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Éléments Accumulateurs (onglet Paie)
Cet écran vous permet d’assigner les éléments Accumulateurs aux différents employés dans la feuille de paie. On se sert des accumulateurs pour recueillir et accumuler les montants dont on se servira afin d’effectuer les divers calculs de paie. Les accumulateurs qui s’affichent à cet écran ont été créés et définis à l’écran Accumulateurs (accessible via la commande Accumulateurs - Feuille de Paie Actuelle). Consulter la page d’aide Accumulateurs pour de plus amples renseignements en ce qui concerne la création de ces éléments.
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Voir le tutoriel étape par étape (Anglais) |
Il faut assigner au moins un (ou plusieurs) accumulateur(s) à chaque employé de la feuille de paie (accompagné d'un certain nombre de gains et déductions/avantages). Si on a configuré l’employé en se servant d’un modèle, plusieurs éléments auront déjà été ajoutés avec leurs paramètres par défaut.
Boutons communs (sur tous les écrans)
Les boutons de commande suivants apparaissent sur tous les écrans. Choisissez un bouton pour afficher une description détaillée de chaque commande. Remarque : Si un bouton n’est pas disponible (son texte apparaît en gris), cela signifie soit que la commande n’est pas applicable à l’écran actuel, soit que sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu’une seule fois). Vous pouvez également consulter la page d’aide « Descriptions des boutons » pour afficher les descriptions détaillées de tous les boutons du programme sur une seule page.
Enregistrer - Cliquer sur ce bouton enregistre toutes les modifications en attente du tableau dans la base de données du programme. Si une ligne est en cours de modification, les modifications sont enregistrées et la coche (
) de la ligne reste visible pour vous permettre de poursuivre vos modifications.
Nouuveau - Ce bouton vous permet d'insérer une nouvelle ligne (élément) dans le tableau actuel. La sélection du bouton ajoute la nouvelle ligne en haut du tableau et active le mode Édition afin que vous puissiez saisir les données requises pour chaque cellule. À noter: Si ce bouton inclut une liste déroulante immédiatement à sa droite, vous devez d'abord sélectionner un élément de la liste afin que la nouvelle ligne soit basée sur l'élément de liste choisi.
Supprimer - Cliquez sur ce bouton pour supprimer la ligne actuelle du tableau. Si vous avez plusieurs lignes sélectionnées, toutes les lignes seront supprimées. Lorsque vous sélectionnez le bouton, vous êtes invité à vous assurer que vous souhaitez supprimer le ou les éléments, car l'action ne peut pas être annulée.
Considérations importantes: Bien que la plupart des écrans de programmes permettent de supprimer facilement une ligne, certains écrans contiennent des éléments qui nécessitent une attention particulière avant la suppression:
- Employés - Lorsque vous supprimez un employé depuis l'écran Employé - Configurer Employé de l'onglet Paie, il n'apparaît plus sur aucun écran de l'onglet Paie, à l'exception de l'écran Employé - Paramètres de statut (ce dernier étant indispensable pour pouvoir restaurer l'employé si nécessaire). La suppression d'un employé de la Base de données des employés est irrécupérable. Consultez le tutoriel Suppression d'employés pour plus d'informations.
- Éléments liés - Soyez prudent lors de la suppression d'un ou plusieurs éléments, car ils peuvent être associés à d'autres éléments de votre base de données. Si vous tentez de supprimer un élément et que le message suivant s'affiche: « Impossible de supprimer <élément> car il est lié à l'élément suivant: », cela signifie que l'élément est associé (lié) à un autre élément du programme. L'élément ne peut être supprimé tant que vous n'avez pas supprimé le lien/l'association entre les deux éléments. Consultez la page d'aide Suppression d'éléments liés pour plus d'informations.
- Sous-lignes - Certains écrans contiennent des sous-lignes qui apparaissent sous la ligne principale à supprimer. Si vous voyez une icône Développer (
) à l'extrême gauche de la ligne, vous pouvez développer la ligne principale pour vous assurer que vous supprimez les éléments appropriés. À noter: Si un message s'affiche indiquant que "le premier élément doit être supprimé en dernier", cela indique que vous devez d'abord supprimer toutes les sous-lignes avant de pouvoir supprimer la ligne principale. Pour les écrans qui proposent une icône Corbeille (
) à gauche de la ligne principale, vous pouvez choisir cette icône pour supprimer la ligne et toutes ses sous-lignes en une seule action.
Recharger - La sélection de ce bouton actualise la page du navigateur et remplace les données de l'écran actuel par la dernière copie enregistrée de la base de données. Ceci est utile si vous avez apporté un certain nombre de modifications à une ligne et souhaitez les supprimer en une seule opération. À noter: N'oubliez pas qu'eNETEmployer enregistre les modifications dans une ligne chaque fois qu'une nouvelle ligne est sélectionnée. Ainsi, si vous modifiez trois lignes successives, puis que vous sélectionnez le bouton Recharger, seule la troisième ligne sera restaurée.
Outils - Cliquer sur le bouton affiche un menu déroulant avec des fonctions de données spéciales disponibles pour l'écran actuel. Selon l'écran que vous visualisez, les options peuvent inclure l'un des éléments suivants:
- Audit - Cette option ouvre la fenêtre Historique qui affiche une liste des modifications apportées à la ligne actuelle. Les modifications sont affichées en texte coloré. À noter: L'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
- Sauvegarde - Cette option crée un fichier de sauvegarde contenant la base de données complète de votre entreprise (de tous les modules du programme, y compris Paie, RH, Recrutement, etc.) - y compris toutes les informations nécessaires pour restaurer vos données au dernier état du programme lors de la sauvegarde. a été créé. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier de sauvegarde sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Cliquez ici pour afficher une description détaillée de la commande Sauvegarde.
- Exporter - Cette option enregistre les données de la table actuelle dans un fichier séparé par des points-virgules qui peut être ouvert dans un tableur. La fonction d'export s'effectue dès le choix de la commande. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Reportez-vous à la note Exporter un fichier pour un formatage approprié sur cette page d'aide pour plus d'informations sur la fonction d'exportation.
- Import - Cette option vous permet d'importer des données à partir d'un fichier de feuille de calcul séparé par des caractères (virgule ou point-virgule). En choisissant l'option, ouvrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez spécifier le fichier à importer.
- Messages - Cette option affiche la fenêtre Journal des messages qui contient un journal en cours des messages du programme qui apparaissent au-dessus du tableau. Ce journal sera actif pour la session de connexion et sera effacé lorsque vous vous déconnecterez du programme, ou si le système expire. La fenêtre contextuelle contient trois boutons de commande :
- Imprimer - Ce bouton ouvre la fenêtre Imprimer afin que vous puissiez imprimer une copie du tableau actuel. Un aperçu du tableau apparaîtra dans une fenêtre d'aperçu avant l'impression afin que vous puissiez ajuster les paramètres d'impression selon vos besoins.
- Copier - Ce bouton copie le contenu complet de la fenêtre du Journal des messages dans le presse-papiers virtuel de votre ordinateur. Si vous souhaitez copier uniquement une partie du texte affiché, sélectionnez le texte souhaité, puis appuyez sur <Ctrl>+<C> sur votre clavier.
- Plus - Ce bouton fait défiler la fenêtre afin que vous puissiez afficher les messages qui apparaissent en dehors de la vue actuelle. Vous pouvez également utiliser les barres de défilement à gauche de la fenêtre pour faire défiler la fenêtre.
Aide - La sélection de ce bouton affiche une liste des divers tutoriels et outils d’aide en ligne fournis pour l’écran actuel. L'option Aide en ligne fournit une description détaillée de chaque colonne et élément de l'écran actuel. L'option Pas à pas fournit un didacticiel pour l'écran actuel où vous pouvez suivre la leçon étape par étape. À noter: ces didacticiels étape par étape ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.
La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes cellules et colonnes affichées dans le tableau principal de l'écran du programme en cours. Si vous voyez une description de l'aide sur cette page pour une colonne qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne supplémentaire à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran juste au-dessus de la table principale). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction. Rangées Cachées - Les colonnes du côté droit du tableau contiennent les sous-rangées qui sont cachées au début (en raison de contrainte d'espace). On peut visionner ces colonnes cachées en choisissant l'icon Agrandir Rangée (la triangle à droite Les rangées et sous-rangées sont codées à l'aide de couleurs comme suit:
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). L'expansion des rangées donnera accès aux règlages individuelles pour chaque sous-rangée.Action Action
Cette cellule vous permet de spécifier le comportement de l’accumulateur (c.-à-d. s’il continue de recueillir et accumuler les montants ou s’il sera versé intégralement ou partiellement). L’édition de la cellule affichera un menu où on pourra choisir les différentes méthodes:
- Accumuler - L'accumulateur collectera (accumulera) les montants à chaque période. Les montants accumulés resteront dans le solde de l'accumulateur jusqu'à ce qu'ils soient payés.
- Payer Toujours - Les montants accumulés seront payés à chaque période de paie, laissant l'accumulateur à un solde de 0,00 $ à chaque période.
- Cette paie seulement - L’accumulateur paiera sa valeur totale pour la période de paie actuelle, ce qui laisse l’accumulateur à une solde de 0.00$.
Ajouter Accumulateur Add Accumulator
Ajouter Accumulateur - Ce bouton vous permet d’ajouter un accumulateur à l’employé choisi. Choisir le bouton pour afficher une liste d’accumulateurs qui sont définis à l’écran Accumulateurs (qui est accessible via la commande du menu Accumulateurs de Feuille de Paie Actuels). Quand on choisit une option de cette liste, une nouvelle rangée qui contient les paramètres de l’accumulateur se met à la droite du bouton.
À noter: Le contenu de cette cellule ne peut pas être modifié directement. Si vous souhaitez modifier le texte ou la valeur de la cellule, vous devez ouvrir l'écran approprié qui permet de gérer son contenu.
Audit Audit
Ce bouton vous permet d'afficher une liste des modifications qui ont été apportées à l'élément actuel. Le fait de cliquer sur le bouton ouvre la fenêtre Historique de l'audit où les modifications des éléments sont affichées en texte coloré. À noter: l'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
Code Code
Cette cellule affiche la Code de l’accumulateur (aussi connu comme le Nom de l’accumulateur, tel que défini à l’écran Accumulateurs).
Outrepasser Override
Disponible uniquement pour les accumulateurs qui sont configurés à calculer Par Fonction ou Par Montant Fixe, cette case à cocher vous permet de dépasser manuellement les paramètres pour l’accumulateur. Par exemple, si vous avez un accumulateur dont la méthode de calcul est par montant fixe, mais il y a un employé qui a besoin d’un montant spécial (de façon temporaire ou permanente), vous pourriez activer la case à cocher Dépasser et ensuite entrer la valeur spéciale à la cellule Montant.
Distribution Distribution
Utilisez cette cellule pour spécifier le code de distribution par défaut (parfois appelé « département d'attache ») auquel le temps de travail de cet employé sera facturé/dépense. Les éléments de la liste déroulante peuvent être affichés ou modifiés à partir de la page Distributions.
Consultez la page d'aide sur les distributions pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.
Consultez un didacticiel étape par étape sur cette fonctionnalité (Anglais).
Fractionnement des gains entre les distributions - Si vous souhaitez répartir les gains d'un employé entre plusieurs distributions, vous le ferez en ajoutant un gain temporaire du même type, en supprimant le chèque de sa colonne Permanent (si vous souhaitez conserver le nouveau gain pour toutes les ultérieures cycles de paie), puis utilisez la colonne Répartition pour attribuer les différente répartition. |
À noter: Le contenu de cette cellule ne peut pas être modifié directement. Si vous souhaitez modifier le texte ou la valeur de la cellule, vous devez ouvrir l'écran approprié qui permet de gérer son contenu.
Méthode Method
Cette cellule affiche la méthode utilisée pour calculer la valeur de l’accumulateur (tel que défini à l’écran Fonctions). L’édition du fichier, qui est affiché à titre de référence seulement, est impossible.
Calcul Calculation
Cette cellule affiche le montant calculé de l’accumulateur, en fonction des paramètres tel que défini à l’écran Accumulateurs. L’édition du fichier qui est affiché à titre de référence seulement, est impossible.
Montant Amount
Cette cellule sert à spécifier le montant à utiliser si l’accumulateur est configuré comme Montant Fixe tel que défini à l’écran Accumulateurs.
Nom de Famille Surname
Utiliser cette cellule pour entrer le nom de famille de l’employé. (aussi connu comme "nom patronymique"). Par exemple, le nom de famille de Jean Lenoir serait Lenoir. On peut aussi entrer les préfixes/nom composés pour les noms des employés. Par exemple, le nom de famille de Jean Van Damne serait Van Damne. La cellule acceptera les caractères spéciaux aussi c.-à-d. O'Leary ou Elkjærd.
À noter: Le contenu de cette cellule ne peut pas être modifié directement. Si vous souhaitez modifier le texte ou la valeur de la cellule, vous devez ouvrir l'écran approprié qui permet de gérer son contenu.
Numéro d’employé Employee Number
Cette cellule affiche le numéro unique qui identifie l'employé dans cette paie. Des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) peuvent être utilisés. par exemple. 001 ou MGM001.
À noter: Le contenu de cette cellule ne peut pas être modifié directement. Si vous souhaitez modifier le texte ou la valeur de la cellule, vous devez ouvrir l'écran approprié qui permet de gérer son contenu.
Prénom Given Name
Utiliser cette cellule pour entrer le prénom de l’employé (Le prénom de Jean Marchand est "Jean"). La cellule acceptera les caractères spéciaux -c.-à-d. Maríe-Josée ou Günther.
À noter: Le contenu de cette cellule ne peut pas être modifié directement. Si vous souhaitez modifier le texte ou la valeur de la cellule, vous devez ouvrir l'écran approprié qui permet de gérer son contenu.
Valeur P P Value
Utilisez cette cellule pour entrer une Valeur d'espace réservé (appelée "Valeur P") qui peut être utilisée pour remplacer l'une des variables de la fonction associée (au lieu de remplacer l'expression entière). Ainsi, si l'expression change, l'employé verra les changements appliqués dans son calcul car l'expression originale n'est pas remplacée.
Par exemple, si la Valeur P d'une fonction de paie de vacances est définie sur 4% (représentant un montant d'accumulation de vacances typique) et qu'un employé permanent passe à une accumulation de 6%, il vous suffit de saisir 0,06 dans la cellule Valeur P. eNETEmployer calculera alors une accumulation de 6% pour l'employé (et vous n'avez pas à cocher la case Remplacer et à modifier l'expression d'origine).
À noter: Cette cellule n'est pas modifiable si aucune fonction n'est associée à l'accumulateur.