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Configurer employé (onglet RH)
Cet écran est utilisé uniquement pour ajouter de nouveaux employés au programme RH de votre entreprise - l'employé ne sera associé à aucune paie active. Ces employés peuvent être importés ultérieurement dans une paie si vous le souhaitez.
Vous pouvez également utiliser cet écran pour consulter ou modifier les paramètres des employés RH existants (ainsi que de tous les employés de paie qui ont été liés aux RH - voir la note Partage des informations sur les employés entre les modules ci-dessous). Les employés peuvent être modifiés individuellement ou des groupes d'employés peuvent être sélectionnés pour des fonctions par lots.
Pourquoi configurer des employés en dehors d'une paie ?
La principale raison pour ajouter des employés à cet écran est uniquement à des fins d'intégration/RH. Par exemple, vous disposez peut-être de toutes les informations requises pour un certain nombre d'employés, mais vous n'êtes pas encore prêt à les affecter à une paie active. En les ajoutant à cet écran, vous pouvez commencer le processus « d'intégration ». Ensuite, lorsque vous aurez décidé de la paie à laquelle le ou les employés seront associés, vous pourrez utiliser l'écran Employé - Importer les employés de l'onglet Paie pour les importer.
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Voir le tutoriel étape par étape (Anglais) |
Partage des informations sur les employés entre les modules -ll'adresse générale et les informations relatives à la date de naissance de chaque employé sont stockées dans la Base de données des employés et sont partagées entre tous les modules du programme. Par exemple, si vous modifiez l'adresse d'un employé dans le module Paie, la modification sera également affichée dans le module RH). À l'inverse, les informations sur les employés spécifiques à la paie (Date de début, Province d'imposition, Taux de rémunération, etc.) ne seront visibles que dans le module Paie. |
Boutons communs (sur tous les écrans)
Les boutons de commande suivants apparaissent sur tous les écrans. Choisissez un bouton pour afficher une description détaillée de chaque commande. Remarque : Si un bouton n’est pas disponible (son texte apparaît en gris), cela signifie soit que la commande n’est pas applicable à l’écran actuel, soit que sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu’une seule fois). Vous pouvez également consulter la page d’aide « Descriptions des boutons » pour afficher les descriptions détaillées de tous les boutons du programme sur une seule page.
Enregistrer - Cliquer sur ce bouton enregistre toutes les modifications en attente du tableau dans la base de données du programme. Si une ligne est en cours de modification, les modifications sont enregistrées et la coche (
) de la ligne reste visible pour vous permettre de poursuivre vos modifications.
Nouuveau - Ce bouton vous permet d'insérer une nouvelle ligne (élément) dans le tableau actuel. La sélection du bouton ajoute la nouvelle ligne en haut du tableau et active le mode Édition afin que vous puissiez saisir les données requises pour chaque cellule. À noter: Si ce bouton inclut une liste déroulante immédiatement à sa droite, vous devez d'abord sélectionner un élément de la liste afin que la nouvelle ligne soit basée sur l'élément de liste choisi.
Supprimer - Cliquez sur ce bouton pour supprimer la ligne actuelle du tableau. Si vous avez plusieurs lignes sélectionnées, toutes les lignes seront supprimées. Lorsque vous sélectionnez le bouton, vous êtes invité à vous assurer que vous souhaitez supprimer le ou les éléments, car l'action ne peut pas être annulée.
Considérations importantes: Bien que la plupart des écrans de programmes permettent de supprimer facilement une ligne, certains écrans contiennent des éléments qui nécessitent une attention particulière avant la suppression:
- Employés - Lorsque vous supprimez un employé depuis l'écran Employé - Configurer Employé de l'onglet Paie, il n'apparaît plus sur aucun écran de l'onglet Paie, à l'exception de l'écran Employé - Paramètres de statut (ce dernier étant indispensable pour pouvoir restaurer l'employé si nécessaire). La suppression d'un employé de la Base de données des employés est irrécupérable. Consultez le tutoriel Suppression d'employés pour plus d'informations.
- Éléments liés - Soyez prudent lors de la suppression d'un ou plusieurs éléments, car ils peuvent être associés à d'autres éléments de votre base de données. Si vous tentez de supprimer un élément et que le message suivant s'affiche: « Impossible de supprimer <élément> car il est lié à l'élément suivant: », cela signifie que l'élément est associé (lié) à un autre élément du programme. L'élément ne peut être supprimé tant que vous n'avez pas supprimé le lien/l'association entre les deux éléments. Consultez la page d'aide Suppression d'éléments liés pour plus d'informations.
- Sous-lignes - Certains écrans contiennent des sous-lignes qui apparaissent sous la ligne principale à supprimer. Si vous voyez une icône Développer (
) à l'extrême gauche de la ligne, vous pouvez développer la ligne principale pour vous assurer que vous supprimez les éléments appropriés. À noter: Si un message s'affiche indiquant que "le premier élément doit être supprimé en dernier", cela indique que vous devez d'abord supprimer toutes les sous-lignes avant de pouvoir supprimer la ligne principale. Pour les écrans qui proposent une icône Corbeille (
) à gauche de la ligne principale, vous pouvez choisir cette icône pour supprimer la ligne et toutes ses sous-lignes en une seule action.
Recharger - La sélection de ce bouton actualise la page du navigateur et remplace les données de l'écran actuel par la dernière copie enregistrée de la base de données. Ceci est utile si vous avez apporté un certain nombre de modifications à une ligne et souhaitez les supprimer en une seule opération. À noter: N'oubliez pas qu'eNETEmployer enregistre les modifications dans une ligne chaque fois qu'une nouvelle ligne est sélectionnée. Ainsi, si vous modifiez trois lignes successives, puis que vous sélectionnez le bouton Recharger, seule la troisième ligne sera restaurée.
Outils - Cliquer sur le bouton affiche un menu déroulant avec des fonctions de données spéciales disponibles pour l'écran actuel. Selon l'écran que vous visualisez, les options peuvent inclure l'un des éléments suivants:
- Audit - Cette option ouvre la fenêtre Historique qui affiche une liste des modifications apportées à la ligne actuelle. Les modifications sont affichées en texte coloré. À noter: L'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
- Sauvegarde - Cette option crée un fichier de sauvegarde contenant la base de données complète de votre entreprise (de tous les modules du programme, y compris Paie, RH, Recrutement, etc.) - y compris toutes les informations nécessaires pour restaurer vos données au dernier état du programme lors de la sauvegarde. a été créé. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier de sauvegarde sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Cliquez ici pour afficher une description détaillée de la commande Sauvegarde.
- Exporter - Cette option enregistre les données de la table actuelle dans un fichier séparé par des points-virgules qui peut être ouvert dans un tableur. La fonction d'export s'effectue dès le choix de la commande. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Reportez-vous à la note Exporter un fichier pour un formatage approprié sur cette page d'aide pour plus d'informations sur la fonction d'exportation.
- Import - Cette option vous permet d'importer des données à partir d'un fichier de feuille de calcul séparé par des caractères (virgule ou point-virgule). En choisissant l'option, ouvrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez spécifier le fichier à importer.
- Messages - Cette option affiche la fenêtre Journal des messages qui contient un journal en cours des messages du programme qui apparaissent au-dessus du tableau. Ce journal sera actif pour la session de connexion et sera effacé lorsque vous vous déconnecterez du programme, ou si le système expire. La fenêtre contextuelle contient trois boutons de commande :
- Imprimer - Ce bouton ouvre la fenêtre Imprimer afin que vous puissiez imprimer une copie du tableau actuel. Un aperçu du tableau apparaîtra dans une fenêtre d'aperçu avant l'impression afin que vous puissiez ajuster les paramètres d'impression selon vos besoins.
- Copier - Ce bouton copie le contenu complet de la fenêtre du Journal des messages dans le presse-papiers virtuel de votre ordinateur. Si vous souhaitez copier uniquement une partie du texte affiché, sélectionnez le texte souhaité, puis appuyez sur <Ctrl>+<C> sur votre clavier.
- Plus - Ce bouton fait défiler la fenêtre afin que vous puissiez afficher les messages qui apparaissent en dehors de la vue actuelle. Vous pouvez également utiliser les barres de défilement à gauche de la fenêtre pour faire défiler la fenêtre.
Aide - La sélection de ce bouton affiche une liste des divers tutoriels et outils d’aide en ligne fournis pour l’écran actuel. L'option Aide en ligne fournit une description détaillée de chaque colonne et élément de l'écran actuel. L'option Pas à pas fournit un didacticiel pour l'écran actuel où vous pouvez suivre la leçon étape par étape. À noter: ces didacticiels étape par étape ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.
Boutons contextuels (uniques à cette page)
Nouveau - Ce bouton vous permet d’ajouter un nouvel employé à votre programme de ressources humaines. La sélection de ce bouton ajoute une nouvelle ligne d'employés en haut de la table et active le mode d'édition afin que vous puissiez définir les données requises pour chaque cellule.
Importer - Ce bouton peut être utilisé pour importer des données d'employés à partir d'un fichier tableur délimité par des virgules. Bien que eNETEmployer offre une interface simple pour faciliter l'édition, certaines entreprises préfèrent utiliser une feuille de calcul pour l'éditer dans les situations suivantes:
- Vous souhaitez effectuer un grand nombre de modifications à plusieurs employés - un tableur peut faciliter grandement l'édition en masse.
- Vous souhaitez ajouter un certain nombre d'employés à la liste de paie et disposez déjà de leurs données sous la forme d'une feuille de calcul. En effet, l'importation vous évitera d'avoir à réintroduire des données pour chaque personne.
Le processus d'importation peut vous faire gagner beaucoup de temps, en particulier si le programme des ressources humaines de votre entreprise compte un grand nombre d'employés. Reportez-vous à la fonction d'importation pour plus d'informations sur cette fonctionnalité.
Colonnes du tableau
La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction. |
Addresse
Utilisez cette cellule pour entrer l'adresse physique (le cas échéant) à laquelle l'employé réside. L'adresse peut être saisie en tant qu'entité (par exemple, 698, rue South ou Suite 3 - 600, rue South).
Code Postal Postal Code
Utilisez cette cellule pour spécifier le code postal de l'employé, en fonction de son adresse postale canadienne. Le format requis est de deux groupes de trois caractères chacun, en commençant par une lettre et en alternant avec un nombre (par exemple R2R 2R2). À noter: Le paramètre Pays de l'employé doit être défini sur Canada pour utiliser ce paramètre.
Code zip Zip Code
Utilisez cette cellule pour spécifier le code postal de l'employé, en fonction de son adresse postale aux États-Unis. Le format requis est un groupe de cinq caractères numériques (par exemple 90210). À noter: Le paramètre Pays de l'employé doit être défini sur États-Unis pour utiliser ce paramètre.
Date de naissance
Utilisez cette cellule pour entrer la date de naissance de l'employé. Vous pouvez soit entrer une date dans le champ fourni en utilisant le format jj mmmm aaaa. Vous pouvez également entrer une date en sélectionnant l'icône Calendrier et choisir une date dans la fenêtre qui apparaît.
Date de début
Utilisez cette cellule pour spécifier la date à laquelle l'employé a commencé à travailler pour l'entreprise. Vous pouvez soit entrer une date dans la cellule en utilisant le format jj mmmm aaaa. Vous pouvez également spécifier une date en sélectionnant l'icône Calendrier et en choisissant une date dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.
Cette date est utilisée à des fins administratives et ne changera généralement pas, même si un employé quitte et retourne au travail. Les dates de réembauche des employés sont saisies dans la cellule Dernière réembauche de l'écran Status Parameters (dans le module Payroll).
Dernière réembauche
Utilisez cette cellule pour indiquer la date la plus récente à laquelle l'employé actuel est retourné au travail après une cessation d'emploi (par exemple, départ, départ, mise en disponibilité, etc.). Un transfert d'un ministère à un autre ne s'appliquerait pas. Vous pouvez soit entrer une date dans le champ fourni en utilisant le format jj mmmm aaaa. Vous pouvez également entrer une date en sélectionnant l'icône Calendrier et choisir une date dans la fenêtre qui apparaît.
Division Division
Utilisez cette cellule pour spécifier la division de l'entreprise à laquelle cet employé est affecté. Reportez-vous à la page d'aide Divisions pour plus de détails sur cette fonctionnalité.
Documents
Cette cellule est utilisée pour télécharger et gérer les documents liés à l'élément de ligne en cours. Cela peut inclure des fichiers PDF, des documents de traitement de texte, des feuilles de calcul, des images, etc.
Gérer - Choisissez ce bouton pour ouvrir la fenêtre Documents qui vous permet de gérer les documents associés à cet élément. Vous pouvez utiliser les différentes options de la fenêtre pour ajouter, afficher et supprimer des documents. Chaque fois que vous ajoutez un document, le nom du fichier apparaît dans la table de la fenêtre, avec la date et l'heure auxquelles il a été ajouté.
- Des fichiers de tout type peuvent être ajoutés, y compris des fichiers PDF, des documents de traitement de texte, des feuilles de calcul et des images.
- Vous pouvez stocker jusqu'à 5 documents, avec une taille maximale de 10 Mo par document.
Le tableau au centre de la fenêtre affiche les noms de chaque fichier qui réside actuellement dans la fenêtre de gestion. Pour sélectionner un fichier à afficher ou à supprimer, cliquez simplement sur son nom.
- Ouvrir - Choisissez ce bouton pour afficher le fichier actuellement sélectionné. Selon les paramètres de votre navigateur, le fichier de fichier résultant sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements ou vous pouvez être présenté avec une fenêtre qui vous demandera où enregistrer le fichier avant de l'afficher.
- Supprimer - Disponible uniquement pour les comptes Administrateur, choisissez ce bouton pour supprimer le document.
- Fermer - Choisissez ce bouton pour fermer la fenêtre Documents.
Utilisez cette cellule pour entrer l'adresse e-mail de l'employé. Les adresses e-mail valides, telles que john.smith@example.com, sont composées du nom suivi du symbole @, suivi d'un domaine. La partie de domaine n'est pas sensible à la casse, mais la partie nom peut être, en fonction des paramètres du serveur de messagerie du destinataire. Les traits de soulignement et les traits d'union sont autorisés, mais les autres caractères spéciaux ne le sont pas (par exemple, #, $,!, Guillemets et espaces).
L'adresse électronique est utilisée à plusieurs endroits dans le programme, y compris la fonction Relevés de paie.
Initiale Initial
Utilisez cette cellule pour saisir la première lettre du second nom de l'employé (également appelée initiale du milieu), par exemple, l'initiale du milieu de John Michael Scott sera indiquée par un «M» Cette fonction est principalement destinée aux employés qui préfèrent que leur nom soit énuméré de cette manière, mais est également utile dans les cas où plus d'un employé partagent les mêmes prénom et nom.
La langue
Utilisez cette cellule pour spécifier la langue qui sera utilisée pour chaque employé pour les divers rapports qu'ils peuvent recevoir. Actuellement, le programme appuie les deux langues officielles du Canada: l'anglais et le français. La modification de la cellule affiche une liste déroulante avec les trois options suivantes:
- Inconnu - Choisissez cette option pour utiliser la langue par défaut du navigateur Internet.
- Par défaut - Choisissez cette option pour utiliser la langue anglaise.
- Alternative - Choisissez cette option pour utiliser la langue française.
Reportez-vous à la page d'aide Options pour plus d'informations sur cette fonctionnalité.
Le genre
Utilisez cette cellule pour spécifier l'association préférée de l'employé. La modification de la cellule affiche une liste déroulante avec les options disponibles.
NAS SIN
Utilisez cette cellule pour entrer le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé. Ce numéro est validé et doit respecter le format à 9 chiffres requis. Si cette cellule est laissée vide (par exemple, dans le cas où l'employé n'a pas encore reçu de NAS), le programme émettra un message d'avertissement, mais vous permettra de continuer. Si un employé ne fournit pas de NAS, les employeurs doivent prouver qu'ils ont fait un effort raisonnable pour le recueillir, par exemple en faisant une demande écrite pour obtenir le NAS. En attendant de recevoir le NAS de votre employé, vous devez continuer à déduire les droits et déclarer les retenues pour l'employé.
Nom de Famille Surname
Utilisez cette cellule pour entrer le nom de famille de l'employé (également appelé «nom de famille» ou «nom de famille») Par exemple, le nom de famille de John Smith serait saisi comme Smith. Vous pouvez également entrer des préfixes de nom de famille pour les noms d'employés qui en ont besoin. Par exemple, le nom de famille de John Van Houton serait inscrit comme Van Houten. La cellule prend également en charge les caractères spéciaux - par ex. O'Leary ou Elkjærd.
Numéro d'employé.
Utilisez cette cellule pour entrer le numéro unique qui identifie l'employé dans le système RH. Des caractères alphanumériques (lettres et chiffres) peuvent être utilisés. par exemple. 001 ou MGM001.
Paie
Cette cellule non modifiable affiche la ou les feuilles de paie auxquelles l'employé actuel est affecté. Un employé peut avoir plusieurs listes de paie. Pour plus d'informations sur l'importation d'employés du système RH vers une paie donnée, consultez la page d'aide Importation d'employés (que l'anglais).
Pays
Utilisez cette cellule pour spécifier le pays de résidence de l'employé. Le programme appuie actuellement le Canada ou les États-Unis.
Personnes à charge
Utilisez cette cellule pour entrer le nombre de personnes à charge pour lesquelles l'employé demandera des crédits / exemptions sur son formulaire TD1. Les personnes à charge admissibles peuvent inclure des membres de la famille admissibles. La plupart des demandes exigent que la personne à charge réside avec l'employé.
Photo
Cette cellule est utilisée pour télécharger une image de l'employé actuel.
Photo - Choisissez ce bouton pour ouvrir la fenêtre Photo, puis utilisez l'icône de signe plus (+) pour accéder à l'emplacement de l'image souhaitée.
- Des formats d'image courants peuvent être ajoutés, notamment JPG, PNG et GIF.
- L'image de taille maximale que vous pouvez ajouter est de 10mb.
Prénom
Utilisez cette cellule pour entrer le prénom de l'employé (aussi appelé «prénom» ou «nom personnel»). Par exemple, le prénom de John Smith est "John". La cellule prend en charge les caractères spéciaux - par ex. María-Jose ou Günther.
Province / État
Utilisez cette cellule pour spécifier la province canadienne (ou l'état américain) de résidence de l'employé.
Résiliation
Utilisez cette cellule pour spécifier la date de fin de l'employé. Vous pouvez soit entrer une date dans le champ fourni en utilisant le format jj mmmm aaaa. Vous pouvez également entrer une date en sélectionnant l'icône Calendrier et choisir une date dans la fenêtre qui apparaît.
Statut
Utilisez cette cellule pour spécifier le statut de l'employé dans l'entreprise. Les options de statut RH sont:
- Actif - Indique que l'employé est activement engagé dans le travail avec l'entreprise.
- En congé - Indique que l'employé est absent du travail pour une durée indéterminée.
- Terminé - Indique que l'employé ne travaille plus dans l'entreprise. Notez que le mot « terminé » est utilisé de manière générique pour indiquer que l'employé n'est plus actif dans la liste de paie (par opposition à son licenciement). Ce statut est applicable dans de nombreux cas (retraite de l'entreprise, démission d'emploi, perte définitive d'emploi, etc.)
- Dernier salaire - Indique que la prochaine paie sera la dernière paie de l'employé.
- Spécial - Ce statut peut être utilisé pour désigner un employé à des fins personnalisées. Par exemple, si un employé n'appartient à aucune des autres catégories de statut, vous pouvez le désigner comme « Spécial ».
- Supprimé - Indique que l'employé ne travaille pas pour l'entreprise. Ce statut peut être nécessaire dans un certain nombre de cas tels que:
- L'employé a été créé par erreur ou en tant que doublon.
- L'employé a été créé à des fins de test uniquement.
À noter: Le statut Supprimé ne peut pas être utilisé pour supprimer un employé des RH. Si vous souhaitez supprimer un employé, vous devez ouvrir l'écran Configurer employé et utiliser le bouton Supprimer pour le supprimer. De plus, si vous supprimez un employé qui avait un compte d'utilisateur (soit à des fins de modification des RH ou pour afficher des talons de paie personnels), le compte de l'utilisateur sera désactivé. Si nécessaire, vous pouvez réactiver le compte dans l'écran Utilisateurs sous l'onglet Employeur.
Téléphone
Utilisez cette cellule pour spécifier le numéro de téléphone de l'employé. Le format du numéro de téléphone est "+ Code pays (indicatif régional) numéro de téléphone + poste". Par exemple, si Joe Smith vit à Winnipeg, au Manitoba, et que son numéro de téléphone comprend une extension de 300, vous devrez entrer: 1 204 555-5555 +300.
Vérification
Ce bouton vous permet d'afficher une liste des modifications apportées à l'élément en cours. Le choix du bouton ouvre la fenêtre Historique d'audit dans laquelle les modifications d'éléments sont affichées en texte coloré. À noter: l'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et soumise à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
Ville City
Utilisez cette cellule pour entrer dans la ville où réside l'employé. Il s'agit généralement de la ville indiquée sur son adresse postale, à des fins de T4 / T4A et de documentation.