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Éléments de Déduction et Avantage (onglet Paie)
Cet écran vous permet d'attribuer des Déductions « volontaires » non statutaires (et leurs éléments d'Avantages connexes, le cas échéant) à vos employés. Les déductions et avantages volontaires typiques peuvent inclure les primes de soins dentaires et d'assurance-vie, les cotisations de retraite, les cotisations syndicales, les ordonnances de saisie-arrêt, etc. être assigné ici.
Les retenues et les avantages qui apparaissent sur cet écran sont créés dans les écrans Paie courant - Déductions et Paie courant - Avantages.
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Voir le tutoriel étape par étape (Anglais) |
Les déductions et avantages peuvent être attribués à un employé de deux manières :
- Modèle - C'est la méthode la plus efficace et peut considérablement accélérer le processus lors de l'ajout de nouveaux employés à votre liste de paie. Lorsqu'un employé se voit attribuer un modèle donné, il hérite des types de déductions et d'avantages associés.
- Manuellement - Cette méthode consiste à ajouter chaque déduction ou avantage un à la fois. Il s'agit de l'approche requise si vous avez besoin d'ajouter un élément temporaire qui peut fonctionner pendant un nombre limité de périodes de paie.
Éléments principaux ou temporaires - La première fois que vous attribuez une déduction ou un avantage, il est considéré comme l'élément principal. Cependant, vous pouvez rencontrer des cas où l'employé peut avoir besoin d'un montant de déduction ou d'avantage ajusté pour une ou plusieurs périodes de paie. Dans ce cas, vous pouvez laisser leur élément principal inchangé et attribuer à la place une déduction ou un avantage temporaire du même type. Cet élément temporaire peut ensuite être utilisé pour ajuster ou remplacer les montants pour les périodes de paie en cours ou subséquentes.
Boutons communs (sur tous les écrans)
Les boutons de commande suivants apparaissent sur tous les écrans. Choisissez un bouton pour afficher une description détaillée de chaque commande. Remarque : Si un bouton n’est pas disponible (son texte apparaît en gris), cela signifie soit que la commande n’est pas applicable à l’écran actuel, soit que sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu’une seule fois). Vous pouvez également consulter la page d’aide « Descriptions des boutons » pour afficher les descriptions détaillées de tous les boutons du programme sur une seule page.
Enregistrer - Cliquer sur ce bouton enregistre toutes les modifications en attente du tableau dans la base de données du programme. Si une ligne est en cours de modification, les modifications sont enregistrées et la coche (
) de la ligne reste visible pour vous permettre de poursuivre vos modifications.
Nouuveau - Ce bouton vous permet d'insérer une nouvelle ligne (élément) dans le tableau actuel. La sélection du bouton ajoute la nouvelle ligne en haut du tableau et active le mode Édition afin que vous puissiez saisir les données requises pour chaque cellule. À noter: Si ce bouton inclut une liste déroulante immédiatement à sa droite, vous devez d'abord sélectionner un élément de la liste afin que la nouvelle ligne soit basée sur l'élément de liste choisi.
Supprimer - Cliquez sur ce bouton pour supprimer la ligne actuelle du tableau. Si vous avez plusieurs lignes sélectionnées, toutes les lignes seront supprimées. Lorsque vous sélectionnez le bouton, vous êtes invité à vous assurer que vous souhaitez supprimer le ou les éléments, car l'action ne peut pas être annulée.
Considérations importantes: Bien que la plupart des écrans de programmes permettent de supprimer facilement une ligne, certains écrans contiennent des éléments qui nécessitent une attention particulière avant la suppression:
- Employés - Lorsque vous supprimez un employé depuis l'écran Employé - Configurer Employé de l'onglet Paie, il n'apparaît plus sur aucun écran de l'onglet Paie, à l'exception de l'écran Employé - Paramètres de statut (ce dernier étant indispensable pour pouvoir restaurer l'employé si nécessaire). La suppression d'un employé de la Base de données des employés est irrécupérable. Consultez le tutoriel Suppression d'employés pour plus d'informations.
- Éléments liés - Soyez prudent lors de la suppression d'un ou plusieurs éléments, car ils peuvent être associés à d'autres éléments de votre base de données. Si vous tentez de supprimer un élément et que le message suivant s'affiche: « Impossible de supprimer <élément> car il est lié à l'élément suivant: », cela signifie que l'élément est associé (lié) à un autre élément du programme. L'élément ne peut être supprimé tant que vous n'avez pas supprimé le lien/l'association entre les deux éléments. Consultez la page d'aide Suppression d'éléments liés pour plus d'informations.
- Sous-lignes - Certains écrans contiennent des sous-lignes qui apparaissent sous la ligne principale à supprimer. Si vous voyez une icône Développer (
) à l'extrême gauche de la ligne, vous pouvez développer la ligne principale pour vous assurer que vous supprimez les éléments appropriés. À noter: Si un message s'affiche indiquant que "le premier élément doit être supprimé en dernier", cela indique que vous devez d'abord supprimer toutes les sous-lignes avant de pouvoir supprimer la ligne principale. Pour les écrans qui proposent une icône Corbeille (
) à gauche de la ligne principale, vous pouvez choisir cette icône pour supprimer la ligne et toutes ses sous-lignes en une seule action.
Recharger - La sélection de ce bouton actualise la page du navigateur et remplace les données de l'écran actuel par la dernière copie enregistrée de la base de données. Ceci est utile si vous avez apporté un certain nombre de modifications à une ligne et souhaitez les supprimer en une seule opération. À noter: N'oubliez pas qu'eNETEmployer enregistre les modifications dans une ligne chaque fois qu'une nouvelle ligne est sélectionnée. Ainsi, si vous modifiez trois lignes successives, puis que vous sélectionnez le bouton Recharger, seule la troisième ligne sera restaurée.
Outils - Cliquer sur le bouton affiche un menu déroulant avec des fonctions de données spéciales disponibles pour l'écran actuel. Selon l'écran que vous visualisez, les options peuvent inclure l'un des éléments suivants:
- Audit - Cette option ouvre la fenêtre Historique qui affiche une liste des modifications apportées à la ligne actuelle. Les modifications sont affichées en texte coloré. À noter: L'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
- Sauvegarde - Cette option crée un fichier de sauvegarde contenant la base de données complète de votre entreprise (de tous les modules du programme, y compris Paie, RH, Recrutement, etc.) - y compris toutes les informations nécessaires pour restaurer vos données au dernier état du programme lors de la sauvegarde. a été créé. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier de sauvegarde sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Cliquez ici pour afficher une description détaillée de la commande Sauvegarde.
- Exporter - Cette option enregistre les données de la table actuelle dans un fichier séparé par des points-virgules qui peut être ouvert dans un tableur. La fonction d'export s'effectue dès le choix de la commande. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Reportez-vous à la note Exporter un fichier pour un formatage approprié sur cette page d'aide pour plus d'informations sur la fonction d'exportation.
- Import - Cette option vous permet d'importer des données à partir d'un fichier de feuille de calcul séparé par des caractères (virgule ou point-virgule). En choisissant l'option, ouvrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez spécifier le fichier à importer.
- Messages - Cette option affiche la fenêtre Journal des messages qui contient un journal en cours des messages du programme qui apparaissent au-dessus du tableau. Ce journal sera actif pour la session de connexion et sera effacé lorsque vous vous déconnecterez du programme, ou si le système expire. La fenêtre contextuelle contient trois boutons de commande :
- Imprimer - Ce bouton ouvre la fenêtre Imprimer afin que vous puissiez imprimer une copie du tableau actuel. Un aperçu du tableau apparaîtra dans une fenêtre d'aperçu avant l'impression afin que vous puissiez ajuster les paramètres d'impression selon vos besoins.
- Copier - Ce bouton copie le contenu complet de la fenêtre du Journal des messages dans le presse-papiers virtuel de votre ordinateur. Si vous souhaitez copier uniquement une partie du texte affiché, sélectionnez le texte souhaité, puis appuyez sur <Ctrl>+<C> sur votre clavier.
- Plus - Ce bouton fait défiler la fenêtre afin que vous puissiez afficher les messages qui apparaissent en dehors de la vue actuelle. Vous pouvez également utiliser les barres de défilement à gauche de la fenêtre pour faire défiler la fenêtre.
Aide - La sélection de ce bouton affiche une liste des divers tutoriels et outils d’aide en ligne fournis pour l’écran actuel. L'option Aide en ligne fournit une description détaillée de chaque colonne et élément de l'écran actuel. L'option Pas à pas fournit un didacticiel pour l'écran actuel où vous pouvez suivre la leçon étape par étape. À noter: ces didacticiels étape par étape ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.
La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes cellules et colonnes affichées dans le tableau principal de l'écran du programme en cours. Si vous voyez une description de l'aide sur cette page pour une colonne qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne supplémentaire à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran juste au-dessus de la table principale). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction. Rangées Cachées - Les colonnes du côté droit du tableau contiennent les sous-rangées qui sont cachées au début (en raison de contrainte d'espace). On peut visionner ces colonnes cachées en choisissant l'icon Agrandir Rangée (la triangle à droite Les rangées et sous-rangées sont codées à l'aide de couleurs comme suit:
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). L'expansion des rangées donnera accès aux règlages individuelles pour chaque sous-rangée.Ajouter Déd & Avant Add Ded & Ben
Ajouter Déd & Avant - Ce bouton vous permet d’appliquer une déduction à l’employé actuel. Ce bouton affichera une liste de déductions qui sont définies à l’écran Paie courant - Déductions. Quand on choisit une option de cette liste, une nouvelle rangée avec paramètres préétablis s’affichera à droite du bouton.
À noter: Le contenu de cette cellule ne peut pas être modifié directement. Si vous souhaitez modifier le texte ou la valeur de la cellule, vous devez ouvrir l'écran approprié qui permet de gérer son contenu.
Audit Audit
Ce bouton vous permet d'afficher une liste des modifications qui ont été apportées à l'élément actuel. Le fait de cliquer sur le bouton ouvre la fenêtre Historique de l'audit où les modifications des éléments sont affichées en texte coloré. À noter: l'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
Avantage Valeur P Benefit P Value
Utilisez cette cellule pour entrer une Valeur d'espace réservé (appelée "Valeur P") qui peut être utilisée pour remplacer l'une des variables de la fonction associée (au lieu de remplacer l'expression entière). Ainsi, si l'expression change (par exemple, vous ajoutez un nouveau revenu), vous n'avez pas à remplacer tous les employés qui utilisent cette fonction.
Par exemple, si la Valeur P de la fonction associée à une prestation REER est fixée à 4% (représentant un montant de cotisation typique de l'employeur) et que l'employeur souhaite augmenter la cotisation à 8%, il vous suffit d'entrer 0,08 dans la cellule Valeur PeNETEmployer calculera ensuite la contribution de l'employeur de 8% requise (et vous n'avez pas à cocher la case Remplacer et à modifier l'expression d'origine).
À noter: cette cellule n'est pas modifiable si aucune fonction n'est associée à l'avantage.
Code Code
Cette cellule non modifiable affiche le Code de la déduction/avantage partagé (également appelé Nom de la déduction/avantage) tel que défini dans les écrans Déductions ou Avantages (selon l'endroit où vous avez créé l'élément).
Déduction Valeur P Deduction P Value
Utilisez cette cellule pour saisir une valeur d'espace réservé (appelée « valeur P ») qui peut être utilisée pour remplacer l'une des variables dans la fonction associée (au lieu de remplacer l'expression entière). Ainsi, si l'expression change (par exemple, vous ajoutez un nouveau revenu), vous n'avez pas besoin de remplacer tous les employés qui utilisent cette fonction.
Par exemple, si la Valeur P d'une fonction associée à une déduction REER est fixée à 4% (représentant un montant de cotisation typique d'un employé) et que l'employé souhaite augmenter la cotisation à 8%, il vous suffit d'entrer 0,08 dans la cellule Valeur P. eNETEmployer calculera alors la contribution requise de 8% à l'employé (et vous n'avez pas à cocher la case Remplacer et à modifier l'expression d'origine).
À noter: Cette cellule n'est pas modifiable si aucune fonction n'est associée à la déduction.
Distribution Distribution
Utilisez cette cellule pour spécifier le code de distribution par défaut (parfois appelé « département d'attache ») auquel le temps de travail de cet employé sera facturé/dépense. Les éléments de la liste déroulante peuvent être affichés ou modifiés à partir de la page Distributions.
Consultez la page d'aide sur les distributions pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.
Consultez un didacticiel étape par étape sur cette fonctionnalité (Anglais).
Fractionnement des gains entre les distributions - Si vous souhaitez répartir les gains d'un employé entre plusieurs distributions, vous le ferez en ajoutant un gain temporaire du même type, en supprimant le chèque de sa colonne Permanent (si vous souhaitez conserver le nouveau gain pour toutes les ultérieures cycles de paie), puis utilisez la colonne Répartition pour attribuer les différente répartition. |
À noter: Le contenu de cette cellule ne peut pas être modifié directement. Si vous souhaitez modifier le texte ou la valeur de la cellule, vous devez ouvrir l'écran approprié qui permet de gérer son contenu.
Expression Avantage Benefit Expression
Cette cellule sert à définir l’expression qu’on utilisera pour calculer la valeur de l’avantage. L’édition de la cellule est impossible et elle s’applique seulement aux avantages qui seront calculés par la méthode Par Fonction tel que défini à l’écran Avantages).
Expression Déduction Deduction Expression
Cette cellule sert à définir l’expression qu’on utilisera pour calculer la valeur de la déduction. L’édition de la cellule est impossible et elle s’applique seulement aux avantages qui seront calculés par la méthode Par Fonction tel que défini à l’écran Déductions).
Méthode Avantage Benefit Method
Cette cellule démontre la méthode qui sera utilisée pour calculer la déduction, en se servant des paramètres définis actuellement à l’écran Avantages. L’édition de la cellule est impossible car elle affichera seulement une valeur pour les avantages dont la déduction liée a été configurée pour utiliser la méthode de calcul Par Fonction ( tel que défini à l’écran Fonctions).
Méthode Déduction Deduction Method
Cette cellule démontre la méthode qui sera utilisée pour calculer la déduction, tel que défini à l’écran Déductions). L’édition de la cellule est impossible et elle est fournie à titre de référence seulement.
Montant Avantage Benefit Amount
Utiliser cette cellule pour spécifier le montant de la portion avantage pour cet élément déduction/avantage ( si on a configuré l’avantage comme un Montant Fixe tel que défini à l’écran Avantages). L’édition de cette cellule est seulement possible si la case à cocher Outrepasser Avantage a été activée pour la rangée.
Montant Déduction Deduction Amount
Utiliser cette cellule pour spécifier le montant de la portion déduction pour cet élément déduction/avantage ( si on a configuré la déduction comme un Montant Fixe tel que défini à l’écran Déductions). L’édition de cette cellule est seulement possible si la case à cocher Outrepasser Déduction a été activée pour la rangée.
Outrepasser Avantage Benefit Override (FR Currently "Avantage Manuel")
Cette case à cocher, qui est disponible seulement pour les avantages configures au calcul par Par Fonction ou Par Montant Fixe, vous permet d’outrepasser manuellement les paramètres de l’avantage. Par exemple, si vous avez un avantage calculé par un montant fixe, mais vous avez besoin de verser un montant exceptionnel à un employé (temporaire ou en permanence), vous pouvez activer la case à cocher Outrepasser et entrer la valeur spéciale à la cellule Montant Avantage.
Nom de Famille Surname
Utiliser cette cellule pour entrer le nom de famille de l’employé. (aussi connu comme "nom patronymique"). Par exemple, le nom de famille de Jean Lenoir serait Lenoir. On peut aussi entrer les préfixes/nom composés pour les noms des employés. Par exemple, le nom de famille de Jean Van Damne serait Van Damne. La cellule acceptera les caractères spéciaux aussi c.-à-d. O'Leary ou Elkjærd.
À noter: Le contenu de cette cellule ne peut pas être modifié directement. Si vous souhaitez modifier le texte ou la valeur de la cellule, vous devez ouvrir l'écran approprié qui permet de gérer son contenu.
Numero d’Employé Employee Number
Cette cellule affiche le numéro unique qui identifie l'employé dans cette paie. Des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) peuvent être utilisés. par exemple. 001 ou MGM001.
À noter: Le contenu de cette cellule ne peut pas être modifié directement. Si vous souhaitez modifier le texte ou la valeur de la cellule, vous devez ouvrir l'écran approprié qui permet de gérer son contenu.
Outrepasser Overriding
Cette case vous permet d’appliquer une déduction actuelle pour un passage (ou passages) de paie ultérieur tout en désactivant tous les éléments déductions du même Code simultanément. Par exemple, si vous avez une déduction REER de 100.00$ par période de paie et vous voulez l’augmenter de 50.00$ pour seulement le prochain passage de paie, vous pourriez ajouter un deuxième type de déduction REER, entrer 150.00$ comme montant et ensuite cocher la case Outrepasser. La case à cocher Temporaire est activée automatiquement lorsque vous créez une deuxième déduction REER, donc, cette déduction s’effacera après le prochain passage de paie.
En se servant de l’exemple ci-dessus, si vous vouliez modifier le montant de déduction pour plusieurs passages de paie, il ne faudrait pas désactiver la case à cocher Outrepasser et enlever la coche de la colonne Temporaire. La deuxième déduction serait en vigueur pour tous les passages de paie ultérieurs jusqu’à ce que l’on l’enlève.
On ne peut pas activer la case à cocher Outrepasser pour plus qu’une catégorie de déduction. (c.-à-d. il est impossible de créer deux déductions REER et outrepasser la deuxième).
À noter: Si vous travaillez avec la fonction outrepasser et vous avez besoin de rouvrir une paie fermée, il vaut mieux se servir de la commande Restaurer pour retourner en arrière à un état antérieur (au lieu d’utiliser la commande Rouvrir). Donc, il vaut mieux restaurer une paie lorsque vous devez travailler avec n’importe quel élément "temporaire".
Outrepasser Déduction Benefit Override (FR Currently "Avantage Manuel")
Cette case à cocher, qui est disponible seulement pour les avantages configures au calcul par Par Fonction ou Par Montant Fixe, vous permet d’outrepasser manuellement les paramètres de la déduction. Par exemple, si vous avez une déduction calculée par un montant fixe, mais vous avez besoin de verser un montant exceptionnel à un employé (temporaire ou en permanence), vous pouvez activer la case à cocher Outrepasser et entrer la valeur spéciale à la cellule Montant Déduction.
Prénom Given Name
Utiliser cette cellule pour entrer le prénom de l’employé (Le prénom de Jean Marchand est "Jean"). La cellule acceptera les caractères spéciaux -c.-à-d. Maríe-Josée ou Günther.
À noter: Le contenu de cette cellule ne peut pas être modifié directement. Si vous souhaitez modifier le texte ou la valeur de la cellule, vous devez ouvrir l'écran approprié qui permet de gérer son contenu.
Temporaire Temporary
Disponible uniquement pour les retenues et les avantages secondaires, cochez cette case si la retenue/l'avantage secondaire doit être utilisé pour la période de paie en cours uniquement, puis supprimé après la clôture du cycle de paie. Il y a deux raisons courantes d'utiliser l'option Temporaire:
- Remplacement d'une déduction ou d'un avantage continu/régulier - Par exemple, si vous disposez d'une déduction d'employé « Fonds social » en cours et que vous souhaitez augmenter le montant pour la période en cours uniquement, vous pouvez ajouter une déduction secondaire de Fonds social afin que la déduction régulière en cours de chaque employé n'a pas besoin d'être modifié. Dans ce cas, vous cochez à la fois la case « Temporaire » et la case « Outrepasser ». La coche Temporaire signifie que la retenue sera supprimée après la clôture du cycle de paie. La coche Outrepasser signifie que seule la déduction secondaire sera utilisée pour retirer des fonds de l'employé (c'est-à-dire que leur déduction normale ne sera pas utilisée).
- Ajout d'une déduction ou d'un avantage secondaire en plus de leur déduction/d'un avantage continu/régulier - Par exemple, si vous avez un avantage d'employé « Allocation de téléphone » en cours et que vous souhaitez augmenter le montant pour la période en cours uniquement, vous pouvez ajouter une allocation de téléphone secondaire avantage pour tenir compte de cette augmentation unique. Dans ce cas, vous cochez la case « Temporaire » afin que l'avantage soit supprimé après la clôture du cycle de paie.
Dans les deux cas ci-dessus, si vous retirez la coche de la case Temporaire, la déduction ou l'avantage continuera d'être traité pour chaque paie suivante jusqu'à ce que la coche soit de nouveau cochée ou jusqu'à ce que vous supprimiez la déduction/l'avantage secondaire.
Test Calculer Avantage Benefit Calculate Test
Cette cellule affiche le montant calculé en dollars en se servant de l’expression actuelle et elle aide à vérifier qu’on a bien établi les paramètres de l’avantage. Si le montant affiché ici ne semble pas valide, il est possible de vérifier l’exactitude par une vérification des paramétrages pour d’autres éléments qui sont associés avec l’avantage (c.-à-d.. les paramètres pour la déduction correspondante, la fonction attribuée si l’avantage se calcule en se servant de la méthode Par Fonction, etc.)
Test Calculer Déduction Deduction Calculate Test
Cette cellule affiche le montant calculé en dollars en se servant de l’expression actuelle et elle aide à vérifier qu’on a bien établi les paramètres de la déduction. Si le montant affiché ici ne semble pas valide, il est possible de vérifier l’exactitude par une vérification des paramétrages pour d’autres éléments qui sont associés avec la déduction (c.-à-d.. les paramètres pour l’avantage correspondant, la fonction attribuée si la déduction se calcule en se servant de la méthode Par Fonction, etc.)