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Modèles (onglet Paie)
Cet écran est facultatif - Cette étape n'est pas requise pour effectuer la procédure de paie. Cependant, nous vous suggérons d'utiliser des modèles d'employés pour accélérer le processus d'ajout de nouveaux employés. Si vous souhaitez utiliser une approche manuelle lors de l'ajout de nouveaux employés, vous pouvez ignorer cet écran.
Cet écran est utilisé pour créer et modifier des Modèles d'employés - les enregistrements contenant des informations sur les éléments de paie et les paramètres communs à des types de travailleurs similaires. Les modèles simplifient le processus de configuration pour les nouveaux employés car vous définissez les paramètres nécessaires pour un certain type d'employé, puis appliquez ces paramètres en une seule étape.
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Voir le tutoriel étape par étape (Anglais) |  |
Voir le didacticiel vidéo (Anglais) |
Par exemple, les employés qui travaillent dans l'usine de l'entreprise peuvent avoir un salaire horaire (régulier, heures supplémentaires, primes de quart, etc.) tandis que les employés de bureau peuvent avoir un salaire basé sur le salaire. Dans ce cas, vous devez configurer un modèle distinct pour chaque type d'employé (par exemple, Horaire et Salaire) de sorte qu'à chaque fois qu'un employé horaire est ajouté à la paie, il se voit automatiquement attribuer les types de rémunération appropriés (ainsi que tout autre élément qui s'applique à ces types d'employés).
Choisissez un modèle avant d'ajouter des employés - Le choix du modèle avant de sélectionner le bouton Nouveau est la méthode recommandée pour appliquer les modèles d'employés. Si vous ajoutez (et enregistrez) un employé sans avoir d'abord appliqué un modèle, l'employé n'aura aucun paramètre de pré-défense appliqué (c'est-à-dire aucun revenu, déductions, etc.). Si vous souhaitez appliquer un modèle après que l'employé a déjà été enregistré, modifiez simplement la ligne de l'employé, choisissez l'option souhaitée dans la colonne Modèle, puis enregistrez le changement de ligne. Cette action appliquera tous les éléments du modèle à l'employé.
Application de plusieurs modèles au même employé - eNETEmployer vous permet d'appliquer différents modèles à un seul employé, mais notez que l'employé aura deux ensembles de caractéristiques d'emploi attribuées. Il peut même en résulter que l'employé ait des éléments de paie en conflit. Par exemple, si un employé passe d'un poste horaire à un poste salarié et que vous avez par la suite appliqué le modèle de salaire, l'employé peut ne plus être admissible à l'accumulateur d'indemnités de vacances (puisque l'indemnité de vacances est généralement attribuée aux employés horaires uniquement). . Dans ce cas, vous devrez supprimer manuellement l'accumulateur de vacances de l'employé après avoir appliqué le nouveau modèle de salaire.
Réappliquer les modèles d'employé - Si vous ajoutez un nouvel élément à votre paie (par exemple, un nouveau type de revenu) et souhaitez que tous les employés se voient attribuer le nouvel élément, vous pouvez le faire facilement:
- Ajoutez le nouvel élément à votre feuille de paie (gain, déduction, accumulateur d'avantages, etc.).
- Ouvrez l'écran Modèles et affectez le nouvel élément à la catégorie appropriée. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau type de revenu, vous ouvrez la liste déroulante Revenus et placez un à côté du nouveau type de revenu ajouté.
- Enregistrez la modification dans la ligne du modèle.
- Choisissez le bouton Appliquer. Tous les employés qui sont associés au modèle auront désormais le nouvel élément appliqué. Reportez-vous à la fonctionnalité Appliquer pour plus de détails.
Modification des modèles d'employé - Des précautions doivent être prises si vous modifiez un modèle d'employé après qu'il a déjà été appliqué à un certain nombre d'employés. Les modèles sont conçus pour ajouter des éléments à un employé - vous ne pouvez pas utiliser un modèle pour supprimer un élément d'un employé. Par exemple, si vous avez ajouté un employé à l'aide d'un modèle contenant 5 revenus, puis supprimé l'un des revenus du modèle, réappliquer le modèle ne supprimera pas le revenu supprimé: vous devrez supprimer le revenu redondant manuellement. |
Boutons communs (sur tous les écrans)
Les boutons de commande suivants apparaissent sur tous les écrans. Choisissez un bouton pour afficher une description détaillée de chaque commande. Remarque : Si un bouton n’est pas disponible (son texte apparaît en gris), cela signifie soit que la commande n’est pas applicable à l’écran actuel, soit que sa fonction a déjà été appliquée (par exemple, vous avez cliqué sur le bouton Nouveau pour un élément qui ne peut être ajouté qu’une seule fois). Vous pouvez également consulter la page d’aide « Descriptions des boutons » pour afficher les descriptions détaillées de tous les boutons du programme sur une seule page.
Enregistrer - Cliquer sur ce bouton enregistre toutes les modifications en attente du tableau dans la base de données du programme. Si une ligne est en cours de modification, les modifications sont enregistrées et la coche (
) de la ligne reste visible pour vous permettre de poursuivre vos modifications.
Nouuveau - Ce bouton vous permet d'insérer une nouvelle ligne (élément) dans le tableau actuel. La sélection du bouton ajoute la nouvelle ligne en haut du tableau et active le mode Édition afin que vous puissiez saisir les données requises pour chaque cellule. À noter: Si ce bouton inclut une liste déroulante immédiatement à sa droite, vous devez d'abord sélectionner un élément de la liste afin que la nouvelle ligne soit basée sur l'élément de liste choisi.
Supprimer - Cliquez sur ce bouton pour supprimer la ligne actuelle du tableau. Si vous avez plusieurs lignes sélectionnées, toutes les lignes seront supprimées. Lorsque vous sélectionnez le bouton, vous êtes invité à vous assurer que vous souhaitez supprimer le ou les éléments, car l'action ne peut pas être annulée.
Considérations importantes: Bien que la plupart des écrans de programmes permettent de supprimer facilement une ligne, certains écrans contiennent des éléments qui nécessitent une attention particulière avant la suppression:
- Employés - Lorsque vous supprimez un employé depuis l'écran Employé - Configurer Employé de l'onglet Paie, il n'apparaît plus sur aucun écran de l'onglet Paie, à l'exception de l'écran Employé - Paramètres de statut (ce dernier étant indispensable pour pouvoir restaurer l'employé si nécessaire). La suppression d'un employé de la Base de données des employés est irrécupérable. Consultez le tutoriel Suppression d'employés pour plus d'informations.
- Éléments liés - Soyez prudent lors de la suppression d'un ou plusieurs éléments, car ils peuvent être associés à d'autres éléments de votre base de données. Si vous tentez de supprimer un élément et que le message suivant s'affiche: « Impossible de supprimer <élément> car il est lié à l'élément suivant: », cela signifie que l'élément est associé (lié) à un autre élément du programme. L'élément ne peut être supprimé tant que vous n'avez pas supprimé le lien/l'association entre les deux éléments. Consultez la page d'aide Suppression d'éléments liés pour plus d'informations.
- Sous-lignes - Certains écrans contiennent des sous-lignes qui apparaissent sous la ligne principale à supprimer. Si vous voyez une icône Développer (
) à l'extrême gauche de la ligne, vous pouvez développer la ligne principale pour vous assurer que vous supprimez les éléments appropriés. À noter: Si un message s'affiche indiquant que "le premier élément doit être supprimé en dernier", cela indique que vous devez d'abord supprimer toutes les sous-lignes avant de pouvoir supprimer la ligne principale. Pour les écrans qui proposent une icône Corbeille (
) à gauche de la ligne principale, vous pouvez choisir cette icône pour supprimer la ligne et toutes ses sous-lignes en une seule action.
Recharger - La sélection de ce bouton actualise la page du navigateur et remplace les données de l'écran actuel par la dernière copie enregistrée de la base de données. Ceci est utile si vous avez apporté un certain nombre de modifications à une ligne et souhaitez les supprimer en une seule opération. À noter: N'oubliez pas qu'eNETEmployer enregistre les modifications dans une ligne chaque fois qu'une nouvelle ligne est sélectionnée. Ainsi, si vous modifiez trois lignes successives, puis que vous sélectionnez le bouton Recharger, seule la troisième ligne sera restaurée.
Outils - Cliquer sur le bouton affiche un menu déroulant avec des fonctions de données spéciales disponibles pour l'écran actuel. Selon l'écran que vous visualisez, les options peuvent inclure l'un des éléments suivants:
- Audit - Cette option ouvre la fenêtre Historique qui affiche une liste des modifications apportées à la ligne actuelle. Les modifications sont affichées en texte coloré. À noter: L'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
- Sauvegarde - Cette option crée un fichier de sauvegarde contenant la base de données complète de votre entreprise (de tous les modules du programme, y compris Paie, RH, Recrutement, etc.) - y compris toutes les informations nécessaires pour restaurer vos données au dernier état du programme lors de la sauvegarde. a été créé. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier de sauvegarde sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Cliquez ici pour afficher une description détaillée de la commande Sauvegarde.
- Exporter - Cette option enregistre les données de la table actuelle dans un fichier séparé par des points-virgules qui peut être ouvert dans un tableur. La fonction d'export s'effectue dès le choix de la commande. En fonction des paramètres de votre navigateur, le fichier sera soit stocké dans votre dossier Téléchargements, soit une fenêtre vous demandera où enregistrer le fichier. Reportez-vous à la note Exporter un fichier pour un formatage approprié sur cette page d'aide pour plus d'informations sur la fonction d'exportation.
- Import - Cette option vous permet d'importer des données à partir d'un fichier de feuille de calcul séparé par des caractères (virgule ou point-virgule). En choisissant l'option, ouvrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez spécifier le fichier à importer.
- Messages - Cette option affiche la fenêtre Journal des messages qui contient un journal en cours des messages du programme qui apparaissent au-dessus du tableau. Ce journal sera actif pour la session de connexion et sera effacé lorsque vous vous déconnecterez du programme, ou si le système expire. La fenêtre contextuelle contient trois boutons de commande :
- Imprimer - Ce bouton ouvre la fenêtre Imprimer afin que vous puissiez imprimer une copie du tableau actuel. Un aperçu du tableau apparaîtra dans une fenêtre d'aperçu avant l'impression afin que vous puissiez ajuster les paramètres d'impression selon vos besoins.
- Copier - Ce bouton copie le contenu complet de la fenêtre du Journal des messages dans le presse-papiers virtuel de votre ordinateur. Si vous souhaitez copier uniquement une partie du texte affiché, sélectionnez le texte souhaité, puis appuyez sur <Ctrl>+<C> sur votre clavier.
- Plus - Ce bouton fait défiler la fenêtre afin que vous puissiez afficher les messages qui apparaissent en dehors de la vue actuelle. Vous pouvez également utiliser les barres de défilement à gauche de la fenêtre pour faire défiler la fenêtre.
Aide - La sélection de ce bouton affiche une liste des divers tutoriels et outils d’aide en ligne fournis pour l’écran actuel. L'option Aide en ligne fournit une description détaillée de chaque colonne et élément de l'écran actuel. L'option Pas à pas fournit un didacticiel pour l'écran actuel où vous pouvez suivre la leçon étape par étape. À noter: ces didacticiels étape par étape ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.
Colonnes du tableau
La section suivante de cette page d'aide décrit les différentes colonnes qui peuvent apparaître dans le tableau principal de cet écran. Si vous voyez une description de colonne ci-dessous qui n'apparaît pas sur votre écran, vous pouvez ajouter la colonne à votre vue en utilisant l'option Personnaliser sous le bouton Vues (situé sur le côté gauche de l'écran, juste au-dessus du tableau). Reportez-vous à la page d'aide Personnaliser la vue pour plus d'aide sur cette fonction. |
Audit Audit
Ce bouton vous permet d'afficher une liste des modifications qui ont été apportées à l'élément actuel. Le fait de cliquer sur le bouton ouvre la fenêtre Historique de l'audit où les modifications des éléments sont affichées en texte coloré. À noter: l'historique d'audit est une fonctionnalité en développement et sujet à des mises à jour à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
Accumulateurs
Utiliser cette cellule pour spécifier les accumulateurs qui seront attribués à un employé si on se sert de ce modèle. L’édition de la cellule affichera une liste déroulante où vous pouvez choisir et cocher plusieurs accumulateurs. Il existe aussi une boîte de recherche en haut où on peut taper une lettre (ou lettres) qui affichera rapidement les employés correspondants de la liste. Vous pouvez aussi afficher ou modifier les accumulateurs qui se trouvent dans cette liste déroulante en se servant de la commande menu Feuille de Paie Couran - Accumulateurs qui se trouve à l’onglet Feuille de Paie.
Appliquer
Utilisez cette cellule pour appliquer les paramètres du modèle actuel à tous les employés qui sont associés à ce modèle (c'est-à-dire qui ont déjà le modèle qui leur est attribué dans l'écran Configurer employé).
Cette option est utile lorsque vous devez affecter un nouveau poste de paie à des employés déjà associés au modèle. S'il y a des ajouts au modèle, les nouveaux éléments seront appliqués aux employés. Reportez-vous à la note Réappliquer un modèle d'employé pour plus de détails.
CAT (WCB) WCB
Utilisez cette cellule pour spécifier le code de taux d'indemnisation des accidents du travail qui sera attribué à l'employé si le modèle actuel est utilisé. La modification de la cellule affiche un menu déroulant dans lequel vous pouvez choisir différents taux de la WCB qui peuvent être attribués. Les taux de la WCB affichés dans cette liste déroulante peuvent être consultés ou modifiés via l'écran Paie courant - WCB de l'onglet Paie.
Code Statistique Statistic Code
Utiliser cette cellule pour spécifier la code statistique qui sera attribuée à l’employé par ce modèle. Vous pouvez entrer Horaire, Salaire ou Autre. Il s’agit d’une déclaration statistique pour Statistique Canada.
Compte d'Affaires
Utiliser cette cellule pour spécifier le compte d’affaires qui sera attribué à l’employé par ce modèle. On se servira du compte d’affaires pour le calcul de la feuille de paie de l’employé et il est également nécessaire pour la production de rapports et le traitement des formulaires T4. Consulter la page d’aide Comptes d’Affaires pour en savoir plus à propos de cette fonction.
Déductions/Avantages
Utiliser cette cellule pour spécifier les déductions/avantages qui seront attribuées à l’employé par ce modèle. L’édition de la cellule affichera une liste déroulante où vous pouvez choisir plusieurs déductions/avantages qu’on pourrait attribuer en cochant leur case à cocher. Il existe aussi une boîte de recherche en haut où on peut taper une lettre (ou lettres) qui affichera rapidement les employés correspondants de la liste. Les retenues/avantages affichés dans cette liste déroulante peuvent être consultés ou modifiés via les commandes de menu Paie courant - Déductions ou Avantages de l'onglet Paie.
Distribution Distribution
Utiliser cette cellule pour spécifier la distribution qui sera attribuée à l’employé par ce modèle. L’édition de la cellule affichera une liste déroulante où vous pouvez choisir parmi plusieurs catégories de distribution qu’on pourrait attribuer en cochant leur case à cocher. Vous pourrez afficher ou modifier les distributions qui se trouvent dans cette liste déroulante en se servant de la commande menu Paie courant - Distributions qui se trouve à l’onglet Paie. Consulter la page d’aide Distributions pour en savoir plus à propos de cette fonction.
Revenu
Utiliser cette cellule pour spécifier les gains qui seront attribués à l’employé par ce modèle. L’édition de la cellule affichera une liste déroulante où vous pouvez choisir parmi plusieurs catégories de distribution qu’on pourrait attribuer en cochant leur case à cocher. Il existe aussi une boîte de recherche en haut où l’on peut taper une lettre (ou lettres) qui affichera rapidement les employés correspondants de la liste. Vous pourrez afficher ou modifier les gains qui se trouvent dans cette liste déroulante en se servant de la commande menue Paie courant - Revenu qui se trouve à l’onglet Paie.
Nom Name
Utiliser cette cellule pour entrer le nom du modèle. Ce nom sera affiché dans la liste déroulante qui se trouve à côté du bouton Nouveau à l’écran Configurer Employé quand vous ajoutez de nouveaux employés à la feuille de paie.
Province de Résidence
Cette cellule sert à définir la province de résidence qui sera attribuée à l’employé par ce modèle. Les treize provinces et territoires canadiens sont disponibles.
Voir également:
- Ajouter des employés à l'aide d'un modèle d'employé (Anglais)
- Ajouter des employés manuellement (Anglais)