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Configurer Employé (onglet Employeur)

Cet écran est utilisé pour ajouter de nouveaux des employés Base de données des employés seul, et ils et ne sera pas encore associé à une paie active. Ces employés peuvent être importés dans une paie à une date ultérieure si vous le souhaitez (voir la note ci-dessous).

Par conséquent, si vous avez déjà une paie existante et souhaitez ajouter un nouvel employé, vous ne devrez pas utiliser cet écran (car il ne permet que de saisir les informations de base pour chaque personne). Vous devriez plutôt utiliser l'écran Employé - Configurer l'employé de l'onglet Paie pour pouvoir ajouter des employés à la Paie courant - avec toutes leurs informations de paiement pertinentes.

Pourquoi configurer des employés en dehors d'une paie ?

La principale raison pour ajouter des employés à cet écran est uniquement à des fins d'intégration/RH. Par exemple, vous disposez peut-être de toutes les informations requises pour un certain nombre d'employés, mais vous n'êtes pas encore prêt à les affecter à une paie active. En les ajoutant à cet écran, vous pouvez commencer le processus « d'intégration ». Ensuite, lorsque vous aurez décidé de la paie à laquelle le ou les employés seront associés, vous pourrez utiliser l'écran Employé - Importer les employés de l'onglet Paie pour les importer.

Voir le tutoriel étape par étape (Anglais)

Boutons communs

Consultez la page Descriptions des boutons pour afficher une description détaillée de chaque bouton affiché à l’écran (dans la barre de boutons en haut du tableau ou dans le tableau lui-même). À noter: Si un bouton est indisponible (c'est-à-dire que son texte apparaît en Gris), soit la commande n'est pas applicable à l'écran en cours, soit sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu'une seule fois).

Boutons Spécifiques au Contexte(Unique à cette page)

Nouveau - Ce bouton vous permet d'ajouter un nouvel employé à l'entreprise. Choisir ce bouton pour ajouter une nouvelle ligne d'employé en haut du tableau et activer la Mode Édition pour que vous puissiez définir les données nécessaires de l'employé pour chaque cellule. À noter : Comme mentionné précédemment, l'ajout d'un nouvel employé sur cette page ne l'ajoute à aucune de vos paies. Si vous souhaitez ajouter un nouvel employé à une paie, vous devez le faire dans l'écran Employé - Configurer employé de l'onglet Paie.

Créer Comptes d'Utilisateur Employés - Disponible uniquement pour les administrateurs, ce bouton crée un compte d'utilisateur en libre-service pour les employés non licenciés qui ont un e-mail valide qui leur est attribué (et qui ne sont pas licenciés dans les onglets RH ou Employeur). Lorsque le bouton est sélectionné, les employés concernés recevront un e-mail contenant leurs identifiants de connexion uniques (c'est-à-dire leur Nom d'utilisateur et leur Mot de passe). Si un employé n'a pas d'adresse e-mail attribuée, aucun compte utilisateur ne sera créé pour lui.

À noter: La sélection de ce bouton crée des comptes pour les employés qui n'ont pas encore de compte en libre-service. Les comptes d'employés existants ne sont pas affectés.

Pouvoirs de connexion mal placés: si un employé perd ses informations de connexion, l'administrateur de la paie peut réinitialiser le mot de passe afin que l'employé puisse accéder à nouveau au compte utilisateur. Pour plus de sécurité, l'administrateur peut également spécifier que l'utilisateur doit changer le mot de passe immédiatement après la prochaine connexion.

Désactivation des comptes d'utilisateurs - eNETEmployer ne désactive pas le compte libre-service d'un employé lorsqu'il est licencié. Votre entreprise doit déterminer pendant combien de temps ces comptes doivent rester activés (une fois désactivés, l'employé ne pourra plus récupérer les talons de paie et les T4). Si vous souhaitez désactiver un compte, vous pouvez le faire en supprimant la coche de l'option Activer dans cet écran. Voir un tutoriel étape par étape sur cette fonctionnalité (Anglais)

La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction.

Adresse Address

Utiliser cette cellule pour entrer l’adresse physique (le cas échéant) de la résidence de l’employé. Il faut entrer l’adresse en tant qu’entité unique (i.e. 698 South Street ou Suite 3 - 600 South Street).

Date de Naissance Birth Date

Utiliser cette cellule pour entrer la date de naissance de l’employé. Vous pouvez soit entrer la date en se servant du format jj/mmm/yyyy (i.e.. si la date est le 26 août, 2019, on pourrait entrer 26/08/2019). L’autre option serait de choisir l’icône Calendar et choisir la date du menu de la fenêtre déroulante.

Ville City

Utiliser cette cellule pour entrer la ville de résidence de l'employé. Normalement, il s'agit de la ville qui se trouve dans leur adresse postale, pour formules T4/T4A et à des fins documentaires.

Personnes à charge Dependents

Cette cellule sert à entrer la nombre de personnes à charge que l'employé reclamera pour fins d'exemption et crédits d'impôt à la formulaire TD1. Personnes à charge veut dire de la parenté ou famille éligible. La plupart des réclamations exige que la personne à charge réside avec l'employé.

Division Division

Cette cellule affiche la division de l'entreprise à laquelle cet employé est affecté. Les éléments de la liste déroulante peuvent être consultés ou modifiés à partir de la page Entreprise - Divisions de l'onglet Employeur.

Consultez la page d'aide des divisions pour en savoir plus sur cette fonctionnalité
Consultez un didacticiel étape par étape sur cette fonctionnalité

Courriel Email

Utilisez cette cellule pour saisir l'adresse e-mail de l'employé. Cette adresse e-mail est utilisée si vous envoyez des Relevés de paie par e-mail via l'écran Traitement de Paie - Rapports. À noter: Si vous avez créé un compte d'utilisateur en libre-service pour un employé, cette adresse e-mail sera automatiquement attribuée à son compte d'utilisateur (bien qu'il soit autorisé à la modifier s'il le souhaite).

Les adresses e-mail valides, telles que john.smith@example.com sont composées du nom, suivi du symbole @, suivi d'un domaine. La partie domaine n’est pas sensible à la casse , mais la portion du nom pourrait l’être, selon les paramètres du serveur de messagerie. Les traits de soulignement et les traits d'union sont autorisés, mais les autres caractères spéciaux ne le sont pas (par exemple, #, $, !, guillemets et espaces).

À noter: eNETEmployer vous permet de saisir une adresse e-mail lorsqu'elle est déjà attribuée à un autre employé de votre entreprise, mais un message d'avertissement vous sera présenté concernant l'adresse e-mail dupliquée.

No.d'Employé

Cette cellule affiche le numéro unique qui identifie l'employé dans cette paie. Des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) peuvent être utilisés. par exemple. 001 ou MGM001.

Sexe Gender

Utiliser cette cellule pour spécifier l’association préférée de l’employé. L’édition de la cellule affichera une liste déroulante avec les options disponibles.

Prénom Given Name

Utiliser cette cellule pour entrer le prénom de l’employé (Le prénom de Jean Marchand est "Jean"). La cellule acceptera les caractères spéciaux -c.-à-d. Maríe-Josée ou Günther.

Initiale Initial

Cette cellule sert à entrer la première lettre du deuxième nom de l’employé (autrement, l’initiale du second prénom). Par exemple, l’initiale du second prénom pour John Michael Scott serait "M". Cette fonctionst utile pour les employés qui préfèrent utiliser leurs deux noms et aussi quand 2 employés ont le même nom.

Langue Language

Cette cellule sert à spécifier la langue qui sera utilisée pour imprimer les rapports et le talon de paie que chaque employé recevra. Actueillement, le programme est disponible dans les deux langues officielles du Canada: anglais et français. L'édition de la cellule affichera une liste déroulante avec les trois options suivantes:

Inconnu - Choisir cette option pour se servir de la langue du navigateur par défaut.
Défaut - Choisir cette option pour la langue anglaisé.
Altérnatif - Choisir cette option pour la langue française.

Consulter la page d'aide Options pour d'autres renseignments à propos de cette fonction.

Dernière Réembauche Last Rehire

Utiliser cette cellule pour spécifier la date la plus récente du retour au travail d’un employé, suite à une séparation de travail (c.-à-d. cessation d’emploi, abandon, mis à pied, etc.) Le transfert d’un département à un autre ne s’appliquera pas. On peut entrer la date dans le champ fourni avec le format jj/mmm/aaaa. On peut aussi entrer la date en cliquant sur l’icône Calendrier et en choisissant la date de la fenêtre affichée.

Poste

Cette cellule sert à spécifier la désignation de poste de l’employé, tel que réceptionniste, expéditeur, mécanicien, etc. On peut se servir de cette désignation aux différents rapports.

Code Postale

Cette cellule sert à spécifier le code postal de l’employé d’après son adresse postale. Le format exigé se compose de 2 groupes de 3 caractères, commençant avec une lettre et en alternant avec un chiffre (i.e R2R 2R2). À noter: Il faut configurer le réglage Pays de l’entreprise au Canada afin de se servir de ce paramètre.

Province / État Province / State

Utiliser cette cellule pour spécifier la province (ou état) de résidence de l'employé.

NAS SIN

Utilisez cette cellule pour entrer le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé. Ce numéro est validé et doit respecter le format à 9 chiffres requis. À Noter : Si vous entrez un NAS qui est déjà utilisé par un autre employé, un message d'avertissement s'affichera indiquant que le numéro est déjà utilisé et le nouveau NAS ne sera pas accepté.

Notes complémentaires:

Si cette cellule est laissée vide (par exemple, l'employé n'a pas encore reçu de NAS ou l'employé ne vous a pas encore fourni son numéro), le programme n'émettra pas de message d'avertissement. Cependant, l'omission sera notée si vous exécutez le Rapport d'examen des calculs. De plus, vous pouvez calculer la masse salariale et travailler avec le programme, mais n'oubliez pas que le NAS est requis pour les RE et les T4.
Si un employé ne fournit pas de NAS, l'employeur doit prouver qu'il a fait un effort raisonnable pour le recueillir, par exemple en faisant une demande écrite pour obtenir le NAS. En attendant de recevoir le NAS de votre employé, vous devez continuer à déduire les versements et à déclarer les retenues pour l'employé.
Les numéros d'assurance sociale qui commencent par un 9 sont des numéros temporaires. Si vous avez attribué un NAS temporaire lors de la création de l'employé, vous devriez vérifier auprès de l'employé pour voir s'il a depuis reçu un numéro permanent (puis entrez le numéro permanent ici).

Date Début de Travail

Utiliser cette cellule pour spécifier la date à laquelle l’employé a commencé à travailler pour l’entreprise. On peut entrer la date en se servant du format : jj/mm/aaaa. Il est aussi possible de spécifier une date en choisissant l’icône Calendrier et en cliquant la date du calendrier.

Cette date est utilisée à des fins administratives et est importante pour la déclaration exacte du RE.

À noter : Cette date ne changera généralement pas, même dans le cas où un employé quitte puis retourne au travail. Dans un tel cas, vous saisiriez la date de réembauche de l'employé dans la cellule Dernière Réembauche.

Statut Status

Cette cellule sert à spécifier le statut de l'employé dans la feuille de paie. Les options sont les suivantes:

Actif - Indique que l’employé est engagé à travailler activement avec l’entreprise. Il est actif dans la feuille de paie.
En Congé - Indique que l’employé est absent du travail pour une période de temps indéfinie.
Terminé - Indique que l'employé ne travaille plus dans l'entreprise et est maintenant exclu de la paie. À noter: Les employés sont automatiquement définis sur ce statut s'ils sont définis sur le statut de la Dernière paie et que la paie est alors fermée (voir la description de la Dernière paie ci-dessous). Notez que le mot « terminé » est utilisé de manière générique pour indiquer que l'employé n'est plus actif dans la liste de paie (par opposition à son licenciement). Ce statut est applicable dans de nombreux cas (retraite de l'entreprise, démission d'emploi, perte définitive d'emploi, etc.).
Derniére Paie - Indique que le prochain passage de paie pour l’employé sera la dernière paie. À noter: Tel que susmentionné, si vous attribuez ce statut à un employé, et fermez la paie, le statut de l'employé sera Congédié et l'employé sera exclu des passages de paie ultérieurs. (voir ci-dessus).
Spéciale - Indique qu’il faut inclure l’employé dans les passages de paie ultérieurs suivants : Supplementaire, additionnel, ou renversé (Spéciale). Cette option sert mieux aux cas où le passage de paie s’applique à un employé ou un nombre limité d’employés. Si une feuille de paie Renverser (Tous) est lancée, le programme ne tiendra pas compte de ce statut, car tous les employés seront payés automatiquement. À noter: Les employés marqués comme Spéciale seront automatiquement remis au statut Actif lorsque le cycle de paie est fermé.
Supprimé - Indique qu’on a enlevé l’employé de la feuille de paie parce qu’il n’a jamais travaillé pour l’entreprise. Ce statut ne peut pas être choisi explicitement, mais est plutôt attribué lorsqu'un employé est supprimé de l'écran Employé - Configurer l'employé. Reportez-vous au didacticiel Suppression d'employés pour en savoir plus sur ce statut. À Noter: Si vous supprimez un employé qui possédait un compte utilisateur (soit à des fins de modification de la paie, soit pour consulter les fiches de paie personnelles), le compte de l'utilisateur sera désactivé. Si nécessaire, vous pouvez réactiver le compte dans l'écran Admin - Utilisateurs sous l'onglet Employeur.

Considérations relatives au statut - Les éléments suivants doivent être pris en compte si vous utilisez le module Paie en conjonction avec le module RH et/ou les modules Employeur :

Employés masqués - Si le statut d'un employé est défini sur Terminé, En congé ou Supprimé, il ne sera visible que dans l'écran Employé - Paramètres de statut du module Paie (car vous avez besoin d'un moyen de « réactiver » un employé s'il revient au travail). Le fait de masquer les employés inactifs de la paie offre une vue épurée où vous ne voyez que les employés qui sont activement gérés. Cependant, les employés de tous les statuts seront toujours visibles dans les modules RH et Employeur, car ces deux modules affichent tous les employés qui résident dans votre Base de données des employés.À noter: si vous souhaitez afficher tous les employés dans le module Paie, quel que soit leur statut, vous pouvez ouvrir l'écran Utilisateur - Options et cocher la case Afficher tous les employés.
Employés inactifs dans le module Paie - Si le statut d'un employé est défini sur Terminé, En congé ou Supprimé dans le module Paie, son statut dans les modules RH ou Employeur restera inchangé. Cela est dû au fait qu'un employé peut être « inactif » dans une paie donnée, mais faire toujours partie de l'entreprise du point de vue des RH. La définition de son statut dans le module RH ou Employeur n'a aucun effet sur son statut dans le module Paie.

Consultez la page d'aide Paramètres d'état pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.
Voir un didacticiel étape par étape sur cette fonctionnalité

Nom de Famille Surname

Utiliser cette cellule pour entrer le nom de famille de l’employé. (aussi connu comme "nom patronymique"). Par exemple, le nom de famille de Jean Lenoir serait Lenoir. On peut aussi entrer les préfixes/nom composés pour les noms des employés. Par exemple, le nom de famille de Jean Van Damne serait Van Damne. La cellule acceptera les caractères spéciaux aussi c.-à-d. O'Leary ou Elkjærd.

Téléphone Telephone

Utiliser cette cellule pour enregistrer le numéro de téléphone de l’employé. Le format est le suivant "+ (Code Régionale) Numéro de téléphone +Extension" Par exemple, si Jean Gingras habite Montréal, QC et son numéro au travail comprend une extension de 200, il faudrait composer: 1 514 555-5555 +200.

Résiliation Termination

Utilisez cette cellule pour spécifier le dernier jour pour lequel l'employé a été payé jusqu'à. Il s'agit généralement du dernier jour où ils ont travaillé (en cas de licenciement, de départ en congé, etc.) On peut entrer la date en se servant du format: jj/mm/aaaa. Il est aussi possible de spécifier une date en choisissant l’icône Calendrier et en cliquant la date du calendrier.