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Calculer (onglet Employeur)
L'écran suivant est facultatif - Cet écran ne doit être utilisé que si vous souhaitez calculer plusieurs paies! Si vous n'avez qu'une seule paie d'entreprise, vous devez utiliser l'écran Traitement de paie - Calculs de l'onglet Paie. L'étape suivante ne doit être utilisée que si vous avez plusieurs paies et que vous souhaitez toutes les calculer en une seule étape.
Cet écran vous permet de calculer plusieurs feuilles de paie en même temps. Elle diffère de l'écran Calculs qui se trouve au-dessous de l'onglet Paie (qui vous permet de calculer seulement la paie courante à un moment donné). Vous pouvez calculer une masse salariale autant de fois que nécessaire avant de la fermer. Lorsque vous travaillez avec plusieurs feuilles de paie, il est recommandé de choisir le bouton Calculer sur cet écran, puis de calculer une masse salariale, puis d'utiliser le bouton Générer un rapport pour chaque feuille de paie pour examiner les résultats. Ces étapes peuvent être répétées jusqu'à ce que le registre de paie affiche les résultats attendus.
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Voir le tutoriel étape par étape (Anglais) |  |
Voir le didacticiel vidéo (Anglais) |
Boutons communs
Consultez la page Descriptions des boutons pour afficher une description détaillée de chaque bouton affiché à l’écran (dans la barre de boutons en haut du tableau ou dans le tableau lui-même). À noter: Si un bouton est indisponible (c'est-à-dire que son texte apparaît en Gris), soit la commande n'est pas applicable à l'écran en cours, soit sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu'une seule fois).
Boutons spécifiques au contexte (qui sont uniques à cet écran ou qui nécessitent des instructions supplémentaires)
Calculer - Ce bouton vous permet d'initier le traitement du calcul de paie pour chaque feuille de paie qui a son option Calculer configuré à Oui. Après avoir choisi le bouton, vous verrez un indicateur d'état affiché pendant que le traitement de la séquence de paie se fait.
- Si le calcul a réussi, il y aura une barre de couleur au-dessus du tableau qui indiquera que le calcul de la paie a bien réussi et que vous devrez vérifier le rapport du registre de paie pour une vérification finale avant de sauvegarder et fermer la paie..
- Si le calcul n'a pas réussi, il y aura une barre rouge au-dessus du tableau pour indiquer qu'on a rencontré les problèmes. Il faudra régler tous ces problèmes avant de finaliser et fermer la paie.
Fermer - Ce bouton vous permet de finaliser la séquence de paie en fermant la feuille de paie. En choisissant le bouton, vous verrez un message affiché qui vous avisera que la fermeture de la paie vous empêchera de faire d'autres ajustements à cette paie. Choisir Oui pour continuer ou Non pour annuler la demande de fermeture.
- Si l'opération de fermeture a réussi, une nouvelle séquence de paie sera créée automatiquement et affichée au tableau. Cette nouvelle séquence avancera la période de paie et les dates de paie par conséquent.
- Si l'opération de fermeture n'a pas réussi, une barre rouge apparaîtra au-dessus du tableau, ce qui indique qu'on a rencontré des problèmes. Il faut résoudre tous les problèmes avant de fermer la paie.
Procédure de Sauvegarde Exigée: Avant de fermer la paie, il faut créer un fichier de sauvegarde! Cette étape est obligatoire au cas où la procédure de "fermer la paie" rencontre une erreur inattendue. La procédure de sauvegarde créera un fichier qui vous permettra de restaurer la paie à son état actuel si nécessaire. Consulter la page d'aide Outils - Admin pour de plus amples renseignements à propos de cette procédure. |
À noter: Il faut fermer les séquences de paie avant d'imprimer des chèques ou traiter les transactions VLF. Cette restriction vise à s'assurer qu'il n'y a aucune divergence entre les valeurs stockées dans le fichier historique de feuille de paie permanente et des décaissements versés pour la paie des employés. Le processus de fermeture permet aussi de générer les informations nécessaires pour créer un rapport Écriture de Journal pour la feuille de paie.
Restaurer - Ce bouton permet de recharger ou de restaurer un fichier de base de données de paie au dernier état courant.
Consultez la page d'aide Admin - Outils pour en savoir plus sur cette fonctionnalité
Voir un tutoriel étape par étape sur cette fonctionnalité (Anglais)
Sauvegarder - Ce bouton vous permet de créer un fichier de sauvegarde qui comprend la base de données entière de votre entreprise. Cela comprend la feuille de paie, les informations de l'entreprise et employés, et toutes les données nécessaires pour vous restaurer au dernier état de sauvegarde du système.
Consultez la page d'aide Admin - Outils pour en savoir plus sur cette fonctionnalité
Voir un tutoriel étape par étape sur cette fonctionnalité (Anglais)
La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction. |
Actif Enabled
Utilisez cette cellule pour spécifier si la paie est disponible pour utilisation. La modification de la cellule affichera une case à cocher dans laquelle vous pourrez spécifier les deux options disponibles : Oui (la paie est activée) ou Non (la paie est désactivée). La raison la plus courante pour désactiver une paie serait si elle n'est plus utilisée. Si vous vouliez l'exclure des calculs pendant une période temporaire, vous désactiveriez plutôt la colonne Calculer.
Calculer Calculate
Utilisez cette cellule pour spécifier si la paie doit être incluse dans le calcul lorsque le bouton Calculer est cliqué. En choisissant la cellule, vous verrez une case qui affiche les deux options possibles: Oui (la feuille de paie fera partie des calculs) ou Non ( la feuille de paie ne fera pas partie des calculs).
Catégorie de paie Pay Type
Utilisez cette cellule pour spécifier la méthode de calcul qui sera utilisée lors du calcul de la paie. Les types de paiement peuvent être l'un des suivants :
- Normal - Il s'agit de la méthode par défaut, représentant le type de paiement le plus couramment utilisé. Cette option traitera tous les employés actifs dans la paie.
Voir un didacticiel étape par étape sur les types de rémunération Normale (Anglais) - Supplémentaire - Ce type de paie est utilisé pour calculer un cycle de paie spécial où les montants de paie doivent être combinés avec d'autres cycles de paie au cours de la même période (afin de calculer correctement les taxes). Les périodes de paie supplémentaires tiennent compte des retenues légales pour la période (par exemple, si un employé atteignait les cotisations maximales à l'AE lors de la période de paie précédente, aucune AE supplémentaire ne serait déduite de la période de paie supplémentaire).
Voir un didacticiel étape par étape sur les types de rémunération Supplémentaires (Anglais) - En plus - Ce type de paie est utilisé pour calculer un cycle de paie spécial dont les valeurs seront incluses dans le prochain cycle de paie Normal (c'est-à-dire que ce salaire est considéré comme distinct des cycles de paie précédents en termes de calculs d'impôt).
À noter : Les employés doivent être définis sur le statut Spécial pour être inclus dans ce cycle de paie (voir la note sur Le statut « spécial » ci-dessous).
Voir un didacticiel étape par étape sur les types de rémunération En Plus (Anglais) - Renversement (spéciale) - Ce type de paie est utilisé pour annuler les effets d'un cycle de paie précédent pour un ou plusieurs employés spécifiques. Lorsque vous lancez un cycle de paie de Renversement (spécial), vous devez spécifier la période de paie qui doit être annulée. Les cycles de paie Renversement (spéciaux) se verront attribuer le même numéro de période car ils ont lieu dans la période de paie en cours.
À noter : Les employés doivent être définis sur le statut Spécial pour être inclus dans ce cycle de paie (voir la note sur Le statut « spécial » ci-dessous). Consultez également l'option d'Renversement (tous) ci-dessous si vous souhaitez effectuer cette action pour tous les employés à la fois.
Voir un didacticiel étape par étape sur les types de rémunération d'Renversement (spéciale) (Anglais) - Renversement (Tous) - Ce type de paie est utilisé pour annuler les effets d'un cycle de paie précédent pour tous les employés du cycle de paie précédent. Lorsque vous lancez ce type de cycle de paie, vous devez spécifier la période de paie qui doit être annulée. Exemple : Si tous les employés ont reçu un montant incorrect, vous utiliseriez le type de paie Renversement (Tous) pour annuler l'intégralité de l'exécution précédente et pour corriger les soldes cumulés depuis le début de l'année.
À noter : Les cycles de paie Renversement (tous) se verront attribuer le même numéro de Période que celui qui a lieu dans la période de paie en cours.
Voir un didacticiel étape par étape sur les types de rémunération Renversement (Tout) (Anglais)
Le statut « spécial » - Les types de rémunération Supplémentaires, En plus, et Renversements ne calculeront que les employés dont le Statut est défini sur « Spécial ». Ce statut peut être défini dans l'écran Employé - Paramètres du statut de l'onglet Paie. Les employés marqués comme spéciaux seront automatiquement remis au statut actif lorsque le cycle de paie spécial (ou tout autre type de paie) est fermé. Ajustements de paie d'Renversement - Lorsque vous exécutez une paie d'Renversement, le calcul de la paie est inversé, ce qui génère un résultat d'exécution négatif pour compenser le résultat d'exécution d'origine. Vous disposez alors d'une piste d'audit pour référence. Les cycles de paie renversement tiennent compte des éléments suivants :
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Courriel Représentant Rep Email
Si vous utilisez les services d'eNETEmployer Services (ESL) pour traiter votre paie, vous devez mettre le courriel de votre représentant eNETEmployer Services dans cette cellule. Ceci peut s’avérer utile de deux façons : 1) Vous pouvez contacter le représentant par courriel si vous avez des questions ou des inquiétudes vis-à-vis votre feuille de paie, et 2) Chaque fois que vous fermez votre paie, le représentant eNETEmployer Services recevra un courriel qui lui indiquera que la paie a été fermée et elle est prête pour le traitement.
Si vous n’utilisez pas eNETEmployer Services pour le traitement de votre paie (vous le faites interne), vous pouvez soit laisser cette cellule vide ou soit mettre le courriel de votre propre représentant de la feuille de paie.
Les adresses courriel valides,as jean.dru@exemple.com se composent du nom, suivi par le symbole @, suivi par un nom de domaine. Le nom de domaine n’est pas sensible à la casse, mais le nom peut l’être, selon les paramètres du serveur du courriel. Les traits de soulignement et d’union sont permis tandis que les autres caractères spéciaux ne le sont pas. (c.-à-d. #,$,!, les guillemets et espaces).
Date de Début Start Date
Utilisez cette cellule pour spécifier la date de début de l'exécution de paie en cours. Cette date représente le début de la période actuelle au cours de laquelle les employés ont travaillé ou gagné un salaire. À noter : Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle séquence de paie, cette date avance automatiquement en fonction de votre cycle de paie normal précédent - vous pouvez la modifier au besoin.
Date de fin End Date
Utilisez cette cellule pour spécifier la date de clôture de l'exécution de paie en cours. À noter: Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle séquence de paie, cette date avance automatiquement en fonction de votre cycle de paie Normal précédent - vous pouvez la modifier au besoin.
Date de Paiement Pay Date
Utilisez cette cellule pour saisir la date réelle à laquelle les employés reçoivent leur paie. Si vous imprimez des chèques manuels, ce serait le jour où les chèques sont distribués. Si vous utilisez la fonction TEF, la date que vous définissez ici sera le jour où les fonds seront déposés sur les comptes bancaires des employés.
La date de paie (également appelée « jour de paie » ou « date du chèque ») est également utilisée pour déterminer quand les dettes salariales sont dues, en fonction des calendriers de dépôt. Cette date est également utilisée pour déterminer quand les formules de calcul de taxe attribuées peuvent être appliquées. À noter: Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle séquence de paie, cette date avance automatiquement en fonction de votre cycle de paie Normal précédent - vous pouvez la modifier au besoin.
Description Description
Utilisez cette cellule pour saisir une description de la séquence de paie. Il s’agit ici d’un champ facultatif qui sert aux fins administratives seulement et n’existe pas dans les rapports. Par exemple, vous pouvez saisir "Cette exécution corrige un paiement d'employé manqué", ou tout autre texte pertinent.
Déverouiller Unlock
Choisir le bouton dans cette colonne pour déverrouiller une feuille de paie déjà verrouillée afin de faire des modifications ou calculs. On peut verrouiller les feuilles de paie dans les circonstances où il y a des utilisateurs multiples qui ont accès, mais un utilisateur veut verrouiller la feuille de paie exclusivement, pour une période de temps.
eNETEmployerPayrollId eNETEmployer Payroll Id
Ce numéro représente l'identifiant unique qui a été attribué à votre compte de paie. Il est réservé à l'usage interne de Canpay.
Générer Rapport Generate Report
Générer Rapport - Ce bouton vous permet de créer un rapport provisoire Registre de paie afin de réviser le passage de la paie en cours pour l'exactitude avant de finaliser le passage. Quand vous choisissez le bouton, le programme calcule la paie en cours et les résultats se trouveront dans un fichier PDF. Voici les scénarios possibles en fonction des paramètres de votre navigateur: 1) vous pouvez visionner le fichier PDF dans une fenêtre 2) le fichier sera envoyé à votre dossier Téléchargements où vous pouvez l'accéder pour visionner, 3) vous verrez apparaître une fenêtre qui permettra de sauvegarder le fichier.
Le rapport Registre de paie fournit une description complète de tous les calculs effectués pour chaque employé, y compris : le nom et l’adresse de l’employé, les valeurs actuelles et cumulatives pour les salaires bruts, les déductions, les avantages, la paie nette en cours, les gains assurables, les transferts aux comptes bancaires et les accumulateurs. On attribue un numéro séquentiel d’exécution au livre de paie- les rapports archivés seront déposés selon ce numéro d’exécution. Ce numéro sera automatiquement incrémenté quand on calcule et ferme la paie. Pour la première feuille de paie de la nouvelle année, le numéro d’exécution retournera à ses réglages originaux La dernière page du rapport fournit les totaux cumulatifs pour la paie courante, y compris Revenus, Heures, Déductions, Avantages, Valeur de Paie nette, et d’autres informations statistiques.
Vérifier les Soldes - Chaque fois que vous créez le livre de paie, il est possible de vérifier la solde en ajoutant les revenus bruts courants aux revenus bruts du registre de l'année précédente, ce qui devrait égaler le revenu brut cumulatif de l'année courante. Ceci confirmera que la feuille de paie est en ordre. |
Nom Name
Cette cellule sert à nommer la feuille de paie afin de la distinguer des autres feuilles de paie à l'écran.
Ouvert Opened
Cette cellule indique si la paie est ouverte (active) et prête à être utilisée dans la session en cours. Si vous avez plusieurs paies, une seule peut être ouverte à la fois. Vous pouvez ouvrir une paie fermée via l'écran Paie - Configurer la paie de l'onglet Employeur.
Période Period
Cette cellule affiche la période de paie courante, qu'on pourrait définir comme période actuelle pour laquelle on paie les employés. Par exemple, si votre feuille de paie est configurée bi mensuellement, cette cellule montera de 1 à 24 pendant l'année (24 paies par année). La modification de cette cellule est impossible et elle est engendré séquentiellement par le programme à la fin de chaque passage de paie réussi.
Catégories de Paie Additionnelles et Supplémentaires - En ce qui concerne les périodes de paie, il y a une différence remarquable entre les catégories de paie Additionnel et Supplémentaires . On ajoute les valeurs d'une paie Additionnelle à la paie précédente Normale . Une paie Supplémentaire est une paie calculée avant la période de paie Normal et est par la suite attribuée à une Période incrémentale de celle de la paie courante. Aussitôt l'exécution de la prochaine paie Normal, il sera attribué à la même Période que la paie Supplémentaire. |
Rapports Reports
Cette cellule sert à spécifier si on doit inclure la feuille de paie, dans la production de rapports de programmes variés. L’édition de la cellule affichera une case à cocher où on peut spécifier les deux options possibles :Oui (la feuille de paie fera partie de rapports) ou Non (la feuille de paie ne fera pas partie des rapports).
Révision Review
Révision - Cliquez sur le bouton dans cette colonne pour afficher le rapport de Révision calcul qui fournit une liste des exceptions/avertissements rencontrés lors du calcul de la paie.
Renverser Paie Reversal Payroll
Cette cellule affiche les passages de paie déjà fermés, pour qu'on puisse choisir le passage qu'on veut renverser. On peut se servir des paies renversées, quand on a besoin de corriger les impôts tout de suite. (c.-à-d. un employé a été payé en trop). Il est aussi possible de se servir de la catégorie Renversement, si l'employé a été sous-payé, pourtant, comme alternatif, on pourrait simplement ajouter un montant comme Additionel à la prochaine paie, avec l'approbation de l'employé. À noter: Les paies renversées sont limitées à l'année courante seulement.
Sauvegarde Réussie Backup Saved
Cette cellule indique si la paie a été sauvegardée (c'est-à-dire si le bouton Sauvegarder a été cliqué). Bien que la cellule change automatiquement pour lire « Oui » lorsque vous appuyez sur le bouton Sauvegarder, vous pouvez également modifier cette manuellement pour paramétrer les deux options disponibles : Oui (la paie a été sauvegardée) ou Non (la paie n'a pas encore été sauvegardée).
L'option manuelle est incluse pour les comptes où la base de données de paie est très volumineuse, où la sauvegarde prend plus de temps à s'exécuter. Dans de tels cas, vous pouvez sauvegarder votre paie, marquer la paie comme "sauvegardée", puis être libre de revoir votre paie au besoin en sachant qu'elle a été sauvegardée (même si le bouton Calculs peut passer au rouge pendant votre examen) . Tant que vous n'apportez aucune modification liée aux données, vos rapports de paie représenteront toujours les données actuelles.
Séquence Sequence
Cette cellule affiche le numéro de séquence de paie, un numéro assigné de manière séquentielle et progressive pour chaque calcul de paie quelque soit la catégorie. Par exemple, si votre feuille de paie est bimensuelle, et vous calculez seulement la catégorie Normal pendant l'année (c.-à-d. aucune autre catégorie de paie), la séquence finale à la fin de l'année serait 24 (24 paies normales par année). Chaque fois qu'on se sert d'une autre catégorie de paie (c.-à-d. Additionnel, Supplementaire, Renversement, etc.), ce chiffre augmente par conséquent. Cette cellule n'est pas modifiable et changera seulement après la fermeture de la paie. Le numéro est par souci de commodité seulement et peut s'avérer utile pour faire le suivi de certains passages de paie spécifiques pour des besoins historiques ou d'évaluation.
Statut Status
Cette cellule affiche le statut courant du calcul de paie. Il est impossible de la modifier et elle sert à titre de référence seulement. Voici les statuts possibles d'une séquence de paie:
- Nouveau - La paie n'a pas été calculée.
- Calculé - La paie a été calculée.
- Fermé - La paie a été fermée. Il est impossible de calculer une paie fermée.
Verrouillage Lock
Verrouillage - Cliquez sur ce bouton pour empêcher le calcul de la paie actuelle. Cela peut être utile dans les cas où plusieurs utilisateurs accèdent à la paie, mais qu'un utilisateur doit apporter des modifications importantes sans que la paie ne soit affectée par un autre utilisateur actif (c'est-à-dire celui qui est connecté) qui apporte également des modifications. Par exemple, on devrait éviter le calcul de feuille de paie pendant qu’un autre utilisateur ajoute de nouveaux employés. En pareil cas, on choisirait le bouton Verrouillage pendant le processus d’ajouter d’employés, et puis une fois les employés ajoutés, on pourrait Déverouiller la feuille de paie pour faire le calcul.