Aperçu du processus de fin d'année
Vous trouverez ci-dessous les procédures étape par étape nécessaires pour terminer une fin d'année de paie typique. Le processus commence par votre dernière paie de l'année, suivie de plusieurs mises à jour de taux qui doivent être examinées ou mises à jour avant de calculer votre première paie de la nouvelle année. Une fois que vous avez fermé la dernière paie de l'année précédente, vous pouvez créer vos T4, T4A et RL-1 selon vos besoins.
1) Terminez votre dernière paie de l'année
- Clôturez votre dernière période de l'année comme vous le feriez pour toute autre période. Rappelons que l'ARC considère la date de paie comme le facteur déterminant pour la « dernière » période de l'année - et non la Date de fin de la période de paie (c'est-à-dire que si la Date de paie tombe dans la nouvelle année, cette séquence de paie sera considérée comme la première paie de la nouvelle année).
- Une fois la période fermée, vous souhaiterez peut-être produire une série de rapports de fin d'année pour servir de registre pour l'année et pour satisfaire à vos exigences en matière de rapports. Ces rapports peuvent inclure: l'indemnisation des accidentés du travail, le profil de l'employé, le registre des chèques, divers rapports et, bien sûr, les feuillets T4, T4A et/ou RL-1 de vos employés (consultez la section Créer les feuillets T4, T4A et RL-1 ci-dessous pour obtenir des instructions sur la création de ces rapports de fin d'année).
2) Avant de calculer la première paie de la nouvelle année
Les éléments suivants doivent être examinés et mis à jour au besoin avant de calculer votre première paie de la nouvelle année. À noter: Les modifications suivantes ne doivent être apportées qu'après avoir terminé et fermé votre dernière paie de l'année précédente):
- Si votre paie est bimensuelle, comptez le nombre de paies (par date de paie) que vous aurez pour la nouvelle année, puis mettez à jour votre fréquence de paie si nécessaire dans l'écran Paie actuelle - Contrôle.
- If your Reduced EI Rate is changing for the new year, update the rate in the Current Payroll - Business Accounts screen.
- Si votre taux d'AE réduit change pour la nouvelle année, mettez à jour le taux dans l'écran Paie courant - Comptes d'Affaires.
- Mettez à jour vos taux de la WCB/WSIB et le maximum des gains assurables dans l'écran Paie courant - WCB.
- Si vous apportez des modifications manuelles au taux TD1 fédéral ou provincial d'un employé, vous pouvez le faire dans l'écran Employé - Configurer Employé. À noter: Tous les montants TD1 « de base » et les modifications fiscales sont automatiquement mis à jour lors du premier calcul de la nouvelle année de paie. Les montants non de base seront également indexés en fonction du taux d'indexation de la province associée (pour garantir que votre taux personnalisé augmentera en pourcentage similaire au taux TD1 par défaut révisé). Dans ce cas, vous devez leur faire remplir de nouveaux formulaires TD1 2025.
- Mettez à jour les taux de rémunération et les déductions et avantages des employés qui pourraient changer à compter de la nouvelle année. Les taux de rémunération et les montants des salaires peuvent être mis à jour dans l'écran Employé - Éléments de revenu. Les déductions et avantages personnalisés des employés peuvent être mis à jour dans l'écran Employé - Éléments de Déduction & Avantage.
- N'oubliez pas de régler la case « Effacer Solde Cumulatif » sur « Oui » dans l'écran Traitement de la paie - Calculs lors du calcul de la première séquence de paie de la nouvelle année.
3) Créer les T4, T4A et RL1
Les modifications suivantes doivent être apportées avant de créer des rapports de fin d'année:
- Assurez-vous que tous les employés (Actifs, Licenciés, En congé, etc.) ont le bon NAS, la bonne date de naissance et l'adresse saisies dans la paie.
- Confirmez que votre Code dentaire pour la case 45 du T4 est correctement défini dans l'écran Paie courant - Comptes d'Affaires.
Une fois les éléments ci-dessus confirmés, vous pouvez procéder à la création de vos différents documents de fin d'année. À noter: Les rapports de fin d'année doivent être créés et soumis avant le dernier jour de février de la nouvelle année.
À propos des informations de fin d'année: les informations des T4, T4A et RL-1 de chaque employé sont extraites de la base de données de la paie et utilisées pour produire les formulaires. Au cours du processus, eNETEmployer attribuera les déductions et les avantages de chaque employé aux cases correspondantes.
- Créez vos T4, T4A et RL1 à l'aide de l'un des tutoriels suivants:
Une fois vos rapports créés, vous pouvez les examiner pour déceler toute discordance qui aurait pu se produire au cours de l'année de paie. Pour ce faire, ouvrez l'écran Fin d'Année - Imprimer Formulaires Fin d'Année et générez un rapport Révision T4, Révision T4A ou Révision RL-1.
4) Créez et soumettez votre fichier XML à l'ARC
Les employeurs doivent envoyer une copie électronique des T4 et/ou T4A, ainsi que leurs sommaires correspondants, à l'Agence du revenu du Canada (ARC). Si une entreprise a des employés du Québec, l'employeur doit envoyer une copie électronique des RL-1 et le sommaire correspondant à Revenu Québec.
Résumé des rapports de fin d'année
Pour un résumé simple étape par étape du processus de rapport de fin d'année, utilisez les étapes suivantes qui sont présentées dans l'ordre suggéré pour un flux de travail optimal:
- Créer le fichier des paramètres de fin d'année (Anglais)
- Générer les T4 (Anglais)
- Modifier les T4 (facultatif) (Anglais)
- Corriger les disparités RPC/AE (facultatif) (Anglais)
- Créer le fichier de données XML T4/T4A (Anglais)
- Soumettre le fichier XML à l'ARC (Anglais)
Voir également:
- Aperçu de fin d'année
- T4 des employés
- T4A des employés
- Rapports T4/T4A
- Classement des supports magnétiques