un didacticiel pour l'écran actuel où vous pouvez suivre la leçon étape par étape. À noter: ces didacticiels étape par étape ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.

Boutons spécifiques au contexte (qui sont uniques à cet écran ou qui nécessitent des instructions supplémentaires)

Nouveau - Ce bouton sert à ajouter une nouvelle ligne Fin d’Année pour qu’on puisse entrer les détails manuellement. Le bouton sera grisé après l’insertion d’une ligne.

Ce bouton insère une nouvelle ligne de fin d'année afin que vous puissiez saisir manuellement les détails. Une fois une ligne insérée, ce bouton sera indisponible. À noter: Lorsque vous sélectionnez ce bouton, les cellules de la ligne actuelle sont remplies avec les informations trouvées dans les écrans Paie courtant - Contactes et Paie courant - Nom et adresse. Une fois la ligne créée, vous pouvez modifier les différents champs selon vos besoins.

Exigences minimales :

Lors de la création de ce fichier, vous remarquerez qu'un certain nombre de cellules ne contiennent aucune donnée. Vous pouvez toujours procéder à la génération de vos rapports de fin d'année, cependant, vous devez vous assurer que les exigences minimales suivantes sont remplies avant de pouvoir créer votre fichier XML :

NAS du propriétaire #1.
Numéro et nom de l'émetteur.
Adresse de l'émetteur, ville, pays, province/état et code postal.
Nom du contact, numéro de téléphone et e-mail.

Colonnes du tableau

La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction.

Info Supplémentaire d’Adresse Additional Address Info

Utiliser cette cellule pour inscrire les informations supplémentaires d’adresse qui ne se trouvent pas à la cellule Adresse du Préparateur qui pourraient être utile. Ceci pourrait comprendre les désignations complètes de livraison ou les indicateurs d’immeubles à unités multiples tels que STE 208 (Suite 208), Appt 33 (Appartement 33), etc. le cas échéant.

Courriel Contacte Contact Email

Utiliser cette cellule pour entrer l’adresse courriel du représentant de l’entreprise émettrice. On pourrait contacter le représentant de transmission si eNETEmployer Services a des questions ou des préoccupations en ce qui concerne le fichier transmis.

Les adresses courriels valides, telles que as john.smith@exemple.com se composent du nom suivi par le symbole @, suivi par le nom de domaine. Le nom de domaine n’est pas sensible à la casse, mais le nom pourrait l’être, selon les paramètres du serveur de messagerie. On permet les tirets et caractères de soulignement, mais les autres caractères (p. ex. #, $, !, guillemets et espaces) ne sont pas permis.

Personne à Contacter Contact Name

Utiliser cette cellule pour visionner ou modifier le nom de la personne à contacter.

No. # Téléphone Personne à Contacter Contact Phone #

Utiliser cette cellule pour spécifier le numéro de téléphone de la personne à contacter. Le format est le suivant : "+Code Pays (Code Régional) Numéro de Téléphone +Extension". Par exemple, si Jean Leblanc habite Montréal QC et son numéro comprend l’extension 300, on composerait: 1 514 555-5555 +300.

Langue Language

Utiliser cette cellule pour spécifier la langue de communication qui sera utilisé par la personne à contacter et l’Agence Revenue Canada (l'ARC) aux fins d’échange d’informations. Actuellement, eNETEmployer appuie les deux langues officielles du Canada : l’anglais et le français. Consulter la page d’aide Options pour en savoir plus à propos de cette fonction.

NAS du 1er Propriétaire Proprietor #1 SIN

Utiliser cette cellule pour entrer le numéro d’assurance sociale pour le propriétaire numéro 1 (ou propriétaire principal) s’il s’agit d’une société privée sous contrôle canadien ou employeur non constitué.

NAS du 2eme Propriétaire Proprietor #2 SIN

Utiliser cette cellule pour entrer le numéro d’assurance sociale pour le propriétaire numéro 2 (ou propriétaire principal 2) s’il s’agit d’une société privée sous contrôle canadien ou employeur non constitué.

Soumissions XML rejetées – Depuis janvier 2025, certains clients signalent que le site web de l'ARC rejette leur soumission XML si du texte est inclus dans ce champ (même si le fichier réussit le test de schéma de l'ARC, que vous pouvez exécuter via le bouton « Tester » de l'écran Fin d'année – Imprimer les formulaires de fin d'année). Par conséquent, si vous recevez un avis de rejet du site web de l'ARC, nous vous recommandons de laisser ce champ vide avant de générer votre fichier XML. Si vous souhaitez ajouter du texte dans ce champ à des fins de tenue de registres, n'oubliez pas de le supprimer avant de créer votre fichier XML chaque année.

Régime de Pension Agréé (RPA) #1 Registered Pension Plan (RPP) #1

Utiliser cette cellule pour entrer les 7 chiffres du numéro du régime de la pension agréé 1 (RPA 1) de l’entreprise (le cas échéant). Ce numéro est attribué aux entreprises par l’ARC.

Régime de Pension Agréé (RPA) #2 Registered Pension Plan (RPP) #2

Utiliser cette cellule pour entrer les 7 chiffres du numéro du régime du pension agréé 2 (RPA 2) de l’entreprise (le cas échéant). Ce numéro est attribué aux entreprises par l’ARC.

Régime de Pension Agréé (RPA) #3 Registered Pension Plan (RPP) #3

Utiliser cette cellule pour entrer les 7 chiffres du numéro du régime de la pension agréé 3 (RPA 3) de l’entreprise (le cas échéant). Ce numéro est attribué aux entreprises par l’ARC.

Relevé 1 NEQ Relevé 1 NEQ

Utiliser cette cellule pour entrer le numéro d’Entreprise du Québec… RL-1 Numéro NEQ (Numéro d’Entreprise du Québec ), le cas échéant. Ce numéro identificateur est attribué aux entreprises qui s’inscrivent avec le Régistraire des Entreprises.

Relevé 1 Nold Relevé 1 Nold

Utiliser cette cellule pour entrer le Numéro d’Identification de l’entreprise. Il s’agit d’un identifiant numérique composé de 10 chiffres qui est attribué aux entreprises lorsqu’ils s’enregistrent avec Revenu Québec.

Relevé 1 Numéro de Préparateur Relevé 1 Transmitter Number

Utiliser cette cellule pour entrer le Numéro de Préparateur sur support magnétique de votre entreprise qui a été attribué par Revenu Québec.

Adresse de Préparateur Transmitter Address

Utiliser cette cellule pour entrer l’adresse physique (s’il y a lieu) de l’entreprise qui a envoyé la transmission. On peut entrer l’adresse comme une entité unique (c.à.d. 698 rue du Sud ou Suite 3 - 600 rue du Sud).

Ville de Préparateur Transmitter City

Utiliser cette cellule pour entrer la ville où se trouve l’entreprise qui a envoyé la transmission.

Pays de Préparateur Transmitter Country

Utiliser cette cellule pour spécifier la ville où se trouve l’entreprise qui a envoyé la transmission. En ce moment, le programme acceptera le Canada ou les États-Unis. À noter: Si vous choisissez une province de la cellule Province/État de Transmission , le paramètre Pays sera réglé automatiquement au Canada. De la même façon, si on choisit un état américain, le paramètre Pays sera réglé automatiquement aux États-Unis.

Nom de Préparateur Transmitter Name

Utiliser cette cellule pour entrer le nom de préparateur. Ceci peut être une personne ou le nom de l’entreprise qui a préparé et transmis les informations de fin d’année à l’ARC.

Nom de Préparateur #2 Transmitter Name 2

Cette cellule sert à ajouter un deuxième nom ou des renseignements supplémentaires à propos du préparateur. Par exemple, "Administrateur Feuille de Paie", ou "Une filiale de l’entreprise XYZ".

Numéro du Préparateur Transmitter Number

Utiliser cette cellule pour entrer le numéro de préparateur sur support magnétique que vous avez reçu de l’ARC. Il s’agit d’un numéro composé de 8 chiffres alphanumériques qui commence avec un préfixe de deux lettres (p. ex. MM123456). S’il s’agit de votre première transmission, vous pourrez vous servir du numéro 555555 (après quoi l’ARC vous enverra un nouveau numéro de préparateur). Quand l’ARC reçoit votre première transmission T4, il vous enverra tout de suite un nouveau numéro de préparateur. Quand vous avez reçu ce numéro, vous devez retourner à cet écran et remplacer l’ancien numéro MM555555 avec le nouveau numéro qu’on vous a attribué.

Code Postale du Préparateur Transmitter Postal Code

Utiliser cette cellule pour entrer le code postal du préparateur.

Catégorie du Préparateur Transmitter Type

Utiliser cette cellule pour spécifier les catégories de rapports qui sont soumis à l’ARC. Voici les options :

Vous êtes vendeur de logiciels.
Vous soumettez des déclarations au nom des autres.
Vous soumettez des déclarations à votre compte (Il s’agit de l’option par défaut et s’applique à la plupart des cas).
Vous soumettez une déclaration à votre compte en vous servant d’un logiciel tierce-partie.

Province/État Préparateur Transmitter Province/State

Cette cellule sert à entrer la province ou l'état où se trouve le préparateur.

Code Postale/Zip du Préparateur Transmitter Zip Code

Utiliser cette cellule pour entrer le code postal/zip du préparatoire.